Das ist die Manuel Neuer Kids Foundation
Die Manuel Neuer Kids Foundation (MNKF) ist eine gemeinnützige Organisation, die sich für sozial benachteiligte Kinder und Jugendliche im Ruhrgebiet einsetzt. Ihr Ziel ist es, jungen Menschen Mut zu machen und ihnen Perspektiven für ein besseres Leben aufzuzeigen. Im Zentrum steht das MANUS Kinder- und Jugendhaus, das einen sicheren Ort bietet, an dem Kinder und Jugendliche ihre Fähigkeiten entfalten und sich individuell weiterentwickeln können. Neben Bildungsangeboten und regelmäßigen Mahlzeiten werden erlebnispädagogische Aktivitäten angeboten, die die soziale Integration fördern.
Kevin van Boxem, der pädagogische Leiter des MANUS, ist Sozial- und Erlebnispädagoge. Er leitet ein engagiertes Team, das täglich bis zu 90 Kinder und Jugendliche betreut. Kevin beschreibt die Arbeit der Stiftung als essentiell für die Entwicklung der jungen Menschen, indem sie ihnen hilft, aktiv und kritisch am gesellschaftlichen Leben teilzunehmen. Unter seiner Leitung wird ein besonderes Augenmerk auf die Förderung benachteiligter Jugendlicher gelegt, um ihnen Impulse für eine positive Lebensgestaltung zu geben.
Die Herausforderung
Im Jahr 2022 übernahm die Manuel Neuer Kids Foundation die interne Verwaltung ihrer Einrichtungen, was bedeutete, dass sie von einem externen Anbieter auf ein eigenes Konzept umsteigen mussten. „Der Übergang von papierbasierten Systemen zu einer digitalen Lösung war dringend erforderlich“, erinnert sich Kevin.
Die veraltete Zettelwirtschaft erschwerte das Qualitätsmanagement und die Küchenorganisation erheblich. Kevin beschreibt, wie umständlich es war, alle Daten manuell zu verwalten und zu archivieren. Die Notwendigkeit, Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten, führte zur Suche nach einer digitalen Lösung, die den hohen Standards der Organisation gerecht werden konnte.
Die ständige Verfügbarkeit der App fördert ein proaktives Verhalten und erhöht das Verantwortungsbewusstsein.
Die Lösung
Um die Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich die Manuel Neuer Kids Foundation für die Einführung von Lumiform. „Wir benötigten eine Lösung, die unser Qualitätsmanagement effizienter gestaltet“, berichtet Kevin. Lumiform ermöglicht die Digitalisierung von Prozessen und bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die es Kevin und seinem Team erlaubt, alle relevanten Daten zentral und übersichtlich zu verwalten. Diese Entscheidung markierte einen entscheidenden Schritt hin zu einer modernen und flexiblen Arbeitsweise.
Der Fokus lag hierbei auf drei Hauptbereichen, die Kevin digital abbilden wollte:
- Hygiene, um die Einhaltung von Gesundheitsstandards sicherzustellen;
- Küchenmanagement, zur Optimierung der Abläufe und Qualitätskontrollen; und
- Qualitätssicherung, um hohe Standards durch digitale Dokumentation zu gewährleisten.
Die Implementierung
Die Einführung von Lumiform begann mit einer sorgfältig geplanten parallelen Testphase. „Wir wollten sicherstellen, dass der Übergang reibungslos verläuft“, erklärt Kevin. Einen Monat lang wurden die papierbasierten Systeme parallel zur digitalen Lösung betrieben, um die Praktikabilität und Akzeptanz zu prüfen. Kevin und sein Team arbeiteten eng zusammen, um die Formulare digital anzupassen und Nutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wurde Lumiform dann vollständig implementiert. Die Schulung des Personals verlief zügig, da die App intuitiv gestaltet ist. Kevin hebt hervor: „Die Mitarbeiter*innen konnten schnell mit dem neuen System arbeiten, was uns die Umstellung erheblich erleichterte.“
Früher habe ich auch mal etwas übersehen, aber jetzt bleibt nichts unbemerkt.
Vorteile & Ergebnisse
Die Einführung von Lumiform brachte der Manuel Neuer Kids Foundation erhebliche Verbesserungen. Kevin, der sich selbst als Fan der Digitalisierung sieht, scherzt: „Alle haben gesagt, da kommt Kevin wieder mit seiner Technik!“ Doch Lumiform hat sich als die richtige Wahl erwiesen. Die App ermöglicht eine verbesserte Fernüberwachung und Kontrolle, was Kevin besonders schätzt.
Die Integration von Fotos in die Dokumentation erleichtert die Nachverfolgung und Qualitätssicherung erheblich. Diese digitalen Werkzeuge haben nicht nur seine eigene Effizienz gesteigert, sondern auch das Vertrauen des Teams in die neuen Prozesse gestärkt. Lumiform hat sich als essentiell erwiesen, um die hohen Standards der Foundation zu gewährleisten und kontinuierlich zu verbessern.
Höheres Engagement und Verantwortungsbewusstsein
Mit der Einführung von Lumiform stieg das Engagement der Mitarbeiter*innen außerdem deutlich an. Die intuitive Bedienung der App motivierte das Team, die Hygienestandards gewissenhaft einzuhalten. Kevin beobachtete, dass das Tablet im Küchensektor fest etabliert ist und die Mitarbeiter*innen es regelmäßig nutzen.
„Früher war es ein Kampf, alle mit ins Boot zu holen, aber jetzt ist die Nutzung selbstverständlich“, erklärt Kevin. Die ständige Verfügbarkeit der App fördert ein proaktives Verhalten und erhöht das Verantwortungsbewusstsein. Die Mitarbeiter*innen fühlen sich durch die klare Struktur unterstützt und sind bestrebt, die hohen Standards der Foundation zu erfüllen.
Die App ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Daten, was die Analyse und Auswertung erleichtert.
Verbesserte Datenqualität und Fehlerreduktion
Dank Lumiform hat sich die Datenqualität der zu kontrollierenden Prozesse erheblich verbessert. Die digitale Erfassung minimiert manuelle Fehler und sorgt für präzisere Datensätze. Kevin betont, dass er nun täglich die App nutzt, um aktuelle Informationen zu überprüfen. „Früher habe ich vielleicht mal etwas übersehen, aber jetzt bleibt nichts unbemerkt“, sagt er.
Die App ermöglicht eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Daten, was die Analyse und Auswertung erleichtert. Zudem bietet die Fotodokumentation eine visuelle Unterstützung, die die Nachverfolgbarkeit von Prozessen verbessert. Diese Verbesserungen tragen entscheidend zur Effizienzsteigerung und zur Sicherstellung der hohen Qualitätsstandards bei.
Zukünftige Pläne
Die Manuel Neuer Kids Foundation plant, die Nutzung von Lumiform weiter auszubauen. Ein Schwerpunkt liegt auf der Integration von Arbeitsschutzmanagement, um die Sicherheitsstandards noch weiter zu erhöhen. Kevin van Boxem erklärt: „Wir sehen großes Potenzial, unsere digitalen Werkzeuge auf weitere Betriebsbereiche auszuweiten.“
Die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der digitalen Prozesse soll vor allem die Qualität der Betreuung sichern. Zudem ist angedacht, neue Funktionen von Lumiform zu nutzen, um die Abläufe noch reibungsloser zu gestalten und den Mitarbeiter*innen zusätzliche Unterstützung in ihrem täglichen Arbeitsumfeld zu bieten.
Empfehlungen
Die Umstellung auf digital war genau der richtige Schritt für uns.
Kevin empfiehlt anderen Organisationen, offen für digitale Transformationen zu sein. „Lumiform hat uns gezeigt, wie effizient und benutzerfreundlich digitale Lösungen sein können“, betont er. Die App bietet nicht nur eine intuitive Oberfläche, sondern auch umfassende Unterstützung, die den Übergang erleichtert.
Kevin hebt hervor, dass der Wechsel von papierbasierten Systemen zu digitalen Prozessen erhebliche Kosten-Nutzen-Vorteile mit sich bringt. Er ermutigt andere, die Digitalisierung als Chance zu sehen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern.
Wir bedanken uns herzlich bei Kevin van Boxem für das aufschlussreiche Interview und sind stolz darauf, ein solch großartiges Projekt wie die Manuel Neuer Kids Foundation unterstützen zu dürfen.