Weshalb eine Inspektion vor Verschiffung mit Checkliste durchführen?
Eine Inspektion vor Verschiffung wird im Außenhandel durchgeführt, um einen reibungslosen Warenverkehr zu garantieren. Sie wird auch als Vorversandkontrolle oder Pre-Shipment-Inspektion (PSI) bezeichnet. Dabei wird darauf geachtet, dass Kundenspezifikationen und behördlichen Standards eingehalten wurden, sowie die gesamte Bestellung bewertet. Gründliche Inspektionen vor Verschiffung sind in verschiedenen Industriezweigen, einschließlich der Herstellung und des Einzelhandels, üblich, um kostspielige Importrisiken, minderwertige Produkte und Produktrückrufe zu vermeiden.
Mit einer Vorversandkontrolle sichern die Hersteller zu, dass die Qualität ihrer Produkte stimmt. Dadurch steigern sie die Zufriedenheit ihrer Kunden und binden diese an sich. Die Intentionen hinter jeder Inspektion vor Verschiffung sind:
- Produkt stimmt mit Designwünschen und Anforderungen des Unternehmens überein
- Risiko des Handels mit Waren minderer Qualität reduzieren
- Beschädigte Waren umgehend aus den Verkehr ziehen
- Produktverzögerungen aufgrund übersehene Artikeln verhindern
- Geschäftsgeheimnisse schützen
- Einfache Kommunikation bei Verbesserungsbedarf fördern
Eine Checkliste wird von den Qualitätssicherungsinspektoren eingesetzt, um Schritt für Schritt, den Zustand und die Konformität der Produkte gemäß den vereinbarten Standards zu bewerten. Mit ihrer Hilfe sollen Produktfehler, Schäden und ein insgesamt negatives Testergebnis einschließlich Sicherheit und Qualität vor Verschiffung identifiziert werden.
Dieser Artikel geht auf folgende Themen ein:
1. Warum Unternehmen Inspektionen vor dem Versand durchführen sollten
2. Die wichtigen Aspekte einer Vorversandkontrolle
3. Die 7 Schritte einer Pre-Shipment-Inspektion
4. Rationalisierungseffekte für die Vorversandkontrolle
Warum sollten Unternehmen vor dem Versand Inspektionen durchführen?
Bei Inspektionen geht es immer darum, Risiken auszuschalten, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. In diesem speziellen Fall hat man die Möglichkeit, den Zustand der Ware zu überprüfen, bevor man die endgültige Zahlung leistet. Im Allgemeinen gehören zu den wichtigsten Vorteilen:
- Sicherstellung, dass der Auftrag vor dem Versand den Anforderungen entsprechend produziert wurde. Es gibt immer einen Anteil von Bestellungen, die aufgrund menschlicher Fehler falsch gemacht werden. Eine zusätzliche Kontrolle hilft, die Anzahl der Fehler zu verringern.
- Geringeres Risiko, für fehlerhafte Ware bezahlen zu müssen. Eliminierung von Gesundheits- und Sicherheitsrisiken. Dies kann dazu beitragen, Klagen von Mitarbeiter*innen und die Notwendigkeit von Kosten für ungeplante Reparaturarbeiten zu vermeiden.
- Aufrechterhaltung des Markenimages durch weniger Produktrücksendungen. Es ist wahr, dass Mundpropaganda die stärkste Werbung ist, aber auch der stärkste Killer des Geschäfts. Wenn ein Kunde die Ware zurückgeben musste, erfahren 20 Freunde dieses Kunden davon und werden mit geringerer Wahrscheinlichkeit bei dem misstrauischen Verkäufer bestellen.
5 wichtige Aspekte einer Vorversandkontrolle
Eine Inspektion vor Verschiffung garantiert die Qualität von Waren und Produkten, bevor sie ausgeliefert werden. Jeder Kunde möchte sich sicher sein, erstellen, dass seine bestellten Waren seine Anforderungen und Vorgaben erfüllen, um eine ordnungsgemäße und reibungslose Warenlieferung zu erhalten. Als Teil des Qualitätskontrollprozesses wird eine solche Inspektion stichprobenartig bei jeder neuen Ware vorgenommen. Die folgenden Aspekte sollten dabei besonders beachtet werden:
- Beschränkt chemische Stoffe
Ein Produkt, welches beschränkt chemische Stoffe enthält, kann weiteren Labortests außerhalb des Standorts unterzogen werden. Dadurch wird die Sicherheit der Umwelt und der öffentlichen Gesundheit gewährleistet. - Nicht korrekte Menge
Bei jeder Verschiffung sollte die bestellte Menge ohne Terminverzögerung geliefert werden. Dies trägt zur Glaubwürdigkeit des Unternehmens bei. Zur jeder Inspektion gehört die korrekte Anzahl von Produkten und Kartons. - Sichtbare Produktmängel
Die Herstellung qualitativ hochwertiger Waren hat für jedes Unternehmen oberste Priorität. Deshalb wird bei jeder Vorversandkontrolle das Gesamterscheinungsbild des Produkts in Augenschein genommen. Bei der visuellen Prüfung ist es wichtig, auf Produktdetails, einschließlich der verwendeten Materialien, des Designs und der Markenkennzeichnung zu achten. - Nicht bestandener Funktions- und Sicherheitstest
Die Funktionalität und der Betriebszustand der Produkte sind von entscheidender Bedeutung. Deshalb sind Produkttests so wichtig, um nachzuweisen, dass das Produkt seinen Zweck erfüllt. Spezifikationen wie elektrische oder mechanische Funktionen nicht vorab zu prüfen, birgt die Gefahr von Vorfällen nach Auslieferung beim Kunden. - Falsche Etikettierung
Die Etikettierung ist der wichtigste Aspekt beim Versand, wird aber häufig vernachlässigt. Das Etikett gibt Auskunft über das Produkt (z.B. gefährlich, verderblich oder zerbrechlich), den Transportstil, die Menge und den Herkunfts- und Bestimmungsort. Wenn notwendige Informationen fehlen, kann dies zu verlorenen oder falsch gehandhabten Artikeln führen. In der Folge macht der Kunde schlechte Erfahrungen mit dem Unternehmen oder es kommt zu Umsatzeinbußen.
7 Schritte eine effektive Pre-Shipment-Inspektion durchzuführen
Die Vorversandkontrolle unterstützt und verbessert einheitliche Standards im internationalen Handel. Qualitätssicherungsinspektor*innen werden damit beauftragt, Produkte daraufhin zu überprüfen, ob sie mit den vereinbarten Spezifikationen übereinstimmen.
Ungenau ausgeführte Inspektionen vor der Verschiffung aufgrund von übersehenen Prozessen können zur Produktrückgabe, zur Schädigung des Rufs des Unternehmens und im äußerten zu Geschäftsschließungen führen. Solche unnötigen Zwischenfälle können vermieden werden, wenn die folgenden sieben Schritte bei der Vorversandkontrolle eingehalten werden:
1. Schritt: Werksbesuche
Die Inspektion kann schon vor der Verschiffung beginnen, wenn die Produktion 80 % des Zielwertes erreicht hat. Dies bietet ausreichend Kapazität, um alle bei der Inspektion festgestellten Mängel und Schäden zu beheben.
2. Schritt: Mengenprüfung
Zunächst muss der Zeitplan geprüft werden, um die Kundenspezifikationen zu validieren, wenn der Termin erreicht wird. Die Anzahl der Pakete oder Produkte muss mit den Angaben des Kunden auf dem Bestellformular übereinstimmen.
3. Schritt: Stichproben
Stichprobenprüfungen werden bei der Vorversandkontrolle ausschließlich mit der von der ISO 2859-Norm bereitgestellten Tabellen durchgeführt. Dafür werden Stichproben aus Fertigerzeugnissen ausgewählt und je nach Prüfniveau bewertet.
4. Schritt: Sichtprüfungen
Das gesamte visuelle Erscheinungsbild eines Produkts wird mit dem bloßen Auge auf optische Mängel oder Schäden geprüft. Dabei wird beurteilt, ob die Anzahl der Fehler über der Annahmequalitätsgrenze (Acceptance Quality Limit, AQL) liegt, bevor das Produkt ablehnt wird.
5. Schritt: Sicherheitsprüfungen
Bei dieser Prüfung wird das Produkt auf seine Funktionalität hin getestet. Dadurch wird sichergestellt, dass es einsatzbereit und in gutem Betriebszustand ist. Es wird überprüft, ob Produktsicherheitsnormen, einschließlich baulicher Spezifikationen, Leistung und genehmigter Labortests, eingehalten werden.
6. Schritt: Konformitätsprüfungen
In Qualitätsplänen werden Standards festgestellt, mit denen die Ergebnisse übereinstimmen müssen. Bei dieser Prüfung wird demnach kontrolliert, ob das Endprodukt den Kundenanforderungen entspricht, einschließlich Verpackung, Etiketten, Anhänger, Handbuch und Menge.
7. Schritt: Checklisten
Eine Checkliste für die Pre-Shipment-Inspektion hilft Qualitätsmanager*innen ihre Beobachtungen und Ergebnisse zu dokumentieren und zu analysieren. Mit ihrer Hilfe lässt sich schneller feststellen, ob ein Produkt die Qualitätsanforderungen und Spezifikationen der Kunden erfüllt.
Mit mobiler App die Vorversandkontrolle rationalisieren
Eine Inspektion vor Verschiffung mit Stift und Papier durchzuführen, ist für Qualitätsinspektoren mit großen Aufwand verbunden, um Aufzeichnungen zu sammeln und aufzubewahren. Da Fotos von Mängeln und Schäden nicht an ansprechender Stelle hinzugefügt werden können, macht ihre spätere Beseitigung schwierig. Wenn es zudem noch zu Verlust von Papieren kommt, kann dies geschäftliche Verzögerungen und Versandrisiken zu Folge haben.
Der Einsatz der mobilen App von Lumiform für Vorversandkontrollen kann solchen Ärger vermeiden. Jede Art von Qualitäts- und Sicherheitsinspektion kann mit ihr einfach per Tablet oder Smartphone durchgeführt werden – online oder offline. Fotos und andere Belege werden sofort an entsprechender Stelle hinzugefügt und gehen nicht verloren. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Arbeitsunfälle, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.
Die digitale Anwendung ermöglicht Prüfern ,Mängel und Schäden sofort zu melden. Sodass diese noch vor der Verschiffung behoben werden können. Die einfache Kommunikation mit allen Teammitgliedern und Drittanbietern über die App ermöglicht es, interne Prozesse zu verbessern und auftretende Vorfälle bis zu viermal schneller zu lösen.
Die Top-Vorteile für die Vorversandkontrolle im Überblick:
- Lumiform bietet vorgefertigte Vorlagen an, damit schnell und sicher digital durchgestartet werden kann.
- Echtzeit-Daten über Kontrollen generieren. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und fortwährende Fehler in Produktprozessen beseitigt werden.
- Berichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
- Kontinuierliche Steigerung der Qualität und Sicherheit: Durch den flexiblen Checklisten-Baukasten können Prüfungen und Prozesse stetig optimiert werden. Da Lumiform den Prüfer durch die Prüfung führt, muss keine Schulung stattfinden.
- Umfangreiche Analysen helfen ineffiziente Bereiche im Inspektionsprozess aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
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