ITAR Compliance Audit Checkliste | Kostenlos & anpassbar

ITAR Compliance Audit Checkliste

Über ITAR Compliance Audit Checkliste

Eine ITAR Compliance Audit Checkliste ist unverzichtbar, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen die Vorgaben der International Traffic in Arms Regulations (ITAR) einhält. Die ITAR-Vorschriften sind primär in den USA gültig, haben jedoch extraterritoriale Auswirkungen. Das bedeutet, dass auch deutsche Unternehmen, die in der Luft- und Raumfahrt- oder Verteidigungsbranche tätig sind oder Handel mit US-amerikanischen Partnern betreiben, ITAR-Compliance teilweise erfüllen müssen, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Diese Checkliste bietet dir eine klare Struktur, mit der du deine Maßnahmen überprüfen kannst, sodass sie den ITAR-Anforderungen entsprechen.

Durch die Nutzung dieser Checkliste stärkst du die Sicherheit, verhinderst unbefugten Zugriff und stellst die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Sie unterstützt dich dabei, Compliance-Maßnahmen proaktiv zu managen, indem sie gründliche Bewertungen und rechtzeitige Anpassungen ermöglicht.

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Das Hauptziel unserer ITAR Compliance Audit Checkliste ist es, dir ein umfassendes Hilfsmittel an die Hand zu geben, um die Einhaltung der ITAR-Vorgaben in deinem Unternehmen zu bewerten. Diese Checkliste deckt alle wichtigen Bereiche ab, sodass du Compliance-Aufgaben effizient verwalten und sicherstellen kannst, dass alle regulatorischen Standards eingehalten werden.

Die regelmäßige Verwendung dieser Checkliste hilft dir, den Audit-Prozess zu vereinfachen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und die allgemeine Sicherheit zu verbessern. Audits verhindern mögliche Verstöße und sorgen dafür, dass dein Unternehmen stets ITAR-konform bleibt. Mit detaillierter Dokumentation und regelmäßigen Überprüfungen unterstützt die Checkliste einen proaktiven Ansatz, der eine sichere und regelgerechte Umgebung schafft. Compliance-Beauftragte und Administratoren profitieren von einem höheren Schutz und einem klaren Überblick.

Wichtige Bestandteile der ITAR Compliance Audit Checkliste

Unsere Checkliste enthält alle entscheidenden Aspekte, die für eine gründliche Bewertung erforderlich sind:

Allgemeine Informationen
Erfasse grundlegende Details wie den Firmennamen, das Datum des Audits und den Namen des Auditors. Diese Basisdaten sorgen für eine präzise Dokumentation und erleichtern die Nachverfolgung von Audit-Ergebnissen.
Registrierung und Lizenzen
Stelle sicher, dass dein Unternehmen bei der Directorate of Defense Trade Controls (DDTC) registriert ist und alle erforderlichen Lizenzen besitzt. Überprüfe, ob die Lizenzdokumente leicht zugänglich und aktuell sind.
Exportkontrollen
Bewerte die Wirksamkeit deiner Exportkontrollverfahren, einschließlich der Klassifizierung von Verteidigungsgütern und Technologien. Stelle sicher, dass alle Exporte ITAR-gerecht abgewickelt werden und die entsprechenden Lizenzen korrekt verwaltet werden.
Zugriffskontrollen
Kontrolliere, dass der Zugriff auf ITAR-relevante Informationen und Technologien ausschließlich autorisierten Personen vorbehalten ist. Setze wirksame Zugriffskontrollen um, wie Multi-Faktor-Authentifizierung oder rollenbasierte Berechtigungen, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Schulungen und Sensibilisierung
Überprüfe, ob alle Mitarbeitenden, die mit ITAR-relevanten Informationen arbeiten, regelmäßig geschult werden. Halte Schulungsnachweise fest und stelle sicher, dass alle ihre Verantwortung kennen.
Aufzeichnungen und Dokumentation
Führe vollständige Aufzeichnungen aller ITAR-relevanten Vorgänge, einschließlich Exporte, Re-Exporte und Transfers. Stelle sicher, dass die Dokumentation korrekt, vollständig und jederzeit für Audits verfügbar ist.
Reaktionspläne bei Vorfällen
Entwickle einen Reaktionsplan für ITAR-Verstöße und stelle sicher, dass Vorfälle schnell erkannt und behoben werden. Teste die Verfahren regelmäßig, um auf mögliche Verstöße vorbereitet zu sein.
Dokumentation und Nachverfolgung
Halte umfassende Aufzeichnungen über Audits, Compliance-Maßnahmen und ergriffene Korrekturmaßnahmen. Diese Transparenz unterstützt kontinuierliche Verbesserungen und bietet eine klare Historie für zukünftige Planungen.

Jeder Abschnitt führt dich durch die wichtigsten Aufgaben, sodass nichts übersehen wird. Diese ganzheitliche Herangehensweise fördert ein erfolgreiches Compliance-Management und unterstützt dein Unternehmen dabei, ITAR-Anforderungen sicher und effizient umzusetzen.

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Vorschau der Vorlage

ITAR-Compliance-Audit

Zuständigkeit und Klassifizierung

Hat das Unternehmen ordnungsgemäß festgestellt, ob die zu exportierenden Produkte auf der US-Munitions List ("USML") stehen und der ITAR unterliegen?

Hat das Unternehmen angemessene Aufzeichnungen über die Grundlage der Einstufung für jedes seiner Produkte geführt?

Hat das Unternehmen die ITAR-Aufzeichnungsvorschriften gemäß 22 CFR § 122.5 eingehalten?

Ist für eine Transaktion eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich?

Wenn für ein Geschäft eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich ist, hat das Unternehmen die Genehmigung eingeholt (z. B. DSP-5, DSP-6, DSP-73, DSP-74)?

Hat sich das Unternehmen an die in der Genehmigung festgelegten Bedingungen und Auflagen gehalten?

ITAR-kontrollierte technische Daten und Software

Hat das Unternehmen ITAR-kontrollierte technische Daten an ausländische Personen in den USA (einschließlich der Beschäftigten) mit einer Lizenz oder einer geltenden Ausnahmegenehmigung weitergegeben?

Hat das Unternehmen technische Daten über ITAR-kontrollierte Güter mit einer Lizenz oder einer geltenden Ausnahmegenehmigung weitergegeben an 1) ausländische Vertriebsagenten oder Marketingvermittler; 2) ausländische potenzielle Kunden als Teil von Marketingangeboten; 3) Haupt- oder Unterauftragnehmer, Lieferanten, Programmpartner; und 4) Personen auf Messen, Marketingpräsentationen?

Haben Mitarbeiter des Unternehmens ITAR-kontrollierte technische Daten auf Reisen ins Ausland mitgenommen, einschließlich in Dokumenten, Laptops, PDAs, iPhones, iPads und ähnlichen Geräten mit einer Lizenz?

Hat das Unternehmen ITAR-kontrollierte technische Daten an Unternehmensmitarbeiter*innen weitergegeben, die ausländische Personen sind, die in den Vereinbarungen des Unternehmens über technische Hilfe oder anderen DDTC-Genehmigungen ausdrücklich dazu ermächtigt wurden? (Dies gilt sowohl für ausländische als auch für US-amerikanische Niederlassungen).

Hat das Unternehmen KEINE ITAR-kontrollierten technischen Daten oder Software auf Websites oder in Chatrooms veröffentlicht oder solche Gegenstände durch E-Mails, Textnachrichten, E-Mail-Anhänge, Faxe, Videos, Telefonanrufe oder andere elektronische Kommunikation an ausländische Personen weitergegeben?

Verteidigungsdienste

Hat das Unternehmen für ausländische Personen Dienstleistungen im Zusammenhang mit Gütern der USML oder mit Gütern, die unter die Definition von Verteidigungsdienstleistungen fallen, im Rahmen einer vom DDTC genehmigten Vereinbarung über technische Hilfe ("TAA") oder einer anderen anwendbaren Vereinbarung erbracht? (Dies schließt Dienstleistungen in den USA und in Übersee ein).

Erbringt das Unternehmen Dienstleistungen für ausländische Militärkunden im Zusammenhang mit dem Verkauf von Gütern, die der EAR unterliegen?

Hat das Unternehmen Dienstleistungen für eine ausländische Militärorganisation oder ein ausländisches Unternehmen der Verteidigungsindustrie im Zusammenhang mit einem Artikel erbracht, der unter die EAR fällt?

Importe von Verteidigungsgütern

Hat das Unternehmen Gegenstände, die unter die USML fallen, im Rahmen von temporären Einfuhrgeschäften oder im Rahmen von permanenten Einfuhrgeschäften mit einer Lizenz eingeführt?

Registrierung

Ist das Unternehmen beim DDTC als Hersteller und/oder Ausführer registriert?

Hat das Unternehmen die DDTC innerhalb von 5 Tagen über Änderungen der in seiner Registrierungserklärung gemachten Angaben informiert?

Übt das Unternehmen eine Maklertätigkeit aus, die eine Registrierung als Makler erfordert?

Überprüfung der Debarred Party List

Hat das Unternehmen alle Parteien, die an seinen Transaktionen mit ITAR-kontrollierten Gütern beteiligt sind, überprüft, um sicherzustellen, dass diese Parteien nicht auf der Debarred Parties List der DDTC aufgeführt sind?

Anforderungen an die Exportfreigabe

Hat das Unternehmen die Ausfuhrverfahren für die Ausfuhr von ITAR-kontrollierten, nicht klassifizierten technischen Daten eingehalten?

Hat das Unternehmen die Ausfuhrverfahren für seine Exporte von ITAR-kontrollierter Hardware eingehalten?

Hat das Unternehmen die Ausfuhrverfahren für die Erbringung von Verteidigungsdienstleistungen eingehalten?

Reexporte und Retransfers

Wenn ein ITAR-kontrolliertes Gut ordnungsgemäß ausgeführt wurde (einschließlich ITAR-kontrollierter technischer Daten), wurde dann eine ordnungsgemäße Genehmigung für die Wiederausfuhr oder Weitergabe dieser Güter eingeholt?

Verwaltung von Lizenzen/Vereinbarungen

Hat das Unternehmen die Anforderungen für die ordnungsgemäße Verwaltung von Lizenzen und Vereinbarungen eingehalten?

See-Through-Regel

Hat das Unternehmen ein Gut exportiert, reexportiert oder weitergegeben, das ITAR-kontrollierte Teile, Komponenten, Anbauteile oder Zubehör enthält oder auf ITAR-kontrollierten technischen Daten basiert?

Berichte für Verkaufsprovisionen, Gebühren und politische Spenden

Haben das Unternehmen oder seine Verkäufer (gemäß der Definition in 22 CFR § 130.8) im Zusammenhang mit dem Verkauf von ITAR-kontrollierten Gütern Verkaufsprovisionen oder Gebühren in Höhe von mehr als 100.000 USD oder politische Spenden in Höhe von mehr als 5.000 USD gezahlt oder angeboten?

Empfang, Nachverfolgung, Kennzeichnung und Sicherheit von ITAR-kontrollierten Gütern

Sorgt das Unternehmen für angemessene Sicherheitsvorkehrungen in seinen Einrichtungen, um den unbefugten Zugang zu ITAR-kontrollierten Gütern zu verhindern (einschließlich des Zugangs durch ausländische Personen)?

Informiert das Unternehmen Kunden und andere Parteien, an die es ITAR-kontrollierte Güter weitergibt, in angemessener Weise darüber, dass es sich um ITAR-kontrollierte Güter handelt, indem es Bestimmungskontrollerklärungen und andere Formen der Benachrichtigung, z. B. gemäß 22 CFR § 123.9(b), verwendet? (Dies gilt sowohl für die Weitergabe in den USA als auch für die Weitergabe an Parteien im Ausland).

Kennzeichnet das Unternehmen alle ITAR-kontrollierten Produkte, technischen Daten und Software in seinen Einrichtungen ordnungsgemäß, um einen angemessenen Hinweis darauf zu geben, dass diese Gegenstände ITAR-kontrolliert sind?

Verarbeitung, Handhabung oder Weiterleitung von ITAR-kontrollierten Gütern

Verfolgt das Unternehmen ITAR-kontrollierte Güter, wenn es sie in seinen Einrichtungen erhält?

Kontrollen im IT-System des Unternehmens

Unterhält das Unternehmen angemessene Kontrollen in seinem IT-System, um den unbefugten Zugang, die Offenlegung und die Weitergabe von ITAR-kontrollierten technischen Daten und Software zu verhindern?

Fertigungslizenz- und Vertriebsvereinbarungen

Erteilt das Unternehmen Lizenzen für ITAR-kontrollierte technische Daten, um die Herstellung eines in der USML aufgeführten Artikels im Ausland zu ermöglichen?

Errichtet das Unternehmen ein Lager oder eine Vertriebsstelle im Ausland für Verteidigungsartikel, die aus den USA exportiert werden, um sie anschließend an Unternehmen in einem vom DDTC genehmigten Verkaufsgebiet zu vertreiben?

Handelsvermittlung

Hat sich das Unternehmen an "Vermittlungsgeschäften" im Sinne von 22 C.F.R. Part 129 beteiligt?

Wenn das Unternehmen Dritte beauftragt, im Namen des Unternehmens "Vermittlungsgeschäfte" im Sinne von § 129.2(a) und (b) zu tätigen, sind diese Dritten bei der DDTC gemäß 22 CFR Part 129 registriert?

Nutzung von ITAR-Ausnahmen

Hat sich das Unternehmen auf Ausnahmen von den ITAR-Anforderungen verlassen?

Verbotene Länder, bedeutende militärische Ausrüstung und wichtige Verteidigungsgüter

Hat das Unternehmen unerlaubte Geschäfte mit ITAR-kontrollierten Gütern mit einem der "§ 126.1 Verbotenen Länder" getätigt?

Als Verschlusssache eingestufte Verteidigungsgüter und technische Daten

Hat das Unternehmen bei der Ausfuhr von als Verschlusssache eingestuften Verteidigungsgütern und technischen Daten die Bestimmungen von 22 CFR § 125.3 und 125.9, einschließlich der Verwendung von DSP-85, sowie die NISPOM eingehalten?

Verpflichtungen bei der Zusammenarbeit mit Unterauftragnehmern und anderen Programmpartnern

Wird das Unternehmen bei der Transaktion mit Unterauftragnehmern, Teampartnern oder anderen unabhängigen Parteien zusammenarbeiten?

Benachrichtigung des Kongresses für Verteidigungsartikel und -vereinbarungen

Wurde der Kongress im Zusammenhang mit der Ausfuhr von Verteidigungsgütern, die die in 22 CFR § 123.15 festgelegten Schwellenwerte überschreiten, oder von wichtigen Verteidigungsgütern gemäß 22 CFR § 120.8 unterrichtet?

Wurden TAAs und MLAs für die Herstellung von Verteidigungsgütern im Ausland, die gemäß 22 CFR § 124.11 als bedeutende militärische Ausrüstung eingestuft sind, dem Kongress gemeldet?

Teile und Komponenten - Definition von "Specially Designed"

Fallen Teile, Komponenten, Anbauteile und Zubehör, die nach der Exportkontrollreform noch unter die USML-Bestimmungen fallen, unter die Definition von "Specially Designed" gemäß 22 CFR § 120.41?

ITAR-Güter, die bei Fusionen und Übernahmen erworben wurden

Führt das Unternehmen eine Übernahme durch?

Verfahren zur Begrenzung der illegalen Umleitung, Umladung und Wiederausfuhr

Besteht für das Unternehmen bei seinen Transaktionen das Risiko einer illegalen Umleitung, Umladung, Wiederausfuhr oder Rückverbringung?

Freiwillige Offenlegung

Hat das Unternehmen im Falle eines Verstoßes oder eines möglichen Verstoßes in Erwägung gezogen, eine freiwillige Meldung an das DDTC zu machen, um potenzielle Strafen zu verringern oder abzumildern und frühere Compliance-Risiken zu beseitigen?

Abzeichnung

Beobachtungen

Name der Compliance Manager*in

Unterschrift der Compliance Manager*in

Name der Abteilungsleiter*in

Name der Abteilung

Unterschrift der Abteilungsleiter*in

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Häufig gestellte Fragen

Was genau sind ITAR-Vorgaben, und warum sind sie wichtig?

ITAR-Vorgaben regeln den Export, die Weitergabe und den Umgang mit Verteidigungsgütern und -technologien, um die nationale Sicherheit der USA zu schützen. Sie sind wichtig, da Verstöße zu hohen Strafen, Lizenzentzug oder rechtlichen Konsequenzen führen können. Unternehmen, die mit solchen Gütern arbeiten, müssen sicherstellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen, um Risiken zu vermeiden.

Wie oft sollte ein Audit durchgeführt werden?

Ein Audit sollte mindestens einmal jährlich durchgeführt werden. In einigen Fällen, beispielsweise bei Änderungen in den Vorschriften oder internen Prozessen, kann es sinnvoll sein, häufiger zu prüfen. Regelmäßige Audits helfen dabei, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen rechtzeitig umzusetzen.

Welche Schritte sind notwendig, wenn ein Verstoß festgestellt wird?

Wenn ein Verstoß erkannt wird, sollte sofort der Reaktionsplan aktiviert werden. Dazu gehört, den Vorfall zu dokumentieren, die zuständigen Behörden zu informieren und Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Anschließend sollten die internen Prozesse überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, um zukünftige Verstöße zu verhindern.

Diese Vorlage, bereitgestellt von Lumiform, dient als hypothetisches Beispiel und Ausgangspunkt für Unternehmen, die unsere Plattform nutzen. Sie ist kein Ersatz für professionellen Rat. Unternehmen sollten qualifizierte Fachleute konsultieren, um die Angemessenheit und Rechtmäßigkeit dieser Vorlage in ihrem spezifischen Kontext sicherzustellen. Lumiform haftet nicht für Fehler, Auslassungen oder Handlungen, die auf der Grundlage dieser Vorlage vorgenommen werden.