Checkliste, um einen Außendienstbericht zu schreiben
Checklisten für das Schreiben von einem Außendienstbericht werden verwendet, um Lösungen für ein bestimmtes Problem zu finden. Beim Dokumentieren, Beobachten und Analysieren bestimmter Prozesse, Verhaltensweisen und Kundenbeziehungen erweist es sich als sinnvoll, einen Besuchsbericht zu schreiben.
Der Besuchsbericht wird oftmals bei geschäftlichen Prozessen im Bereich von Vertrieb und Akquise eingesetzt. Der Außendienst soll dabei den Verlauf von Kundengesprächen dokumentieren und einen Bericht erstellen.
In vielen Branchen ist es unerlässlich, einen solchen Praxisbericht zu schreiben. Ein solcher Bericht bietet detaillierte Informationen, die zur Analyse und zum Vergleich von Daten in einem theoretischen Rahmen verwendet werden können. Mithilfe einer Checkliste für Besuchsberichte können Daten aus dem Kundenkontakt oftmals schneller erfasst und weitergeleitet werden.
Dieser Artikel diskutiert:
1. Die Checkliste für den Außendienstbericht in der Praxis
2. 4 Schritte auf den Weg zum erfolgreichen Außendienstberichtbericht
3. Außendienstbericht nach digitalen Muster schreiben
Die Checkliste für den Außendienstberichtbericht in der Praxis
Außendienstberichte werden in der Regel von den Außendienstmitarbeiter*innen geschrieben, um den Kontakt mit einem/einer Kund*in oder Geschäftspartner*in zu dokumentieren. Dabei werden alle wichtigen Daten und Gesprächsthemen festgehalten. Der Außendienstbericht hat demnach nicht nur die Funktion einer allgemeinen Kontrolle, sondern auch die Aufgabe, weitere Kundenkontakte vorzubereiten.
Der Außendienstbericht sollte deshalb möglichst zeitnah nach dem Besuch erstellt werden. Die Daten werden dann an die Zentrale übermittelt, damit alle Arbeitnehmer*innen des Unternehmens Zugriff auf die Informationen haben. So können auch andere Mitarbeiter*innen den Kontakt mit dem/der Kund*in fortführen.
Besuchsberichte sind für Mitarbeiter*innen im Außendienst oder Vertriebsmitarbeiter*innen ein wichtiges Instrument, um Kundenkontakte zu dokumentieren und zu pflegen. Wo Kundenkontakte stattfinden, ist dabei zweitrangig: Dies kann bei Gesprächen vor Ort beim Kunden sein, aber auch auf einer Konferenz oder einer Messe.
Gerade wenn an einem Tag mehrere Gespräche geführt werden, ist es sinnvoll, eine Vorlage beim Schreiben des Besuchsberichts einzusetzen. Hierbei sollten sich im Vorfeld Gedanken darüber gemacht werden, welche Daten erfasst werden sollen und welche weiteren Schritte mit dem/der Kund*in angestrebt werden. In der Vorlage für den Außendienstbericht können diese Felder angelegt werden, sodass beim Ausfüllen keine wichtigen Aspekte vergessen werden.
4 Schritte auf den Weg zum erfolgreichen Außendienstbericht
Generell gilt, dass ein Außendienstbericht immer kurz und verständlich sein sollte, sodass die Dokumentation nicht mehr Zeit als nötig beansprucht. Eine Vorlage für den Außendienstbericht hilft keinen Punkt zu vergessen, um anschließend einen Bericht zu haben, der den vorgegebenen Ansprüchen gerecht wird.
Je nach Branche oder Gesprächsthema ist der grundlegende Aufbau eines Außendienstberichts sehr unterschiedlich. Für jede Vorlage ist es wichtig, welche Fragen oder Informationen gespeichert werden müssen. Abhängig vom Unternehmen und der Branche sind diese Angaben sehr unterschiedlich.
Die nachfolgenden Schritte bieten eine Hilfestellung, um eine eigene Vorlage für einen Außendienstbericht zu erstellen:
1. Festhalten von Stammdaten
An oberster Stelle stehen Daten wie:
- Datum des Besuchs
- Verantwortliche/r Mitarbeiter*in
- Namen von Personen, die besucht wurden
- Dauer des Besuchs
2. Ziel definieren
Es sollte klar der Grund und das Ziel des Außendienstberichts angegeben werden. Nur so können effektiv der Schwerpunkt festgelegt und relevante Informationen gesammelt werden. Organisatorische Elemente wie zeitliche Eingrenzungen und Beobachtungen werden beim Außendienstbericht schreiben ebenfalls dokumentiert.
3. Themen des Gesprächs
Im 3. Schritt wird das Gespräch des Besuches dokumentiert. Hierbei wird auf Probleme und Bedürfnisse des/der Kund*in eingegangen. Anschließend wird der aktuelle Status der Zusammenarbeit definiert und besprochen. Es werden dem/der Kund*in Empfehlungen mit Chancen und Risiken gemacht. Weitere Schritte und Aufgaben werden besprochen und ggf. auch neue Vereinbarungen getroffen.
4. Feedback vom Kunden
Zum Schluss wird in den Außendienstbericht das Feedback vom Kunden notiert. Diese Informationen betreffen die Gesprächsatmosphäre, Lob und Kritik vom/von der Kund*in sowie Verbesserungsvorschläge.
Außendienstbericht nach digitalem Muster schreiben
Digitale Checklisten zu erstellen, hat für den Außendienstbericht den großen Vorteil, dass die Dokumente für alle Mitarbeiter*innen verfügbar und zugänglich sind. Dadurch lässt sich viel Zeit sparen.
Mit der mobile App von Lumiform werden Außendienstberichte einfach per Tablet oder Smartphone erstellt – online oder offline. Mit der Desktop-Software werden die Vorlagen für Außendienstberichte erstellt und die vor Ort gesammelten Daten ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Informations- und Qualitätsverluste, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.
Weitere Vorteile von digitalen Checklisten-Vorlagen für den Außendienstbericht:
- Generiere Echtzeit-Daten über die Besuche vor Ort. Dadurch werden Kundeneinsätze transparenter und anhand der Daten werden die Einsätze stetig optimiert.
- Sofort einen Überblick über alles was vor Ort geschieht gewinnen.
- Außendienstberichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
- Die Effizienz der internen Kommunikation wird verbessert: Durch das schnelleren Melden von Vorfällen werden auftretende Probleme bis zu 4x schneller gelöst.
- Durch die einfachere Analyse aller Daten wird Zeit gespart. Bereiche, die Verbesserung benötigen, werden schneller identifiziert.
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