Risikomanagement: Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen

Von betrieblichen Verzögerungen bis hin zu Naturkatastrophen – jedes Jahr stehen Unternehmen vor plötzlichen Herausforderungen, die sich oft nicht vermeiden lassen. Doch mit einem wirksamen Risikomanagement schaffst du ein zuverlässiges Sicherheitsnetz. Wenn du dir der Gefahren an deinem Arbeitsplatz bewusst bist und starke Kontrollmaßnahmen umgesetzt hast, wird dein Unternehmen widerstandsfähiger.

Lies weiter, um zu erfahren, wie du ein effektives Risikomanagement an deinem Arbeitsplatz einrichtest, inklusive praktischer Schritte zur Erstellung eines eigenen Plans. Mit diesem Leitfaden kannst du Risiken besser managen, dein Team schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stärken.

Was ist Risikomanagement?

Risikomanagement bedeutet, ein Rahmenwerk zu schaffen, um potenzielle Risiken und Gefahren, die mit einem Unternehmen verbunden sind, zu erkennen und anzugehen. Es ist ein zentraler Bestandteil von Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz – schließlich stehen Unternehmen immer wieder vor Risiken, die proaktiv angegangen werden müssen, damit sie nicht zu Unfällen oder Störungen führen.

Um Risikomanagement durchzuführen, benötigst du in der Regel Hilfsmittel wie Checklisten und Audits, um gründlich vorzugehen. Beispielsweise kannst du eine Risikomanagement-Checkliste bei regelmäßigen Inspektionen nutzen, um Probleme wie defekte Geräte oder Lücken in der Compliance zu identifizieren.

Darüber hinaus gibt es etablierte Standards wie ISO 31000 und NIST SP 800-30, denen viele Unternehmen weltweit folgen.

Vorteile des Risikomanagements

Risikomanagement ist längst eine unverzichtbare Praxis für Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen – und wird mittlerweile sogar erwartet. Hier sind die Gründe dafür:

• Mehr Sicherheit am Arbeitsplatz. Mit einem wirksamen Risikomanagement kannst du die Wahrscheinlichkeit von Unfällen und Verletzungen deutlich reduzieren.
• Bessere Einhaltung von Vorschriften. Es hilft deinem Unternehmen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und dadurch teure Strafen sowie rechtliche Probleme zu vermeiden.
• Höhere Effizienz. Indem du Risiken frühzeitig angehst, kannst du Störungen verhindern, effizienter arbeiten und sogar Kosten sparen.
• Bessere Entscheidungen. Wenn du die potenziellen Risiken und ihre Auswirkungen kennst, kannst du strategischer planen.
• Besserer Ruf und stärkeres Vertrauen. Wenn dein Unternehmen Risikomanagement priorisiert, werden sowohl Mitarbeitende als auch Kunden dich als zuverlässiger und verantwortungsbewusster wahrnehmen.

Mit den richtigen Risikomanagement-Praktiken können Unternehmen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil erlangen, sondern auch mit größerem Selbstvertrauen in die Zukunft blicken.

Häufige Risiken für Unternehmen

Hier sind die wichtigsten Risiken, die du im Rahmen des Risikomanagements berücksichtigen solltest:

• Betriebliche Risiken: Dazu gehören Ineffizienzen oder Störungen im Tagesgeschäft, wie etwa Geräteausfälle oder Verzögerungen in der Lieferkette.
• Finanzielle Risiken: Diese gefährden die Zahlungsfähigkeit oder Stabilität des Unternehmens, beispielsweise durch Liquiditätsengpässe oder steigende Betriebskosten.
• Compliance- und rechtliche Risiken: Verstöße gegen Branchenvorschriften oder Gesetze, wie Sicherheitsstandards, Arbeitsgesetze oder Datenschutzrichtlinien.
• Cybersecurity-Risiken: Dazu zählen Hacking, Phishing und Datenlecks, insbesondere da Unternehmen zunehmend auf digitale Hilfsmittel setzen.
• Umwelt- und Naturgefahren: Naturkatastrophen wie Überschwemmungen, Erdbeben oder Stürme können den Betrieb stören und die Infrastruktur beschädigen.
• Reputationsrisiken: Negative Berichterstattung oder Kontroversen in sozialen Medien, oft ausgelöst durch Fehler im Kundenservice.
• Personalrisiken: Herausforderungen wie hohe Fluktuation, unzureichende Schulungen oder Konflikte am Arbeitsplatz.

Mit einem durchdachten Risikomanagement kannst du diese Risiken gezielt angehen und dein Unternehmen widerstandsfähiger machen.

Drei wichtige Schritte im Risikomanagement

Ein Risikomanagement-Plan ist ein Dokument, das dir hilft, potenzielle Probleme während der Arbeit zu erkennen, zu bewerten und zu planen. Stell dir den Plan wie eine Straßenkarte vor, die dir jedes Schlagloch und jede gefährliche Kurve zeigt, sodass du sie vermeiden, umfahren oder zumindest gut vorbereiten kannst.

Das Ganze mag zunächst wie eine große Aufgabe wirken, aber es wird überschaubarer, wenn du den Prozess in klare Schritte unterteilst.

Schritt 1: Risiken identifizieren

Zuerst solltest du dir die Abläufe und das Umfeld deines Unternehmens genau ansehen, um mögliche Gefahren oder Störungen zu erkennen. Dazu gehören unter anderem:

• Geräte
• Aufgaben der Mitarbeitenden
• Der physische Arbeitsplatz
• Externe Faktoren wie Lieferanten oder Wetterbedingungen

Sprich mit Mitarbeitenden, Führungskräften und allen, die in den täglichen Betrieb involviert sind, da sie oft Risiken kennen, die dir vielleicht entgangen sind. Schau dir auch frühere Berichte, wie Unfallprotokolle, an, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren. Nimm dir für diesen ersten Schritt ausreichend Zeit – er ist die Grundlage für alle weiteren Schritte.

Beispiel: In einer Produktionshalle könntest du Risiken wie Maschinenausfälle, Chemikalienlecks oder unzureichende Schulungen erkennen.

Schritt 2: Risiken bewerten

Nachdem du die Risiken identifiziert hast, analysierst du sie gründlich, idealerweise mit Unterstützung von Fachleuten. Dabei solltest du dich zuerst auf die Risiken mit höchster Priorität konzentrieren.

Da du wahrscheinlich mehrere Risiken bewerten wirst, kannst du eine Risikomatrix verwenden. Diese einfache Tabelle hilft dir, Risiken basierend auf zwei Faktoren einzuordnen: der Wahrscheinlichkeit (wie wahrscheinlich es ist, dass sie eintreten) und der Auswirkung (wie schwerwiegend die Konsequenzen wären). Anschließend platzierst du jedes Risiko auf der Matrix, je nachdem, wie es diese beiden Kriterien erfüllt.

Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit und schwerwiegenden Auswirkungen haben oberste Priorität. Risiken mit geringer Wahrscheinlichkeit und geringen Auswirkungen kannst du später angehen.

Beispiel: Unfälle mit Gabelstaplern hätten höchste Priorität, da Gabelstapler täglich genutzt werden und unsachgemäßer Gebrauch Verletzungen oder sogar Todesfälle verursachen kann. Ergonomische Probleme (wie eine schlechte Schreibtischanordnung) in einem Büro hätten hingegen eine niedrigere Priorität, da sie weniger dringend sind.

Um die Risikobewertung zu erleichtern, kannst du Vorlagen von Lumiform herunterladen, die dich mit klaren Anweisungen durch den Prozess führen.

Schritt 3: Korrekturmaßnahmen

Ein Risikomanagement-Plan beschreibt die Strategien und Ressourcen, die du benötigst, um die oben bewerteten Risiken zu kontrollieren und ihre Auswirkungen zu minimieren. Beginne damit, die Risiken nach ihrer Priorität zu ordnen, und lege dann für jedes Risiko konkrete Korrekturmaßnahmen fest.

Beispiel: Wenn Datenlecks für dein Unternehmen ein hohes Risiko darstellen, könnte dein Plan Maßnahmen wie die Einführung von Multi-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Software-Updates, Datenverschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsschulungen für Mitarbeitende umfassen.

Weise klare Verantwortlichkeiten zu, damit jedes Teammitglied seine Rolle im Umgang mit Risiken kennt, und setze Fristen für die Umsetzung der Maßnahmen. Für weniger kritische Risiken könnte dein Plan regelmäßige Überwachungen oder periodische Prüfungen vorsehen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin beherrschbar bleiben.

Schritt 4: Überwachung

Risikomanagement endet nicht mit der Umsetzung der Korrekturmaßnahmen – es ist ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Überwachung erfordert, da sich Risiken mit der Zeit entwickeln können. Überprüfe regelmäßig, ob die Maßnahmen wie geplant wirken und ob sie noch zur aktuellen Situation passen.

Um Risiken effektiv zu überwachen, lege regelmäßige Kontrollen und Aktualisierungen fest. Plane beispielsweise monatliche Audits für risikoreiche Bereiche wie Gerätesicherheit oder Compliance-Dokumentation und schaffe ein System, damit Mitarbeitende neue Risiken melden können.

Halte auch Stakeholder über Änderungen im Risikomanagement-Plan auf dem Laufenden und biete kontinuierliche Schulungen an, damit alle ihre Verantwortlichkeiten kennen.

App und Software für Risikomanagement-Checklisten

Mit der mobilen App von Lumiform kannst du deinen Risikomanagement-Plan ganz einfach auf deinem Smartphone speichern, Berichte nach Inspektionen automatisch erstellen und diese nahtlos mit den relevanten Personen teilen. Die Desktop-Software ermöglicht dir, Risikomanagement-Checklisten oder Formulare zu erstellen und die vor Ort gesammelten Daten auszuwerten. Dadurch reduzierst du das Risiko von Qualitätsverlusten, Dokumentationsfehlern und Reputationsschäden erheblich.

Die Nutzung von Lumiform in deinem digitalen Risikomanagement-Prozess hilft dir, umfassende Datensätze zu erstellen, die deine Entscheidungen besser unterstützen und die Compliance in deinem Unternehmen fördern. Der Verzicht auf papierbasierte Risikomanagement-Vorlagen spart dir Zeit und Geld. Nutze die Vorteile der Digitalisierung für dein Risikomanagement:

• Generiere Echtzeitdaten über deine Prozesse. Dadurch kannst du Risiken und Sicherheit erstmals messbar machen und die Daten zur kontinuierlichen Optimierung deiner Abläufe nutzen.
• Erhalte einen umfassenden Überblick über alles, was vor Ort passiert.
• Erstelle Risikomanagement-Berichte automatisch, sodass du dir die manuelle Nachbearbeitung sparen kannst.
• Teile Berichte sofort mit mehreren Empfängern in verschiedenen Formaten.
• Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Löse Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor dank effizienterer Kommunikation im Team, mit Dritten und der Führungsebene sowie durch schnellere Berichterstattung.
• Spare Zeit durch eine einfachere Analyse aller Daten und eine schnellere Identifikation von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen.
• Verbessere kontinuierlich Qualität und Sicherheit: Mit dem flexiblen Formular-Baukasten kannst du interne Prüfungen und Prozesse laufend optimieren. Die App führt Prüfer durch die Inspektion – Schulungen sind nicht erforderlich.
• Einfache Bedienung ohne Spielraum für Fehler: Die App ist deutlich weniger komplex als papierbasierte oder Excel-Listen und erleichtert das Dokumentieren oder Ausfüllen von Risikomanagement-Checklisten.

Starte noch heute mit Lumiform und erlebe, wie die digitale Lösung dein Risikomanagement effizienter und sicherer macht.