Was ist ein Projektaudit?
Mithilfe eines Projektaudits kann der Status eines Projektes anhand vordefinierter Erfolgskriterien bewertet werden. Dadurch werden Probleme und Möglichkeiten für bestehende und zukünftige Projekte aufgedeckt. Ein Projektaudit wird in der Regel bei komplexen Projekten in den Bereichen Design, IT- und Softwareentwicklung, Bauwesen und Ingenieurwesen sowie in der organisatorischen Umstrukturierung eingesetzt. Es wird von Projektmanagern oder externen Prüfern durchgeführt , die oft ausführliche Interviews mit Projektteammitgliedern und Interessenvertretern dafür führen.
Diese Themen werden in diesem Artikel behandelt:
1. Die Phasen eines Projektaudits
2. Die 3 wichtigsten Punkte für ein Projektaudit
3. Ein Tool, welches bei der effizienten Durchführung von Projektaudits hilft
Die Phasen eines Projektaudits
Um die Analyse des Fortschritts eines Projektes beginnen zu können benötigt man die Hilfe eines Produktaudits. Ziel eines Projektaudits ist festzustellen, inwieweit das Projekt im Plan ist und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Ein gute gute Checkliste für Produktaudits beschäftigt sich mit den Bereichen, die für die Einhaltung, die Wirksamkeit und den Erfolg des Projekts entscheidend sind. Er hilft Projektmanagement-Teams dabei, notwendigen Anpassungen vorzunehmen oder Prozesse neu zu beurteilen und zu kalibrieren. Mit jedem dieser Phase, kommt man dem Projektziel einen Schritt näher:
1. Ermittlung der aktuellen Projektplanung
- Termine-, Kosten- und Leistungsplanung
2. Ermittlung des Ist-Zustands
- Bisher verbrauchte Ressourcen
- Ermittlung noch benötigter Ressourcen
3. Durchführung einer Abweichungsanalyse
- Was sind die Gründe für die bisherigen Planungsabweichungen. Welche Termine, Kosten und Leistungen sind damit verbunden.
- Bewertung von Annahmen, Eintrittswahrscheinlichkeit und Erfolgsaussichten
4. Bewertung von Chancen & Risiken
- Eine Risiken und Chancenanalyse ist wichtig, um den Projektablauf realistisch einschätzen zu können.
Die 3 wichtigsten Punkte für ein Projektaudit
Im folgenden werden die wichtigsten Fragen für eine Auditierung von Projekten aufgelistet. Diese können selbstverständlich je nach Betrieb und Projekt variieren. Dennoch ist die Grundstruktur immer ähnlich. Wichtig ist eine genaue Dokumentation und Beantwortung der gestellten Fragen.
1. Allgemeines
- Finden nach jedem Projektabschluss Evaluationen statt?
- Finden innerhalb der Projekte Evaluationen statt?
- Finden beim Übergang zwischen den Projektphasen Evaluationen statt?
- Wer ist bei den Projekt-Evaluationsrunden anwesend?
2. Teilnahme
- Wer ist an den Projekt-Evaluationsrunden anwesend?
- Projektleiter*in
- Projektmitarbeiter*innen
- Auftragsgeber*innen
- Beobachter*innen
- Wie ist die Atmosphäre bei der Projekt-Evaluation?
- Wird Wert auf eine offene und faire Kommunikation gelegt?
- Werden Leistungen/Stärken genauso thematisiert wie Fehler und Schwächen?
3. Lessons Learned
- Werden die Ergebnisse der Evaluationsrunden und der Analysen schriftlich festgehalten und für zukünftige Projekte verwendet?
- Erfolgt ein regelmäßiger Austausch im Team?
- Wird sichergestellt, dass Fehler sich möglichst nicht in zukünftigen Projekten wiederholen?
Wie hilft digitale Technologie bei einem Projektaudit?
Lumiform ist eine leistungsstarke und mobile Anwendung, die Projektaudits rationalisieren, indem es die Informationserfassung schnell, einfach und online für alle Projektmitglieder zugänglich macht. So kannst du beispielsweise die Fortschritte deines Projektes verfolgen oder die Zusammenarbeit verbessern.
Die mobile App und Desktop-Software von Lumiform, bietet dir weitere Vorteile. So können alle Verantwortlichen jederzeit und ortsunabhängig auf die Checklisten zugreifen. Wenn Probleme auftreten und Korrekturmaßnahmen umgesetzt werden müssen, kann darüber sofort aus der App informiert werden.
Darüber hinaus hilft eine saubere, transparente Dokumentation das Wiederauftreten von Problemen zu verhindern. Die mobile und die Webanwendung von Lumiform kann für Folgendes verwendet werden:
- Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.
- Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen.
- Umfangreiche Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
- Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Prüfer vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.
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