Was ist eine ITAR Compliance Checkliste?
Die International Traffic in Arms Regulations (ITAR) der USA gelten für alle amerikanischen Militärprodukte – von Schusswaffen und Munition bis hin zu Militärfahrzeugen wie Panzern und Marineschiffen. ITAR gilt für Raketen, Militärsatelliten sowie chemische, biologische und nukleare Waffen. Wenn ein Produkt in der United States Munitions List (USML) aufgeführt ist, unterliegt es der ITAR. Und es geht nicht nur um die physischen Produkte – die USML umfasst auch alle Software, technischen Daten, Schulungen und andere Dienstleistungen. Alle Beteiligten müssen die ITAR-Anforderungen einhalten, um sicherzustellen, dass diese Produkte sicher bleiben und nicht in die falschen Hände geraten.
Die Verwendung einer ITAR-Compliance-Checkliste ist eine effiziente und zeitsparende Methode um zu prüfen und zu überwachen, ob die Anforderungen eingehalten werden. Eine regelmäßige Beurteilung des Ist-Zustands hilft, Probleme im System frühzeitig zu erkennen und Ursachen zu beheben. In dem Mitarbeiter*innen mit in den Prozess einbezogen werden, kann zudem das Bewusstsein für die Bedeutsamkeit der Einhaltung der ITAR-Bestimmungen gestärkt werden.
Braucht mein Unternehmen eine ITAR Compliance Checkliste?
Wenn dein Unternehmen an der Herstellung, dem Export, dem Import oder der Vermittlung von US-amerikanischen Militärartikeln und/oder Dienstleistungen beteiligt ist, unterliegt es der ITAR und benötigt eine ITAR Compliance Checkliste. Außerdem musst du dich beim U.S. Department of State Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) registrieren und die notwendigen Lizenzen beantragen. Auch wenn du nur militärische Produkte innerhalb der USA herstellst, musst du dich registrieren.
Wenn du dir nicht sicher bist, ob deine Produkte oder Dienstleistungen auf der USML sind, kannst du einen Commodity Jurisdiction Request beim State Department einreichen und sie werden es dir sagen. Denke daran, dass alle Informationen, die mit einem Produkt auf der USML verbunden sind, unter die ITAR fallen. Zum Beispiel fallen alle Zeichnungen, Algorithmen, Spezifikationsblätter und Handbücher, sowie alle Informationen über das Design, die Herstellung oder die Verwendung des Produkts darunter.
Die ITAR und die USML ändern sich auch von Zeit zu Zeit, daher ist es eine gute Idee, deine ITAR Compliance Checkliste regelmäßig durchzugehen. Dies ist keine Sache, die du vergessen kannst, sobald du dein Unternehmen gegründet hast. Die Erfüllung der ITAR-Bestimmungen erfordert eine kontinuierliche Überwachung.
Was zählt unter ITAR als Export?
„Export“ bedeutet nicht nur, Produkte nach Übersee zu schicken. Das State Department zählt alles Nachfolgende als Export von Informationen bis hin zu Produkten – und dies ist keineswegs eine vollständige Liste:
- Eine Rede darüber in einem fremden Land oder in Anwesenheit einer ausländischen Staatsbürger*in zu halten
- Ein privates Gespräch von Angesicht zu Angesicht mit einer ausländischen Staatsbürger*in darüber zu führen
- Mit einer ausländischen Staatsbürger*in per E-Mail, Fax, Telefon oder Internet darüber sprechen
- Mitführen in ein fremdes Land, auch wenn du es mit niemandem teilst
- Einer ausländischen Staatsbürger*in, die für dich arbeitet, Zugang zu den Daten gewähren
- Die Durchführung von Dienstleistungen an einem USML-Artikel für eine ausländische Partei oder in einem fremden Land
Eine ausländische Staatsangehörige ist jede Nicht-Staatsbürger*in der USA, die nicht den Status einer dauerhaft ansässigen Ausländer*in (eine Green Card) hat.
Die ITAR Compliance Anforderungen
Eine ITAR Compliance Audit Checkliste hilft dir sicherzustellen, dass du die DDTC Compliance Program Guidelines befolgst. Zuallererst müsstest du jemanden innerhalb deines Unternehmens (oder eine ganze Abteilung) ernennen, der für die Erfüllung der ITAR-Compliance-Anforderungen verantwortlich ist. Sie würden Dinge beaufsichtigen, aufzeichnen und umsetzen wie…
Unternehmensstrukturen, Richtlinien und Personal, das an der Einhaltung der ITAR-Bestimmungen beteiligt ist
Das Management muss dem ITAR-Compliance-Programm volle Unterstützung geben, damit es erfolgreich sein kann.
Methoden zur Verfolgung von ITAR-pflichtigen Informationen und Produkten
Du musst eine vollständige Aufzeichnung aller ITAR-bezogenen Aktivitäten für mindestens 5 Jahre (in manchen Fällen 9 Jahre) aufbewahren.
Schulung der Angestellten in den ITAR-Anforderungen
Alle deine Mitarbeiter*innen müssen wissen, was von ihnen verlangt wird und was sie zu erwarten haben. Und sie sollten verstehen, wie wichtig es ist, die Vorschriften einzuhalten und was passieren kann, wenn etwas schief läuft. Sie brauchen auch eine gute Interpretation dessen, was Änderungen in den Gesetzen oder Lizenzanforderungen für sie auf täglicher Ebene bedeuten. Schulungen sollten alle deine Mitarbeiter*innen und Berater*innen abdecken, einschließlich der Personen in den Abteilungen Verkehr, Marketing, Verträge, Sicherheit, Recht, Öffentlichkeitsarbeit und Technik. Auch dein Büroverwaltungs- und Reinigungspersonal sollte mit einbezogen werden.
Sicherheitsüberprüfungen
Alle Mitarbeiter*innen, die Zugang zu ITAR-assoziierten Informationen erhalten könnten, müssen gründlich überprüft werden. Die Compliance-Administrator*in wird auch sicherstellen müssen, dass deine Kund*innen und Spediteure sowie die Länder, mit denen du zu tun hast, überprüft werden. Du brauchst auch eine Gefährdungsbeurteilung, um sicherzustellen, dass alle Transfer- und Speicherverfahren sicher bleiben.
Wie deine Produkte letztendlich genutzt werden und wer sie nutzt
Wer sind deine Endnutzer*innen? Und mit wem werden sie deine Produkte oder Informationen teilen?
Durchführung von regelmäßigen Audits
Deine Compliance-Administrator*in sollte für die Durchführung regelmäßiger Audits verantwortlich sein, am besten mit Hilfe einer ITAR-Compliance-Audit-Checkliste, um sicherzustellen, dass dein Compliance-Programm effektiv bleibt.
Berichtsverfahren
Du brauchst effektive Meldeverfahren, um sicherzustellen, dass die Compliance ständig aufrechterhalten wird. Deine Mitarbeiter*innen sollten wissen, wie verdächtiges Verhalten aussieht und was genau zu tun ist, wenn sie etwas sehen. Eine ITAR Compliance Checkliste kann hier hilfreich sein.
Was kann passieren, wenn die ITAR-Compliance-Anforderungen nicht eingehalten werden?
Eine ITAR-Compliance-Checkliste kann dir helfen, die Strafen für Verstöße gegendie ITAR-Bestimmungen zu vermeiden. Diese können Folgendes umfassen:
- Eine Geldstrafe von bis zu $1.000.000 und bis zu 20 Jahren Haft für jeden Verstoß
- Ausschluss von der Ausführung von Verträgen mit der US-Regierung
- Verlust von Exportprivilegien
- Beschlagnahme von Vermögen und Waren
- Veröffentlichung deines Verstoßes durch die U.S.-Regierung, was deinen Ruf ruinieren kann
Deshalb brauchst du ein ITAR-Compliance-Programm
Wenn du feststellst, dass du gegen die ITAR-Bestimmungen verstoßen hast, kannst du eine freiwillige Meldung an das State Department machen. Du erzählst ihnen von dem Verstoß und vor allem, wie du sicherstellen willst, dass dies nie wieder passiert. Wenn du überzeugend argumentierst, könnten sie sich entscheiden, dich nicht zu bestrafen oder zumindest deine Strafe zu reduzieren.
Digitale ITAR Compliance Checkliste zur besseren Überwachung nutzen
Unternehmen können ITAR Bestimmungen leicht einhalten, indem sie digitale Technologien erfolgreich nutzen. Lumifor, die mobile und leistungsfähige Inspektionssoftware, kann Compliance-Beauftragten helfen, ITAR-pflichtige Artikel und Dienstleistungen zu identifizieren, Compliance-Audits durchzuführen und teure Strafen zu vermeiden. Befähige deine Verantwortlichen zum:
- Erfassen von Fotobeweisen für ITAR-pflichtige Produkte und Zuweisen von Korrekturmaßnahmen
- Einfacher Zugriff auf alle Checklisten jederzeit, überall und auf jedem mobilen Gerät.
- Senden und empfangen Benachrichtigungen für geplante Audits.
- Generieren von automatischen ITAR-Compliance-Berichten und weiterleiten an wichtige Mitarbeiter*innen.
- Einfache Analyse der Compliance-Ergebnisse, um Schwachstellen frühzeitig aufzudecken und zu beheben.