Einen kurzen und prägnanten Statusbericht zu einem Projekt zu erstellen, ist immer wieder eine Herausforderung. Eine fertige Vorlage zu nutzen oder sich eine zu erstellen, ist die passende Lösung. Erfahre, was du dabei beachten solltest, um am Ende den perfekten Statusbericht abzugeben.
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Der Projektstatusbericht ist ein wichtiges Tool im Projektmanagement. Jedes Projekt hat Auftraggeber, die über den aktuellen Stand auf dem Laufenden gehalten werden möchten. In einem Statusbericht lässt sich der Fortschritt eines laufenden Geschäftsprojekts oder -plans kurz und knapp festhalten. Damit dies auch wirklich gelingt, ist der Einsatz einer Vorlage ratsam.
Der Projektstand soll kurz und übersichtlich gehalten werden, damit die wesentlichen Punkte sofort erfasst und besprochen werden können. In der Vorlage bewerten Projektmanager die wichtigsten Bereiche wie Zeit, Qualität und Budget bewertet. Ein Projektstatusbericht ist im Wesentlichen eine Zusammenfassung der durchgeführten Aufgaben, To-Dos und des aktuellen Status des Projekts.
2. Der Inhalt einer Statusberichtvorlage
3. Digitale Technologie, die den Berichtsprozess rationalisiert
Der Zweck von einem Projektstatusbericht ist es, sicherzustellen, dass Ziele und Ergebnisse erreicht und die wichtigsten Interessengruppen auf dem Laufenden gehalten werden. Dieser Bericht kann täglich, wöchentlich oder monatlich während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts erstellt werden. Es spricht viel dafür, einen solchen Projektstatusberichtes im Unternehmen einzusetzen:
1. Verbessert die Kommunikation innerhalb des Teams.
2. Hält die Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden.
3. Rationalisiert den Berichtsprozess.
4. Ermöglicht es, Maßnahmen für identifizierte Risiken und potenzielle Gefahren zu ergreifen.
5. Verbessert die zur Zielerreichung notwendigen Unterstützungssysteme.
Es ist hilfreich, den Projektstatusbericht immer gleich aufzubauen, um den Fortschritt besser verfolgen zu können. Daher ist es am besten immer nur eine Vorlage zu verwenden. Für alle Beteiligten ist es wesentlich einfacher alle Informationen aufzunehmen und die wichtigen Punkte herauslesen.
Der Inhalt eines Projektstatusberichte sollte nicht überfrachtet sein und sich auf die wesentliche Punkte beschränken.
Jede Vorlage zu einem Projektstatusbericht beginnt mit dem Berichtskopf. Hier werden die allgemeinen Projektinformationen angegeben:
Der Projektstatusbericht selbst in 8 Bereiche gegliedert. Den größten Anteil nimmt der erste Teil ein:
Der RAG-Status ist wesentliches Element eines Fortschrittsberichts. RAG steht für Rot, Gelb und Grün. Jede Farbe zeigt den aktuellen Status eines wichtigen Leistungsbereichs an, der typischerweise Qualität, Zeit, Umfang und Budget umfasst.
In diesem Abschnitt wird eingeschätzt, ob es Risiken im Projekt gibt und welche das sein könnten. Außerdem werden Maßnahmen getroffen, um ihr Auftreten zu minimieren.
Die Projektressourcen wie die beteiligten Mitarbeiter und Maschinen gehören ebenfalls in den Statusbericht. Dabei wird festgestellt, welche Ressourcen eingeplant wurden und welche wirklich vorhanden sind.
Am Anfang eines jeden Projekts wird ein Budget, die sogenannten “Sollkosten” festgelegt. In diesem Teil des Statusberichts werden die Sollkosten mit den Istkosten verglichen. Ein Minusbetrag wird mit Rot dargestellt.
Die Termine lassen sich in einer Vorlage für den Projektstusbericht einfach mit “OK” oder nicht in Ordnung “NOK” ankreuzen. Dann erscheinen die Terminindikatoren Grün oder Rot. Bei vielen Terminen in einem Projekt können auch Meilensteine vergeben werden.
An dieser Stelle wird notiert, was auf dem aktuellen Stand folgt, um mit dem Projekt voran zu kommen.
Währen der Besprechung des Projektstatusberichts können an dieser Stelle der Vorlage vom Auftraggeber oder anderen beteiligten Personen Bermerkungen notiert werden.
Der Projektstatusbericht oder das Fortschrittsbericht verlangt das wichtige Statusmeldung fortlaufend erfasst und bereitgestellt werden. Eine papierbasierte Vorlage für alle Informationen erfordert zusätzlichen Aufwand beim Erstellen des anschließenden Berichts.
Mit der mobile App von Lumiform können Informationen für den Projektstatusbericht in der Vorlage einfach per Tablet oder Smartphone gesammelt werden - online oder offline. Mit der Desktop-Software wird die Vorlage erstellt und die gesammelten Daten ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Dokumentations- und Analysefehler minimiert.
Die Dokumentation des Projektfortschritts fällt mit Lumiform jedem Projektmanager leichter, indem er alles zunächst mit der mobile App erfasst und vom System durch alle Dokumentationsprozesse geführt wird. Eine saubere, transparente Dokumentation hilft dabei, Fehler zu vermeiden und den Projektstatus richtig zu erfassen. Lumiform bietet Projektmanagern und ihrem Team noch viele weitere Vorteile:
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