Was ist eine Checkliste für die Selbstinspektion in der Apotheke?
Eine Checkliste für die Revision der Apotheke ist ein Hilfsmittel, das von Apothekern verwendet wird, um regelmäßig ein internes Audit durchzuführen. Apotheken sind dazu verpflichtet, bei allen ihren Dienstleistungen gewisse Standards zu erfüllen, um den Schutz der Kunden zu gewährleisten.
Der Einsatz von Checklisten bei der Selbstinspektion, hilft Apothekern Qualitätsanforderungen zu überprüfen und bei Bedarf zu optimieren. Regelmäßige Revisionen verhindern kostspielige Kostenrückerstattungen, sparen tausende von Arbeitsstunden und tragen zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsstandards bei. Darüber hinaus tragen sie dazu bei, einer externen Auditierung durch den Pharmazierat oder Amtsapotheker entspannter entgegen zu sehen.
Dieser Artikel umfasst folgende Themen:
1. Was wichtig für Checkliste bei einer Revision in der Apotheke ist
2. 7 Tipps zur Vorbereitung eines externen Apotheken-Audits
3. Mobile Checklisten-App für die Selbstinspektion der Apotheke
Worauf bei einer Checkliste für die Eigenrevision in der Apotheke zu achten ist
Es ist nicht notwendig, dass Apothekenleiter die Selbstinspektion mit Checkliste persönlich durchführen. Es können auch geeignete Mitarbeiter aus dem spezifischen Bereich, zum Beispiel pharmazeutisch-kaufmännische Assistenten (PKA) für die Warenwirtschaft und pharmazeutisch-technische Assistenten (PTA) für die Prüfung und Herstellung, beauftragt werden. Auf der Basis der erstellten Berichte zum Ist-Zustand werden daraufhin die festgestellten Mängel in Abhängigkeit von deren Auswirkung auf die Qualität der Dienstleistung beurteilt und notwendigen Korrekturmaßnahmen eingeleitet.
Allerdings sollte der Apothekenleiter zusammen mit seinen Mitarbeitern vor der Revision der Apotheke Schwerpunkte festlegen und eine jeweilige Checkliste erstellen, die während der Selbstinspektion abzuarbeiten ist. Am Anfang sollten die Inspektion in kürzeren Abständen durchgeführt werden, die später verlängert werden können. In kritischen Bereichen, die Mängel aufgewiesen haben, sollte eine Selbstinspektion in der Apotheke häufiger erfolgen, bis diese vollkommen beseitigt sind.
Die Checkliste für die Revision in der Apotheke sollte folgende 5 Aspekte abdecken und die daraus resultierenden Fragen beantworten können:
Räumlichkeiten und Einrichtungen
- Sind räumliche Veränderungen seit der letzten Revision vorgenommen worden?
- Wurden die Änderungen der zuständigen Behörde gemeldet?
- Sind ausreichend Plätze für Einzelberatungen bzw. Handverkaufstische vorhanden?
Wird der erforderliche Anspruch an eine Rezeptur erfüllt?
Personal
- Liegen alle Berufszertifikate vor?
- Sind die Kompetenz- und Arbeitsbereiche des Personals nach den gesetzlichen Vorgaben unterteilt?
- Liegen Dienst- und Vertretungspläne vor?
- Ist nach den Einsatzplänen die ständige Anwesenheit eines Apothekers gesichert?
Ausstattung
- Sind die empfohlenen und vorgeschriebenen wissenschaftlichen Hilfsmittel vorhanden?
- Ist das Equipment zur Rezepturherstellung betriebsbereit?
- Sind Prüfgeräte für alternative Prüfmethoden vorhanden und betriebsbereit?
- Werden kalibrierpflichtige Geräte (Waagen, Wasserbad) regelmäßig kalibriert?
- Sind die eichpflichtigen Messgeräte wie Waagen und Thermometer geeicht?
- Sind Feuerlöscher in ausreichender Zahl vorhanden und TÜV-geprüft?
Herstellung
- Werden Ausgangsstoffe und Primärpackmittel mit anerkennungsfähigen Prüfzertifikaten auf ihre Identität hin geprüft?
- Werden ausschließlich zertifizierte Primärpackmittel bezogen?
- Sind die Prüfzertifikate legitim und wurden von berechtigten Personen oder Einrichtungen ausgestellt?
- Liegen Prüfvorschriften in der Apotheke vor?
- Sind Herstellungsanweisungen für Rezepturen und Defekturen vorhanden?
- Werden die Herstellungen dokumentiert?
Dokumentation
- Wurden die vorgeschriebenen Dokumentationen durchgeführt?
- Sind die Dokumentationen auf dem aktuellen Stand?
- Wurden die Dokumentationen von autorisierten Personen abgezeichnet?
- Ist die Aufbewahrung und Archivierung der Dokumentation geregelt?
- Ist sichergestellt, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden?
Externe Auditoren untersuchen genau, welche Probleme behoben werden müssen, insbesondere in Bezug auf Vorschriften, Preisinformationen sowie den Lizenz- und Zertifizierungsstatus der Mitarbeiter. Deshalb sollte jede Checkliste für die Revision in der Apotheke, die aufgeführten Fragen beantworten. Auftretende Mängel sollten sofort durch Apothekenleitung und -personal beseitigt werden.
7 Tipps zur Vorbereitung und Prävention von externen Audits
Eine sinnvoll strukturierte Checkliste für die Revision in der Apotheke ist die beste Voraussetzung für externe Audits durch Amtsapotheker und Pharmazierat. Diese werden auch durchgeführt, wenn es kein eindeutiger Auslöser vorliegt. Die Auditoren sind dazu verpflichtet, regelmäßig eine Inspektion durchzuführen und darüber zu berichten. werden alles berichten, was sie finden. Nachfolgend sind 7 Tipps zur effektiven Vorbereitung und Prävention eines externen Audits mithilfe einer Selbstinspektion der Apotheke aufgelistet:
- Vorab sollte geklärt werden, welchen Umfang der externe Audit haben wird, um sicherzustellen, dass die notwendigen Informationen vorliegen und bereitgestellt werden.
- Positive Einstellung zu externen Audits unter der Belegschaft der Apotheke schaffen und das Team auf den Audit vorbereiten.
- Eine Agenda und Zeitplan mit Praxisbeispielen: Niemand kennt die Apotheke kennt sie so gut wie deren Besitzern und die Mitarbeiter.
- Die notwendigen Unterlagen für die Dokumentation wie Richtlinien und Verfahren, Rechnungen und Protokolle (Unterschrift, kontrollierte Stoffe usw.) sollten vorliegen.
- Diese Datensätze dürfen niemals geändert werden. Negative befunde sollten überprüft werden, bevor die Auditoren ihren Auditbericht erstellen.
- Die regelmäßige, proaktive Eigenrevision in der Apotheke mit Checklisten unterbindet das Auftreten gängiger Probleme, wie z.B. Rechnungs- und Schreibfehler während des Verschreibungsprozesses.
- Nach dem Audit ist vor dem Audit: Alle Maßnahmen aus dem vorangegangenen Audit sollten bis zum nächsten Mal umgesetzt werden.
Eine Checklisten-App für die Eigenrevision in der Apotheke
Unangekündigte externe Audits von Versicherungen und Behörden können leicht verhindert werden, wenn neue Technologie für die Eigenrevision der Apotheke eingesetzt wird. Lumiformist eine leistungsfähige Inspektionsapp, die Apotheken hilft, Mängel zu erkennen und Prozesse zu verbessern, bevor die Auditoren eintreffen. So werden kostspielige Rückbuchungen und strafrechtliche Ermittlungen vermieden.
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- Bekomme einen Überblick über alles was vor Ort geschieht.
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- Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Prüfer vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.
- Prüfungen werden insgesamt je nach Anwendungsfall circa 30%-50% schneller durchgeführt.
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