Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Büro: Ein praktischer Leitfaden zur Vermeidung häufiger Gefahren

Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit im Büro gehen über die Vermeidung von Unfällen hinaus – es geht auch darum, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich alle sicher fühlen und entfalten können. Dazu gehört die Vermeidung häufiger Gefahren wie Stolpern über Kabel sowie die Bewältigung weniger offensichtlicher Risiken wie schlechte Beleuchtung oder Ergonomie. Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen schützt du die Mitarbeitenden vor Schäden und steigerst die Moral und Produktivität.

Dieser Leitfaden bietet praktische Tipps, um dein Büro sicher und effizient zu gestalten, sowie ein digitales Checklisten-Hilfsmittel, damit du alles richtig umsetzen kannst.

Warum ist Arbeitssicherheit im Büro wichtig?

Arbeitgeber haben die moralische Verantwortung, einen Arbeitsplatz ohne ernsthafte Gefahren zu bieten und sicherzustellen, dass sich die Mitarbeitenden sicher fühlen. Die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien fördert das Wohlbefinden von Mitarbeitenden und Arbeitgebern und verhindert Unfälle, die zu Sachschäden, Verletzungen oder im schlimmsten Fall zum Verlust von Menschenleben führen könnten.

Um die Arbeitssicherheit im Büro zu gewährleisten, ist es sinnvoll, Checklisten zu verwenden, damit keine Sicherheitsmaßnahme versehentlich übersehen oder vergessen wird. Zu diesen Maßnahmen können ergonomische Bewertungen, die Zuweisung und Schulung von Mitarbeitenden, die Dokumentation von Vorfällen und die Durchführung von Risikobewertungen gehören.

Die Aufzeichnung von Gesundheits- und Sicherheitsdaten ist wichtig, da sie als Nachweis für die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß dem Arbeitsschutzgesetz dient. Inspektionen und Unfallberichte, Schulungsmaterialien und Risikobewertungen sind Beispiele für Dokumente, die als gesetzliche Anforderung dokumentiert und aufbewahrt werden sollten.

Häufige Gefahren im Büro

Büros, wie andere Arbeitsumfelder, bergen viele Gefahren, die den laufenden Betrieb beeinträchtigen und Mitarbeitenden schaden können. Einige Gefahren sind häufiger und stellen aufgrund ihrer Häufigkeit ein größeres Risiko dar. Diese sind:

1. Ausrutschen/Stolpern über verschüttete Flüssigkeiten und Gegenstände: Dieses Problem kannst du durch gute Ordnung lösen. Achte darauf, dass verlegte Kabel keine Stolperfallen darstellen. Alle Räume und Flure sollten gut beleuchtet sein, und Wege sowie Flure sollten frei von Hindernissen sein.
2. Manuelles Hantieren mit schweren Materialien: Mitarbeitende sollten selbst einschätzen, ob sie schwere Materialien heben können oder nicht. Falls nicht, sollten sie ermutigt werden, Hilfe von Kolleg:innen zu holen.
3. Schlecht gestaltete Arbeitsplätze: Ergonomische Gefahren durch Sitzen und Computernutzung sollten ernst genommen werden. Die Körperhaltung der Mitarbeitenden ist wichtig, um Unbehagen oder muskuloskelettale Schäden zu vermeiden. Jede:r Mitarbeitende sollte in ergonomisch korrektem Verhalten geschult werden.
4. Stürze aus der Höhe: Stürze aus jeder Höhe können Prellungen und Brüche verursachen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Stühle und Leitern im Büro in gutem Zustand sind.
5. Stressbedingte Gefahren: Stress am Arbeitsplatz hat mehrere Ursachen, wie eine hohe Arbeitsbelastung, schlechte Work-Life-Balance oder sogar Mobbing. Jedes Unternehmen sollte Richtlinien zu Arbeitszeiten, Urlaub und Arbeitsbelastung entwickeln, um Burnout zu verhindern, sowie Mitarbeitende darin schulen, ihren Stress zu erkennen und zu managen.
6. Elektrische und Brandgefahren: Brand- und elektrische Gefahren sind oft mit defekter Ausrüstung und Maschinenexplosionen verbunden, die Verbrennungen, Sachschäden und sogar Todesfälle verursachen können. Alle Mitarbeitenden müssen darin geschult werden, Brandschutzgefahren zu erkennen und zu melden, und es sollte ein Evakuierungsplan für Notfälle vorhanden sein.

Best Practices für Arbeitssicherheit im Büro

Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten, gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Arbeitgebers. Arbeitsunfälle können zu langen Ausfällen führen und Personalmangel verursachen. Um diese Probleme zu vermeiden, hier einige Tipps zur Sicherung des Arbeitsplatzes

1. Büro-Sicherheitsrundgänge durchführen

Jeder kennt die Person, die ständig in Bandagen steckt oder gegen Dinge stößt. Für Mitarbeitende, die ihre Umgebung nicht wahrnehmen, ist es besser, Hindernisse aus dem Weg zu räumen, bevor es zu ernsthaften Schäden kommt. Diese kleinen Gefahren, wie schlechte Beleuchtung oder Hindernisse, sind oft am gefährlichsten, weil sie übersehen werden.
Organisiere ein Team, das regelmäßig durch das Büro geht und Sicherheitsprotokolle befolgt. Achte auf die verschiedenen Bereiche und beobachte die Arbeitsbedingungen, um potenzielle Risiken zu erkennen.

2. Sicherheitsbeauftragten ernennen

Neben den Mitarbeitenden haben viele Unternehmen einen Sicherheitsbeauftragten, der das Management bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen unterstützt. Große Unternehmen oder solche mit hohen Risiken, wie die Luftfahrt, profitieren von jemandem, der ausschließlich Gefahren identifiziert und beseitigt. Auch kleine Unternehmen können davon profitieren, jemanden für die Arbeitssicherheit zu ernennen, obwohl dieser oft noch andere Aufgaben hat.

Zu den Hauptaufgaben eines Sicherheitsbeauftragten gehört es, sicherzustellen, dass alle Brandschutzdokumente aktuell sind. Weniger bekannte Aufgaben betreffen Ergonomie, Ordnung und Sicherheit vor Ort.

3. Sicherheits-Checklisten nutzen

Sich auf das Gedächtnis zu verlassen, um das Büro auf Gefahren zu prüfen, erhöht die Fehlerquote. Deshalb ist eine Sicherheits-Checkliste ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Sicherheitsbeauftragten, um eine sichere Arbeitsumgebung zu schaffen.

Lumiform bietet bereits fertige Sicherheits-Checklisten, die du kostenlos bearbeiten und herunterladen kannst.
Checklisten bieten eine strukturierte Vorgehensweise für Inspektionen, indem sie jede Aufgabe und ihre Gefahren auflisten. So erhöhen sie nicht nur die Effizienz, sondern auch die Genauigkeit.

Bestandteile einer Büro-Sicherheitscheckliste

Sicherheitsprogramme und Standards helfen dabei, Bürogefahren schneller zu erkennen und die Wahrscheinlichkeit von Unfällen am Arbeitsplatz zu verringern! Arbeitgeber sollten sich auf sichere Arbeitspraktiken und Protokolle konzentrieren, um Risiken im Büro zu minimieren!

Hier sind die Punkte, die bei der Gefährdungsbeurteilung zu beachten sind:

Büroraum

Verletzungen verhinderst du, indem du die Mitarbeitenden anweist, ihre Arbeitsplätze stets frei von Unordnung zu halten! Diese Regel erleichterst du, indem du jeder Person 11,6 bis 20,9 Quadratmeter nutzbaren Büroraum zur Verfügung stellst! Für Bürozellen wird empfohlen, 5,6 bis 10,2 Quadratmeter pro Person bereitzustellen!

Es gibt auch spezielle Anforderungen an die Höhe des Büros, die eingehalten werden müssen! Diese sogenannte lichte Höhe darf nicht weniger als 2,74 Meter betragen! Mit dieser lichten Höhe stellst du sicher, dass ein Teil des Tageslichts durch die Fenster einfallen kann!

Dies ist von großer Bedeutung, um das körperliche und geistige Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu erhalten!

Anordnung der Arbeitsausstattung im Raum

Alle Möbel und Arbeitsgegenstände sollten praktisch im Raum angeordnet sein! Achte darauf, dass die Platzierung der Möbel die Bewegungsfreiheit nicht einschränkt! Befinden sich Objekte auf dem Boden, müssen sie entfernt werden, um Verletzungen zu vermeiden! Du kannst auch Schulungsprogramme durchführen, um das Personal über die korrekte Nutzung der Büroausstattung zu informieren und ergonomische Verletzungen zu reduzieren!

Beleuchtungsverhältnisse

Um die Arbeitssicherheit im Büro zu unterstützen, ist es wichtig, für ausreichende Beleuchtung zu sorgen! Achte darauf, dass Sicherheitszeichen oder Etiketten gut beleuchtet sind, damit die Mitarbeitenden wichtige Anweisungen zu Gesundheit und Sicherheit lesen können! Diese Schilder warnen vor potenziellen Gefahren und verstärken das Notfalltraining!

Innenraumklima

Das Büro sollte ein arbeitsfreundliches Klima haben! Die Raumtemperatur sollte zwischen 20°C und 22°C liegen! Ist das Büro zu kalt oder zu heiß, beeinträchtigt das die Konzentration und den Fokus der Mitarbeitenden negativ! Es ist auch gut, regelmäßige Wartungen der Klimaanlage durchzuführen und Luftreiniger oder sogar Grünpflanzen hinzuzufügen, um die Luftzirkulation und -qualität zu verbessern!

Arbeitsfläche

Da du die meiste Arbeitszeit am Schreibtisch verbringst, ist ein bequemer Arbeitsplatz essenziell! Die Größe der Arbeitsfläche sollte groß genug sein, damit alle Utensilien bequem passen und die Bewegungsfreiheit nicht eingeschränkt wird! Die Höhe des Tisches muss auch an die Körpergröße angepasst werden, um Rückenprobleme zu vermeiden!

Bürostühle

Regelmäßige Nutzung von Bürostühlen kann sie anfällig für Schäden machen! Du solltest regelmäßig die Integrität der Bürostühle überprüfen und sicherstellen, dass die maximale Tragfähigkeit von keinem Mitarbeitenden überschritten wird!

Dies sind nur einige Beispiele für Sicherheitsprogramme, die du im Büro implementieren kannst, um Gefahren zu erkennen! Da jedoch nicht alle Standards für jeden Arbeitsplatz gelten, ist es wichtig, zuerst eine Standortinspektion oder Risikobewertung durchzuführen, um Sicherheitsprogramme zu erstellen, die zu deinem Arbeitsumfeld passen!

Lumiforms digitale Lösung für Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz im Büro

Ausfallzeiten durch kranke oder verletzte Mitarbeitende können teuer werden! Schütze deine Teammitglieder und dich selbst, indem du regelmäßig die Compliance über eine mobile App überprüfst! Um Gesundheit und Sicherheit in deinen Arbeitsalltag zu integrieren, lohnt es sich, eine Checklisten-App zu nutzen!

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