Wieso Checklisten für das Gebäudemanagement nutzen?

Deine maßgeschneiderten Checklisten für das Gebäudemanagement sind dein persönlicher Leitfaden für die Dinge, die du rund um die Gebäudewartung und die Instandhaltung erledigen und im Auge behalten musst. Die Verwendung von Checklisten und Arbeitsvorlagen erleichtert dir die tägliche Arbeit als Gebäudemanager*in erheblich. Gleichzeitig kannst du mit einer Checklistenvorlage ständig den Überblick über die verschiedenen Aufgaben behalten, die dein Job erfordert.

Eine Facility Management Checkliste kann in den folgenden Bereichen eingesetzt werden:

• für die Anlagenwartung und Sicherheit
• für die Bewertung des Brandschutzes
• für die Immobilienbegehung
• für die Heizung, Lüftung und Klimaanlage
• für die Prüfung des Gebäudezustands
• für die umfangreiche Gebäudeinstandhaltung

Checklisten für das Gebäudemanagement helfen dir, regelmäßige Inspektionen in branchenbezogenen Arbeitsbereichen durchzuführen und vorgegebene Standards einzuhalten. Außerdem kannst du Arbeitsabläufe, Verwaltungsvorgänge und die Planung effizienter gestalten.

Wie werden Checklisten für das Gebäudemanagement erstellt?

Checklisten helfen dir beim Gebäudemanagement den Überblick zu behalten, egal ob du ein Gebäude umfassend prüfen musst oder eine Brandschutzkontrolle durchführst. Dabei ist es jedoch wichtig, die verschiedenen Prozesse und Phasen einer Kontrolle oder Arbeitsauftrags zu berücksichtigen und diese strukturiert zu planen.

1. Lege den Zweck der Checkliste fest

Die vielfältigen Aufgaben im Gebäudemanagement unter einen Hut zu bekommen, ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe. Bevor du anfängst, eine Checkliste zu erstellen, überlege dir genau, welches Ziel diese Liste haben soll. In welchen Bereichen kann sie dir ein Leitenfaden sein? Lege ein Audit, eine Prüfung oder Aufgabe fest, die du durchführen musst und trage alle Unterlagen, die du dafür benötigst, zusammen. Das können zum Beispiel Informationen und Daten von vergangen Gebäudewartungen und Inspektionen sein. Unterscheide dabei unbedingt die unterschiedlichen Prüfungen und Standorte und prüfe, dass du Orte und Tätigkeiten nicht durcheinanderbringst.

2. Erstelle einen Plan für deine Prüfung

Nachdem du alle Unterlagen und Informationen für die Prüfung gesammelt hast, ist es wichtig, einen Plan für die Gebäudewartung zu entwickeln. Jedes Gebäude ist individuell und hat seine eigene Infrastruktur mit unterschiedlichen Schwachstellen im Gebäude. Welche Bereiche müssen eventuell noch einmal überprüft werden? Welche Routinen können eingehalten werden, um regelmäßige Arbeitsprozesse zu standardisieren? Beschreibe das Gebäude und dessen Standort genau.

Mithilfe aller Informationen kannst du dir einen übersichtlichen und detaillierten Plan für deine Gebäudemanagement-Checkliste machen. Ein guter Überblick über die verschiedenen Einrichtungen und unterschiedlichen Inspektionen ist dabei unerlässlich.

3. Bestimme angemessenen Maßnahmen

Nachdem nun der Ist-Zustand anhand eines Plans erstellt wurde und alle wichtigen Unterlagen und Informationen bereit liegen, können angemessene Maßnahmen für weitere Prüfungen angelegt werden. Liste nun alle Aufgaben auf, die dabei unbedingt erledigt werden müssen. Am besten gehst du den Standort nochmals durch und hältst Prüfpunkte fest. Anhand dieser Prüfpunkte solltest du noch alle Schritte festhalten, die zur Überprüfung und Wartung dieser Punkte notwendig sind. So stellst du sicher, dass die Ergebnisse nach einem bestimmten Schema erledigt wurden.

4. Priorisiere deine Aufgaben

In diesem Schritt ist es wichtig, Prioritäten den Aufgaben zuzuweisen. Welche Aufgaben müssen in welchem Zeitraum erledigt werden? Bauen eventuell einige Prüfungen aufeinander auf und ist dessen erfolgreiche Durchführung essenziell für das Fortfahren mit der Gebäudemanagement-Checkliste? Lege eine klare zeitliche Abfolge der Aufgaben fest.

5. Teste deine Gebäudemanagement-Checkliste

Du solltest jede Checkliste für das Gebäudemanagement vor ihrem Einsatz testen, indem du sie einmal zur Probe durchläufst. Nach dem Durchführen deiner Vorlage wirst du einige Lücken und ggf. Fehler feststellen. Passe sie an und gehe die einzelnen Punkte erneut durch, bist du die gewünschte Checkliste erstellt hast.

FAQs: 3 häufige Fragen zu Checklisten im Gebäudemanagement

1. Was macht man mit Checklisten im Gebäudemanagement?

Der*Die Gebäudemanager*in übernimmtdie Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäudekomplexen, Einkaufszentren, Wohnobjekten usw. Die Aufgabenbereiche und Wartungsaufgaben sind in der Regel sehr komplex und umfangreich. Checklisten helfen bei der Strukturierung und Erledigung von Aufgaben.

2. Wie hilft mir eine digitale Facility-Management-Checkliste bei meinen Aufgaben?

Eine digitale Checkliste kann im Gebäudemanagement dein Leitfaden für deine regelmäßig anfallenden Aufgaben sein. Sie führt dich strukturiert und zuverlässig durch alle anstehenden Punkte. So erledigst du Aufgaben immer vollständig und hältst die vorgegebenen Standards ein. Wenn du Aufträge komplett erledigst hast, kannst du dir durch eine digitale Anwendung alle Ergebnisse auf einem Blick anschauen und Schwachstellen frühzeitig identifizieren.

3. Welche Vorteile hat eine digitale Gebäudemangement-Checkliste?

Mit digitalen Checklisten für das Gebäudemanagement sparst du wertvolle Zeit. Digitale Anwendungen wie die mobile App und Desktop-Software von Lumiform generieren nach dem Abschluss eines Audits, einer Inspektion oder eines Arbeitsauftrags automatisch einen professionellen Bericht, wenn du das möchtest. Indem du den Bericht aus der App sofort an alle verantwortlichen Personen sendest, sparst du zusätzlich Zeit.

Digitale Facility-Management-Formulare haben zudem den Vorteil, dass du sie jederzeit und ortsunabhängig abrufen kannst. Wenn du deine Vorlage ausgefüllt hast, werden deine Angaben automatisch gespeichert. Auf diese Weise gewährst du eine zuverlässige Dokumentation aller Tätigkeiten.

Du möchtest etwas an deiner Checkliste ändern? Kein Problem! Öffne deine Vorlage im flexiblen Formularbaukasten und nehme deine Aktualisierungen vor. Nachdem du alles gespeichert hast, sehen alle Zugriffberechtigten die neuste Version deiner Gebäudemanagement-Checkliste.