Software für Lieferantenaudits

Lumiform wurde 2019 gegründet und wird heute von Tausenden Kunden genutzt, darunter Unternehmen aus Lebensmittelproduktion, Logistik, Handel, Gastronomie und Bau. Viele Teams setzen die Plattform für Inspektionen, Audits und Compliance-Prüfungen über mehrere Standorte hinweg ein. Auch größere Unternehmen arbeiten mit Lumiform in hohem Umfang und führen teils Hunderte Audits pro Monat durch. Wenn für deine Auswahl Referenzen aus einer bestimmten Branche oder Region wichtig sind, stellt das Vertriebsteam auf Wunsch den Kontakt zu passenden Bestandskunden her.

Ja. In Lumiform kannst du Fragen unterschiedlich gewichten und so festlegen, welche Punkte stärker in die Bewertung einfließen. Die Plattform berechnet den Gesamtscore automatisch direkt während des Audits, sodass keine manuelle Nachrechnung nötig ist. Ein Lieferant kann am Ende zum Beispiel 80 von 100 Punkten erreichen, ohne dass dein Team Werte in Tabellen übertragen muss. Die Gewichtung legst du im Formular-Builder fest. Das Ergebnis erscheint anschließend direkt im abgeschlossenen Bericht und bleibt mit den zugehörigen Antworten dokumentiert.

Das Berichtsformat in Lumiform lässt sich anpassen. Du legst fest, welche Inhalte im Ausgabedokument erscheinen sollen, zum Beispiel Scores, Befunde, Fotos oder Details auf Frageebene. Nach dem Einreichen eines Audits wird der Bericht automatisch als PDF erstellt und kann per E-Mail an interne oder externe Empfänger versendet werden. Wenn deine Auditberichte zusätzlich eine schriftliche Zusammenfassung der Befunde enthalten sollen, kannst du diese im Formular erfassen und in den Bericht übernehmen. Für weitergehende Layout-Anpassungen besprichst du den aktuellen Funktionsumfang direkt mit dem Vertriebsteam.

Ja. Lumiform bietet eine zentrale Übersicht über alle offenen Maßnahmen aus eingereichten Berichten. Du musst keine einzelnen Audits öffnen, um den aktuellen Stand zu prüfen. Verantwortliche, Fristen und Status laufen an einer Stelle zusammen, sodass dein Team offene Punkte gezielt nachverfolgen kann. Überfällige Maßnahmen werden sichtbar markiert, wodurch Rückstände schneller auffallen. Das spart Zeit in der Steuerung und verhindert, dass Folgemaßnahmen in einzelnen Berichten, E-Mail-Postfächern oder separaten Listen untergehen.

Lieferanten brauchen keinen vollständigen Plattformzugang. Mit dem externen Benutzerzugang sehen sie nur die Formulare oder Maßnahmen, die ihnen ausdrücklich zugewiesen wurden. Interne Teams aus QM oder Einkauf behalten dagegen den vollständigen Überblick über Aktivitäten, Status und Berichte. So bleibt die Bearbeitung für Lieferanten einfach, und Daten anderer Lieferanten sind nicht sichtbar. Welches Zugriffsmodell für externe Nutzer in deinem Fall passt, etwa mit Login oder über einen E-Mail-basierten Zugriff, klärst du am besten im Gespräch mit dem Vertriebsteam.

Ja. Lumiform arbeitet mit rollenbasierten Berechtigungen, sodass ein Nutzer je nach Bereich unterschiedliche Zugriffsrechte haben kann. Eine Person kann also in einer Organisation nur lesend auf abgeschlossene Berichte zugreifen und in einer anderen Organisation weiterhin Inhalte bearbeiten. Das ist vor allem für Strukturen mit mehreren Einheiten relevant, in denen Bereiche getrennt geführt werden, einzelne Personen aber punktuell Einblick in andere Bereiche brauchen. Wie du solche Rechte in einem komplexeren Setup aufbaust, besprichst du am besten beim Onboarding direkt mit dem Lumiform-Team.

Ja. Sobald du in Lumiform eine Maßnahme zuweist, erhält der Empfänger automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Lieferant muss dafür nicht bereits in der Plattform angemeldet sein. Er sieht die Details der Maßnahme, die gesetzte Frist und kann einen Nachweis wie ein Foto oder Dokument hochladen. Damit entfällt ein großer Teil des manuellen Nachfassens über separate E-Mail-Verläufe. Zusätzlich lassen sich Erinnerungen vor Fristablauf verschicken, damit offene Punkte nicht liegen bleiben und Maßnahmen schneller abgeschlossen werden.

Ja, du kannst weitere Nutzer auch während der laufenden Vertragszeit hinzufügen und deinen Plan entsprechend erweitern, ohne den Vertrag neu aufzusetzen. Das ist besonders hilfreich, wenn du zunächst mit einem kleineren Auditteam startest und später zusätzliche Personen aus QM, Einkauf oder Betrieb einbindest. So wächst der Einsatz mit deinem Bedarf, statt durch starre Strukturen ausgebremst zu werden. Bezahlte Pläne beginnen ab 115 $ pro Monat mit fünf enthaltenen Nutzern, für größere Teams gibt es Enterprise-Pricing. Die genauen Konditionen nennt dir das Vertriebsteam in einem Angebot.

Ja. Lumiform unterstützt Webhooks und Integrationen, mit denen abgeschlossene Auditdaten automatisch in externe Systeme übertragen werden. Darüber lassen sich Workflows auslösen, sobald eine Inspektion eingereicht wurde. Wenn ein Lieferant im Formular zum Beispiel angibt, dass ein Labortest fehlt, kann dieses Ereignis automatisch eine Meldung an dein QM-Team auslösen. Auch Tools wie Zapier, Make oder eine Anbindung an Google Sheets stehen dafür zur Verfügung. So fließen Daten direkt weiter, ohne dass dein Team Berichte erst manuell exportieren und in andere Systeme übertragen muss.

Ja. Abgeschlossene Formulardaten lassen sich mit Google Sheets synchronisieren. Über eine Webhook-basierte Anbindung, zum Beispiel mit Make oder Zapier, wird bei jeder eingereichten Inspektion automatisch eine neue Zeile in einer verknüpften Tabelle ergänzt. Das ist nützlich, wenn dein QM-Team aktuelle Daten für weitere Schritte braucht, etwa um bei fehlenden Laborergebnissen direkt nachzufassen. Die Übertragung läuft automatisch beim Einreichen des Formulars. Manuelle Exporte oder das nachträgliche Kopieren einzelner Werte in Tabellen entfallen damit im Tagesgeschäft.