Das ist Protekto
Protekto steht Unternehmen als verlässlicher Partner und Dienstleister zur Seite, wenn es um die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter*innen geht. Mit einem umfassenden Angebot, das Betriebsärzte, Arbeitsschutz und Datenschutz umfasst, hilft Protekto Unternehmen dabei, alle Schutzthemen einfach und sicher im Griff zu haben.
„Wir sehen uns als Airbag nach innen und Schutzschild nach außen,“ erklärt Kent Schwirz uns mit einem Schmunzeln im Interview und beschreibt damit treffend die Rolle von Protekto: intern für die Sicherheit von Beschäftigten sorgen und extern den rechtlichen Schutz der Unternehmen gewährleisten. Ob es um die Prävention von Arbeitsunfällen oder den Schutz vor Datenverlust geht – Protekto bietet eine 360°-Betreuung, die den Unternehmen den Rücken freihält.
Kent Schwirz ist Verantwortlicher für die Dienstleistungserbringung und koordiniert das Team, das die Außendienstmitarbeiter betreut. Obwohl er selbst selten direkt bei den Kunden vor Ort ist, stellt er sicher, dass die hohen Standards eingehalten werden und die Kunden zufrieden sind. Sein Fokus liegt darauf, die Abläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Dienstleistungen stets den höchsten Ansprüchen genügen. Im Interview berichtet er uns, wie das Unternehmen auf Lumiform gestoßen ist und wie die Software die alltägliche Arbeit bei Protekto umgekrempelt hat.
Die Herausforderung
Vor der Einführung von Lumiform stand Protekto vor der Herausforderung, die Dokumentation ihrer Dienstleistungen effizient und einheitlich zu gestalten. „Wir haben unsere Berichte und Protokolle in Word erstellt, was oft zu einem Wildwuchs an unterschiedlichen Dokumenten führte,“ berichtet Schwirz. Besonders bei Kunden mit mehreren Standorten war es entscheidend, dass alle Berichte einheitlich und professionell aussahen.
Die Vielfalt an Dokumenten und die individuelle Bearbeitung derer durch die verschiedenen Mitarbeiter*innen führten jedoch zu inkonsistenten Ergebnissen. Zudem stellte das Qualitätsmanagement hohe Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Einheitlichkeit der Berichte. Diese Herausforderungen verlangten nach einer Lösung, die sowohl die Standardisierung der Dokumente als auch die Einhaltung der hohen Qualitätsstandards sicherstellen konnte.
Mit Lumiform sehen die Berichte jetzt überall gleich aus. Diese Konsistenz hat unsere Dokumentation auf ein neues Level gehoben.
Lösung und Implementierung
Um die Herausforderungen der uneinheitlichen Dokumentation zu bewältigen, entschied sich Protekto für die Implementierung von Lumiform. „Die Einführung von Lumiform hat uns geholfen, Standards zu schaffen und die Qualität unserer Berichte zu sichern,“ erklärt Schwirz. Der erste Anwendungsfall war das Datenschutzaudit, bei dem die neuen Formulare zum Einsatz kamen. Das Lumiform Team unterstützte Protekto tatkräftig bei der Einrichtung des Systems und erleichterte so nicht nur die Anpassung und Implementierung der Formulare, sondern war auch ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von Lumiform gegenüber einer anderen ähnlichen Lösung.
Der Übergang von Word-basierten Protokollen zu den digitalen Formularen von Lumiform war ein entscheidender Schritt, um die Einheitlichkeit der Berichte sicherzustellen. Innerhalb von etwa zwei Monaten war das System so weit integriert, dass die ersten Mitarbeiter*innen es produktiv nutzen konnten. Die intuitive Benutzeroberfläche von Lumiform hat dazu beigetragen, dass sich das Team schnell an das neue System gewöhnen konnte.
Vorteile und Ergebnisse
Die Einführung von Lumiform wurde von allen Mitarbeiter*innen positiv aufgenommen, berichtet Schwirz, insbesondere von der Pilotgruppe. Diese Gruppe bemerkte schnell, dass sie ihre Arbeit deutlich schneller erledigen konnte. „Wir sind freitags viel schneller fertig mit der Papierarbeit,“ berichtet Schwirz.
Die intuitive Benutzeroberfläche von Lumiform erleichterte den Übergang und führte dazu, dass die Mitarbeiter*innen die Effizienzsteigerung schätzten. Die Möglichkeit, Berichte direkt vor Ort auszufüllen und zu ergänzen, beschleunigt den Workflow erheblich und erhöht die Akzeptanz des neuen Systems im gesamten Team.
Standardisierung und Konsistenz in der Dokumentation
Die Einführung von Lumiform hatte ein klares Ziel: eine einheitliche und gleichbleibende Qualität der Dokumentationen zu gewährleisten. „Und dieses Ziel haben wir voll und ganz erreicht,“ bestätigt Schwirz. Vorher führten unterschiedliche Bearbeitungsstile zu inkonsistenten Berichten, was besonders bei Kunden mit mehreren Standorten problematisch war. „Mit Lumiform sehen die Berichte jetzt überall gleich aus,“ erklärt Schwirz weiter.
Die Standardisierung der Formulare sorgt dafür, dass alle Berichte nach denselben Vorgaben erstellt werden, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter sie ausfüllt. Dies erhöht nicht nur die Professionalität der Dokumentationen, sondern erleichtert auch die Nachverfolgbarkeit und das Qualitätsmanagement. Die Kunden von Protekto profitieren von dieser Konsistenz, da sie sich auf die gleichbleibende Qualität der Berichte verlassen können.
Wir waren erstaunt, wie schnell die Berichte jetzt fertig sind. Heute brauchen wir nur noch etwa eine Stunde, um alles abzuschließen.
Unerwartete Effizienzsteigerung durch massive Zeitersparnis
„Die Standardisierung war unsere Grundanforderung. Doch der praktische Erfolg, der uns zu begeisterten Lumiform-Fans gemacht hat, liegt in einem ganz anderen Bereich,“ erklärt Schwirz, und bezieht sich damit auf die erhebliche Zeitersparnis, die das Unternehmen durch die Nutzung von Lumiform erzielt hat. „Wir waren erstaunt, wie schnell die Berichte jetzt fertig sind,“ berichtet Schwirz. Früher dauerte das Schreiben eines Datenschutz-Audit-Protokolls zwischen vier bis sechs Stunden. Jetzt ist der Bericht nahezu abgeschlossen, wenn der Mitarbeiter den Kunden verlässt.
Die Möglichkeit, direkt vor Ort Daten einzugeben und Berichte zu erstellen, hat den Prozess drastisch beschleunigt. „Heute brauchen wir nur noch etwa eine Stunde, um alles abzuschließen,“ fügt Schwirz hinzu. Diese Effizienzsteigerung war weit mehr als erwartet und hat den Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen erheblich erleichtert. Die gewonnene Zeit ermöglicht es dem Team, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren und den Service für die Kunden weiter zu verbessern.
Ausblick
Protekto plant, die Nutzung von Lumiform weiter auszubauen und noch mehr Bereiche des Unternehmens zu digitalisieren. „Wir sind noch lange nicht am Ende unserer Reise,“ sagt Schwirz. Der nächste Schritt ist die Implementierung von Lumiform in weiteren Bereichen wie der Arbeitssicherheit, um dort ebenfalls von der Effizienz und Standardisierung zu profitieren. Protekto möchte die Anzahl der genutzten Formulare erhöhen und die Digitalisierung stetig vorantreiben.
Darüber hinaus wird das Unternehmen weiterhin eng mit dem Lumiform-Team zusammenarbeiten, um neue Funktionen und Verbesserungen zu integrieren, die den Arbeitsalltag der Mitarbeiter weiter erleichtern. Langfristig strebt Protekto an, die 360°-Betreuung für seine Kunden noch effizienter zu gestalten und den Service kontinuierlich zu verbessern.
Empfehlung
Protekto hat mit der Einführung von Lumiform positive Erfahrungen gemacht und empfiehlt die Lösung gerne weiter. „Ich kann Lumiform auf jeden Fall empfehlen,“ betont Schwirz. Besonders hervorgehoben wird die erhebliche Zeitersparnis, die durch die Nutzung der Plattform erzielt wurde. Die Möglichkeit, Berichte effizienter zu erstellen und die Dokumentation zu standardisieren, hat den Arbeitsalltag bei Protekto deutlich erleichtert.
Unternehmen, die ähnliche Herausforderungen in der Dokumentation und Prozessoptimierung haben, könnten von den Vorteilen der digitalen Lösung ebenfalls profitieren. Lumiform bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die es ermöglicht, Arbeitsabläufe zu straffen und die Qualität von Dokumentationen zu verbessern, von massiver Zeitersparnis ganz zu schweigen.
Wir danken Herrn Schwirz und dem gesamten Team von Protekto für die offene Zusammenarbeit und das Vertrauen in Lumiform. Es freut uns zu sehen, wie die digitale Transformation die Effizienz und Qualität der Arbeitsprozesse bei Protekto verbessern konnte. Wir sind stolz darauf, Teil dieser Erfolgsgeschichte zu sein und freuen uns darauf, Protekto auch in Zukunft bei ihren digitalen Vorhaben zu unterstützen.