Weshalb eine Checkliste für den Abweichungsbericht einsetzen?
Ein Abweichungsbericht (Non-Conformance Report, NCR) wird vor allem im Bauwesen und Projektmanagement verwendt, um Arbeiten zu dokumentieren, die die erforderlichen Qualitätsstandards nicht erfüllt haben. Häufig wird er aber auch in der Produktion und Transporwesen eingesetzt.
Diese Berichte sind Bestandteil des Qualitätskontrollprozesses. Qualitätsmanager*innen zielen darauf ab, Risiken zu mindern, indem Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden. Außerdem hilft der Abweichungsbericht dabei, zu vermeiden, dass sich ähnliche Situationen in der Zukunft wiederholen.
Eine Checkliste für den Abweichungsbericht mit standardisierten Fragen erleichtert Vernatwortlichen die Arbeit und stellt sicher, dass alle relevanten Punkte beachtet werden.
Dieser Artikel informiert über folgende Themen:
1. Die 4 Schlüsselelemente des Abweichungsberichts
2. Anforderungen an den Abweichungsbericht
3. Eine mobile Lösung für den Anwendungsbericht
Die 4 Schlüsselelement des Abweichungsberichts
Die Vorlage für den Abweichungsbericht wird, wie vorher schon erwähnt, verwendet, um jede Nichteinhaltung oder Planabweichung, wie sie aufgetreten ist, und Korrekturmaßnahmen aufzuzeichnen, sowie um zu verhindern, dass sich ähnliche Vorfälle wiederholen. Außerdem wird sie eingesetzt, um Lösungen mit einem Kunden festzulegen und alle vorgenommenen Korrekturänderungen zu dokumentieren.
Eine effizeint gestaltete Checkliste für den Abweichungsbericht enthält im Wesentlichen die folgenden 4 Schlüsselelemente:
- Detaillierte Beobachtungen zu den Nichtkonformitäten
- Auszuführende Korrekturmaßnahmen
- Den Korrekturprozess
- Die Schließung des Falles
Diese Anforderungen muss ein Abweichungsbericht erfüllen
Ein Abweichungsbericht nach einheitlichen Muster ist zwingend für die Dokumentation von Abweichungen notwendig, da diese das Vorhaben negativ beeinflussen können. In einem Abweichungsbericht werden quantifizierbare Abweichungen oder Divergenzen oder quantifizierbare Unterschiede von einem Basisplan oder einem erwarteten Wert festgehalten. Diese werden anschließen in einer Abweichungsanalyse untersucht.
Damit dies möglich ist, muss der Abweichungsbericht somit eine vollständige, genaue und klare Aufzeichnung des Divergenzen liefern. Um dies sicherzustellen, sollte eine Checkliste für den Auditbericht schließlich folgenden Inhalt und Umfang umfassen:
- Angabe der Ziele, des Umfangs und der relevanten Vorgaben
- Auftraggeber, -teilnehmer, -termine und -orte
- Festgestellte Abweichungen mit den zugehörigen Nachweisen
- Zusammenfassende Auflistung der durchzuführenden Korrekturmaßnahmen
- Abschließende Bewertung der Abweichungen
Mobile App für den Abweichungsbericht einsetzen
Treten Abweichungen auf, werden im Regelfall viele Papierformulare zwischen Managern und Projektteammitgliedern hin- und hergereicht, um diese zu melden. Allerdings lassen sich Beobachtungen ohne die Möglichkeit der Aufnahme von Fotobelegen nur schwer dokumentieren
Dieser Prozess ist zeitaufwendig und kostenintensiv. Außerdem bleiben zahlreiche Risiken im Laufe der Zeit ungelöst und unbeaufsichtigt. Der Einsatz einer digitalen Inspektionsanwendung wie Lumiform wirkt solchen Problemen entgegen.
Jede Art von Qualitäts- und Sicherheitsinspektion wird mit ihr einfach per Tablet oder Smartphone durchgeführt – online oder offline. Mit der Desktop-Software werden Prüflisten erstellt und später die vor Ort gesammelten Daten ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Arbeitsunfälle, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.
Die Vorteile von Lumiform für den Anwendungsbericht im Überblick:
- Mit über 12.000 vorgefertigte Vorlagen lässt sich sofort digital durchstarten.
- Jederzeit Echtzeit-Daten über interne Prozesse generieren. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und anhand von Daten können Prozesse stetig optimiert werden.
- Einen Überblick erhalten, über alles was vor Ort geschieht.
- Anwendungsberichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
- Die Effizienz interner Prozesse werden gesteigert: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen werden auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor gelöst.
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