Was ist eine Warenwirtschaftssoftware?
Eine Software für die Warenwirtschaft ist die digitale, hochmoderne technische Lösung für Hunderte von Problemen, die in der Frachtlogistik auftreten können. Zu den Lösungen die unser Warenwirtschaftssystem für Herausforderungen in der Frachtlogistik bietet gehören unter anderem:
- die Verringerung von Vertragsfehlern bei Zahlungen für Frachtverlader
- die Nachverfolgung der genauen Kosten, Ausgaben und Gewinne im Zusammenhang mit dem Frachtverkehr
- die Beseitigung von Verlusten in Millionenhöhe, wenn Sendungen durch einen ineffektiven Spediteur entgleisen
- die Optimierung von Lagerbeständen und Transportrouten
- die Identifizierung von Konsolidierungsmöglichkeiten, bei denen die Betreiber Kosten sparen können, indem sie einfach klügere Entscheidungen bei der Auswahl des richtigen Kurierdienstes treffen
Welche Vorteile hat die Nutzung einer Warenwirtschaftssoftware?
1. BESCHLEUNIGUNG VON PROZESSEN
Eine Software zur Frachtprüfung beschleunigt den Prozess der Prüfung von Frachtbriefen, Frachtrechnungen und anderen Dokumenten, die sich auf einen beliebigen Bereich der Frachtaktivitäten beziehen. Das Ziel dieser Prüfung ist es, sicherzustellen, dass die Beziehungen des Unternehmens zu seinen Speditionspartnern in Ordnung sind und dass alle Transaktionen im Zusammenhang mit der Schifffahrt in Übereinstimmung mit den behördlichen Richtlinien und Unternehmensvereinbarungen geprüft, angepasst und abgeschlossen werden.
2. IMMER KORREKTE DATEN
Der Bedarf an einem effizienten und genauen Lieferkettenmanagement steigt mit dem Wachstum des Welthandels und der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung. Tatsächlich schätzt die Welthandelsorganisation, dass das Welthandelsvolumen bis Ende 2022 um 4,7 % wachsen und darüber hinaus sogar über 28 Billionen $ liegen wird.
3. ELIMINIERT FRUSTRIERENDE MANUELLE DATENINEFFIZIENZEN
Die traditionelle Art, Fracht- und Logistikvorgänge zu verwalten, ist zeitaufwändig, papierbasiert, fehleranfällig und zudem häufig frustrierend für Mitarbeiter*innen. Das Ergebnis ist, dass Unternehmen aufgrund von Ineffizienzen in ihren Lieferketten Zeit und Geld verlieren.
Unternehmen, die eine Software für die Warenwirtschaft einsetzen können so Redundanzen reduzieren und ihren ROI um mindestens 3% steigern.
Wie kann ich mit Warenwirtschaftssoftware Geld sparen?
Ein strukturiertes und digitalen Warenwirtschaftssystem ist die Antwort auf alle möglichen kostspieligen Fehler beim Frachtversand, denn sie spart dir Geld dadurch, dass sie:
- Manager*innen bessere Werkzeuge an die Hand gibt, um Sendungen und logistische Abläufe in Echtzeit zu verfolgen, vom Zeitpunkt des Scannens durch Infrarot-Sensor-Terminals bis zum Abgleich mit der ursprünglichen Buchung
- die Eliminierung von Redundanzen und Ungenauigkeiten bei Verladern und Lieferketten ermöglicht
- die Überprüfung von Transaktionen, einschließlich der Kosten für Zusatzleistungen, verspätete Lieferungen, Änderungen der Frachtklassifizierung und Rabatte garantiert
- dabei hilt bessere Verträge mit großen Frachtzahlungsunternehmen zu erhalten, durch dass die genaue Verarbeitung großer Datenmengen nachgewiesen werden kann
- die Bereitstellung überzeugender Daten aus externen oder internen Quellen wie Rechnungen, Frachtbriefen, Bestellungen u.a. für bessere Vergleichsmaßstäbe sorgt
- dabei hilft jedes Detail mit Hilfe von Berichten innerhalb der Software zu dokumentieren, auf die jeder in Echtzeit zugreifen kann, jederzeit und überall, auch offline.
- ein schnelleres Auflösen von Unstimmigkeiten zwischen den in der Software verschlüsselten Informationen ermöglicht
- dabei hilft Manager*innen sofortige Benachrichtigung zukommen zu lassen, wenn Probleme auftreten, damit Maßnahmen ergriffen werden, bevor etwas eskaliert.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine robuste Warenwirtschaftssoftware Unternehmen Geld spart, da sie jederzeit genaue Daten liefert, wenn sie ihren Frachtbetrieb verwalten und wichtige Entscheidungen treffen.
Was ist ein Frachtnachprüfungsaudit?
Die Frachtnachprüfung ist ein Prozess, bei dem Frachtrechnungen geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Frachtrechnungen korrekt sind, und um Unternehmen dabei zu helfen, die Genauigkeit der Ausgaben für den Transport zu verbessern. Es ist möglich, Frachtnachprüfungen intern durchzuführen oder den Prozess auszulagern.
Der Hauptunterschied zwischen einem Fracht-Audit und einem Post-Audit besteht darin, dass im letzteren Fall, sobald die Sendung abgeschlossen und bezahlt ist, jemand anderes die ganze Arbeit für dich erledigt (z.B. indem er Unstimmigkeiten aufdeckt).
Mit anderen Worten: Eine Frachtprüfung ist eine Methode zur Überprüfung der Richtigkeit von Rechnungen, indem sie mit den tatsächlichen Transportkosten verglichen werden. Sie kann dir helfen, Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu erkennen, aber es ist wichtig, daran zu denken, dass sich Frachtprüfungen nicht immer sofort auf dein Ergebnis auswirken. Sie bieten dir die Möglichkeit, Bereiche zu identifizieren, in denen die Kosten zu hoch sind, und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
Im Gegensatz zu einer Frachtnachprüfung hast du bei einer Frachtprüfung jedoch mehr Kontrolle über das, was passiert. Du entscheidest, welche Rechnungen aufgrund ihres Dollarbetrags oder ihrer Art (z.B. Kraftstoff vs. Fahrerlohn) geprüft werden, und gehst dann jeden Posten Zeile für Zeile durch, bis die Summe stimmt, bevor du den Kauf tätigst.
Welche Prozesse sind in der Warenwirtschaft involviert?
Viele Unternehmen setzen bei der Frachtprüfung auf digitale Lösungen und Software, weil sie damit wertvolle Zeit und Ressourcen bei der Abwicklung der Frachtprozesse sparen.
Zu diesen Frachtprüfungsprozessen gehören:
- Schutz der Lieferkette und vor überhöhten Rechnungen
- Genaue Rechnungsprüfung
- Entfernen von Frachtführer-Doppellieferungen
- Überlegene Praktiken bei der Überprüfung von Tarifen
- Einhaltung von Transportverträgen
- Lageroptimierung
- Bessere Rechercheergebnisse bei der Suche nach den besten Tarifen der Branche durch Tools zur Zusammenarbeit
Wenn du an Frachtprüfung denkst, stellst du dir vielleicht einen Raum voller Mitarbeiter*innen mit Klemmbrettern in der Hand und Bleistiften hinter den Ohren vor. Aber so sieht es heute nicht mehr aus. Während die meisten Unternehmen immer noch die traditionellen Methoden zur Prüfung und Verifizierung ihrer Sendungen nutzen, wenden sich immer mehr Unternehmen der Software zu, um ihren Output und die Qualität ihrer Arbeit schneller, aber sicher zu steigern.
Mit anderen Worten: Die Frachtprüfung ist ein wichtiger Teil des Qualitäts- und Sicherheitsmanagements eines jeden Unternehmens, aber sie kann sehr zeitaufwändig sein. Ohne die richtige Frachtprüfungssoftware können sie auch für Mitarbeiter kompliziert sein, die mit dem Prozess nicht vertraut sind oder nicht über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um ihn richtig durchzuführen.
Was sind die verschiedenen Arten von Frachtprüfungen?
Eine Warenwirtschaftssoftware kann in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden, die am meisten davon profitieren. Je nach Nutzen gibt es auch unterschiedliche Kategorien.
Dies sind die drei Arten von Frachtaudits nach Art der Eingabe:
1. Manuelle Audits
Dabei müssen die Mitarbeiter jede Sendung manuell überprüfen, bevor sie das Lager oder die Fabrik verlässt. Die manuelle Überprüfung jeder Sendung kostet Zeit und Ressourcen, was bedeutet, dass sie nicht so oft wie nötig (oder überhaupt nicht) durchgeführt werden kann.
2. Automatisierte Frachtprüfungsprozesse
Diese werden mit Hilfe einer Software durchgeführt, die jede Sendung automatisch anhand vordefinierter Kriterien überprüft, bevor sie das Lager oder die Fabrik verlässt (zum Beispiel: Temperatur). Diese Methode erfordert weniger Zeit als manuelle Prüfungen, hat aber auch ihre Grenzen, da nicht jeder Aspekt jeder Sendung, der geprüft werden muss, kontrolliert werden kann (z.B. die Feuchtigkeit).
3. Hybrid von Frachtprüfungsverfahren
Ein hybrider Frachtprüfungsprozess kombiniert die Vorteile von manuellen und automatisierten Frachtprüfungen. Durch die Kombination dieser beiden Methoden kannst du den Prozess der Frachtprüfung rationalisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alles richtig gemacht wird.
Wenn du zum Beispiel eine Sendung hast, die 2 Tage braucht, um von A nach B zu gelangen, eine andere aber 3 Tage, könnte das ein Hinweis darauf sein, dass dein Prozess verbesserungswürdig ist. Du kannst dann z.B. eine Software zur Überprüfung der Seefracht verwenden, um diese Route zu markieren und bessere Alternativen für den Transport des Produkts zu finden.
Diese drei Haupttypen von Audits nach Input können in einer Vielzahl von Audittypen nach Standort eingesetzt werden, wie zum Beispiel:
- Land-Audits werden verwendet, um die Preisgestaltung von Transportspezialisten, die Zustellzeit von Expresspaketen auf der Straße und die Hindernisse in der Straßenlogistik zu verbessern.
- Seefracht-Audits werden eingesetzt, um Großaufträge für Containerschifffahrtsdienste zu analysieren. Der Einsatz einer Seefracht-Audit-Software hilft dir herauszufinden, ob Full Container Loads (FCL) oder Less Than Container Loads (LCL) die beste Methode sind, um bei Großaufträgen die Kosten zu minimieren.
- Lagerhallen-Audits stellen sicher, dass ein- und ausgehende Prozesse gestrafft werden, so dass keine Aufträge doppelt ausgeführt werden und kein Lagerplatz ungenutzt bleibt, ohne dass die Gefahr einer Überoptimierung besteht.
Wie kann eine Warenwirtschaftssoftware für Manager*innen, Mitarbeiter*innen und Unternehmen von Vorteil sein?
Die Prüfung von Frachten mit Hilfe von Software ist nicht nur wichtig für die Bilanz deines Unternehmens. Sie bietet auch enorme Vorteile für Manager*innen und deren Mitarbeiter*innen, da sie stets die Qualität und Sicherheit aller Abläufe gewährleistet.
Mit anderen Worten: Wenn du jeden Tag mit riesigen Datenmengen zu tun hast, brauchst du eine Warenwirtschaftssoftware, die dir hilft, alle Informationen, die du für eine Prüfung brauchst, zu zentralisieren. Nur so kannst du deine Prüfungen schnell und einfach abschließen, vor allem bei großen Sendungsmengen in der Seefracht-Audit-Software.
Und da es sich bei diesen Systemen um digitale Werkzeuge handelt, sind sie viel effizienter als herkömmliche papierbasierte Prozesse, wenn es darum geht, Frachtkosten zu extrahieren, wichtige Daten hochzuladen, Rechnungen abzugleichen, Zahlungen zu genehmigen, Fehler schnell zu melden und viele andere wichtige Prozesse.
Glücklicherweise versteht Lumiform all diese Elemente und hat dafür gesorgt, dass sie alle in seine App zur Frachtprüfung integriert sind. Hier sind die vielen anderen Arten und Weisen, wie Lumiform die Arbeitsweise inUnternehmen verändern kann:
Zusammenarbeit in Echtzeit, die zu einer besseren Bestandsaufnahme führt
Lumiforms Software zur Frachtkontrolle ermöglicht es Manager*innen und Inspektor*innen, jederzeit auf Daten über Sendungen zuzugreifen und zu sehen, wo sie sich im Verhältnis zum Lieferplan befinden oder wann sie am Zielort ankommen werden.
Kurz gesagt: Lumiform löst das Problem, dass zeit- und kostenintensive Datenmengen von Verladern durchforstet werden müssen, die eher ablenkendes Rauschen erzeugen als aufschlussreiche Signale, die den Betrieb verbessern können.
Mit diesem Hebel von Lumiform können Unternehmen schnell:
- Zahlreiche Fehler in Echtzeit beheben, um eine Eskalation zu vermeiden
- Elektronische Rechnungsstellung, Audits und Inspektionen über die mobile App maximieren
- Planen Sie im Voraus für eingehende Sendungen
- Bessere Zahlungsbedingungen durchsetzen
- Sicherstellen, dass sie in ihren Lagern genügend Platz für eingehende Produkte haben
Steigern Sie die Rendite Ihrer Logistikausgaben durch Reduzierung von Frachtschäden
Durch die Erstellung von benutzerdefinierten Formularen, die die Menge der Frachtschäden reduzieren und das Frachtmanagement verbessern, kannst du eine deutliche Verbesserung des Cashflows feststellen. Denn weniger Frachtschäden bedeuten weniger Schadensersatzansprüche für beschädigte Waren und weniger Ausgaben für den Ersatz von neuem Inventar. Durch die verbesserte Produktqualität wirst du auch eine höhere Kundenbindung (und damit Kundenzufriedenheit) erreichen.
Mit dem in Lumiform integrierten Quick Form Builder kannst du im Handumdrehen alle notwendigen Informationen zu jeder Sendung erfassen, z.B. Abgangs- und Ankunftsdatum, Tracking-Nummer, Gewicht und mehr. Auf diese Datenmenge kannst du dann jederzeit problemlos von jedem Computer oder Mobilgerät aus zugreifen und so die Durchlaufzeit all deiner Mitarbeiter verbessern.
Entdecke und löse kostspielige Risiken durch Streitigkeiten mit Spediteuren und Nichteinhaltung von Vorschriften
Frachtprüfungen mit Lumiform machen einen großen Unterschied für die Gewinne der Unternehmen, da sie ihnen jedes Jahr Millionen von Dollar durch mögliche Rechtsstreitigkeiten ersparen. Mit der Software für Seefrachtprüfungen kann Lumiform zum Beispiel ganz einfach Fehler aufspüren, die bei den bei der Nichteinhaltung von Vorschriften und Auslassungen in Frachtrechnungen verloren gegangen sind.
Dank Lumiform können Manager*innen dann geeignete Schritte einleiten, um solche Fehler nicht zu wiederholen, indem er sicherstellt, dass ein Puffer als Präventivmaßnahme richtig eingesetzt wird.
Steigerung der Arbeitsmoral durch bessere Verantwortlichkeit
Neben all diesen Vorteilen kann der Einsatz von Lumiforms Software zur Frachtkontrolle auch zu zufriedeneren und motivierteren Mitarbeiter*innen führen. Das liegt daran, dass sie mehr Verantwortung für ihre Fehler übernehmen, abe auch daran, dass sie eigenständig arbeiten können. Es ist einfacher, die Beschäftigten dazu zu bringen, härter zu arbeiten und das Gefühl zu haben, dass sie auf etwas Größeres als sich selbst hinarbeiten, wenn Produktivitätsfehler richtig zugerechnet werden. Die korrekte Zuordnung zu den verantwortlichen Akteuren schafft ein ehrliches Arbeitsumfeld.
Als Ergebnis kann
die Anpassung der Software von Lumiform an deine Organisationsstruktur die Mitarbeiterbindung verbessern, denn wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, Teil von etwas Wichtigem zu sein, wollen sie dort bleiben. Ein weiterer lobenswerter Nebeneffekt ist, dass dies wiederum zu höheren Kundenbindungsraten führen kann, da die Kunden das gleichbleibende Serviceniveau deiner zufriedenen Mitarbeiter/innen im Laufe der Zeit schätzen werden.