Der perfekte Statusbericht: Die Vorlage als hilfreiches Tool im Projekt

Weshalb braucht es für den Statusbericht eine Vorlage?

Der Projektstatusbericht ist ein wichtiges Tool im Projektmanagement. Jedes Projekt hat Auftraggeber, die über den aktuellen Stand auf dem Laufenden gehalten werden möchten. In einem Statusbericht lässt sich der Fortschritt eines laufenden Geschäftsprojekts oder -plans kurz und knapp festhalten. Damit dies auch wirklich gelingt, ist der Einsatz einer Vorlage ratsam.

Der Projektstand soll kurz und übersichtlich gehalten werden, damit die wesentlichen Punkte sofort erfasst und besprochen werden können. In der Vorlage bewerten Projektmanager die wichtigsten Bereiche wie Zeit, Qualität und Budget bewertet. Ein Projektstatusbericht ist im Wesentlichen eine Zusammenfassung der durchgeführten Aufgaben, To-Dos und des aktuellen Status des Projekts.

Dieser Artikel behandelt:

1. 5 Vorteile einer Vorlage

2. Der Inhalt einer Statusberichtvorlage

3. Digitale Technologie, die den Berichtsprozess rationalisiert

Die 5 Vorteile einer Vorlage

Der Zweck von einem Projektstatusbericht ist es, sicherzustellen, dass Ziele und Ergebnisse erreicht und die wichtigsten Interessengruppen auf dem Laufenden gehalten werden. Dieser Bericht kann täglich, wöchentlich oder monatlich während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts erstellt werden. Es spricht viel dafür, einen solchen Projektstatusberichtes im Unternehmen einzusetzen:

1. Verbessert die Kommunikation innerhalb des Teams.

2. Hält die Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden.

3. Rationalisiert den Berichtsprozess.

4. Ermöglicht es, Maßnahmen für identifizierte Risiken und potenzielle Gefahren zu ergreifen.

5. Verbessert die zur Zielerreichung notwendigen Unterstützungssysteme.

Was muss alles in einen Statusbericht?

Es ist hilfreich, den Projektstatusbericht immer gleich aufzubauen, um den Fortschritt besser verfolgen zu können. Daher ist es am besten immer nur eine Vorlage zu verwenden. Für alle Beteiligten ist es wesentlich einfacher alle Informationen aufzunehmen und die wichtigen Punkte herauslesen.

Der Inhalt eines Projektstatusberichte sollte nicht überfrachtet sein und sich auf die wesentliche Punkte beschränken.

Jede Vorlage zu einem Projektstatusbericht beginnt mit dem Berichtskopf. Hier werden die allgemeinen Projektinformationen angegeben:

• Projektname
• Projektnummer
• Name des/der Projektleiters/in
• Erstellungsdatum
• Name des/der Besichtserstellers/in

Der Projektstatusbericht selbst in 8 Bereiche gegliedert. Den größten Anteil nimmt der erste Teil ein:

1. Projektphasen

1. Initialisierung
   Das Projektteam wird zusammengestellt und die Projektgrenzen und -ziele abgesteckt. Ein Projektplan wird erstellt, der alle Projektphasen mit Unterschritten enthält.
2. Analyse
   Grundlegende Analysen werden erarbeitet und Fragen wie, Was ist der aktuelle Stand?, Welche Schwierigkeiten sind aufgetreten? und Was läuft gut?, beantwortet.
3. Grobkonzept
   Es wird ein Grobkonzept aus den Erkenntnissen der Analysephase und unter Berücksichtigung der Projektziele erstellt.
4. Detaillkonzept
   Die nächsten Projektschritte werden aus dem Grobkonzept abgeleitet, was wiederum das Detailkonzept ergibt.
5. Umsetzung
   Mit dem Detailkonzept beginnt die Umsetzung der Projektpunkte.
6. Abschluss
   Zum Schluss wird das komplette Projekt noch einmal resümiert. Dazu zählt eine Bewertung, was gut lief und was wenig gut, sowie eine Einschätzung darüber, was eventuell verbessert werden kann bzw. nicht umgesetzt wurde.

2. Das RAG-Status-Rating-System

Der RAG-Status ist wesentliches Element eines Fortschrittsberichts. RAG steht für Rot, Gelb und Grün. Jede Farbe zeigt den aktuellen Status eines wichtigen Leistungsbereichs an, der typischerweise Qualität, Zeit, Umfang und Budget umfasst.

1. ROT - diese Farbe macht deutlich, dass das Projekt signifikante Probleme und Hindernisse aufweist, die nicht vom Projektmanager allein bewältigt werden können. Diese Probleme müssen an die Auftraggeber oder den Projektvorstand weitergeleitet werden, damit die Korrekturmaßnahmen sofort umgesetzt werden.
2. GELB - diese Farbe weist darauf hin, dass noch Probleme auftreten, die aber vom Projektmanager und dem Team behoben werden können. Demnach muss das Projektboard noch aktualisiert werden und über die Angelegenheit informiert werden.
3. GRÜN - diese Farbe deutet an, dass das Projekt nun reibungslos läuft und alle Aspekte innerhalb der Toleranz liegen.

3. Projektrisiken

In diesem Abschnitt wird eingeschätzt, ob es Risiken im Projekt gibt und welche das sein könnten. Außerdem werden Maßnahmen getroffen, um ihr Auftreten zu minimieren.

4. Projektressourcen

Die Projektressourcen wie die beteiligten Mitarbeiter und Maschinen gehören ebenfalls in den Statusbericht. Dabei wird festgestellt, welche Ressourcen eingeplant wurden und welche wirklich vorhanden sind.

5. Projektkosten

Am Anfang eines jeden Projekts wird ein Budget, die sogenannten “Sollkosten” festgelegt. In diesem Teil des Statusberichts werden die Sollkosten mit den Istkosten verglichen. Ein Minusbetrag wird mit Rot dargestellt.

6. Projekttermine

Die Termine lassen sich in einer Vorlage für den Projektstusbericht einfach mit “OK” oder nicht in Ordnung “NOK” ankreuzen. Dann erscheinen die Terminindikatoren Grün oder Rot. Bei vielen Terminen in einem Projekt können auch Meilensteine vergeben werden.

7. Nächste Projektschritte

An dieser Stelle wird notiert, was auf dem aktuellen Stand folgt, um mit dem Projekt voran zu kommen.

8. Anmerkungen

Währen der Besprechung des Projektstatusberichts können an dieser Stelle der Vorlage vom Auftraggeber oder anderen beteiligten Personen Bermerkungen notiert werden.

Auswahl der richtigen Technologie für den Projektstatusbericht

Der Projektstatusbericht oder das Fortschrittsbericht verlangt das wichtige Statusmeldung fortlaufend erfasst und bereitgestellt werden. Eine papierbasierte Vorlage für alle Informationen erfordert zusätzlichen Aufwand beim Erstellen des anschließenden Berichts.

Mit der mobile App von Lumiform können Informationen für den Projektstatusbericht in der Vorlage einfach per Tablet oder Smartphone gesammelt werden - online oder offline. Mit der Desktop-Software wird die Vorlage erstellt und die gesammelten Daten ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Dokumentations- und Analysefehler minimiert.

Die Dokumentation des Projektfortschritts fällt mit Lumiform jedem Projektmanager leichter, indem er alles zunächst mit der mobile App erfasst und vom System durch alle Dokumentationsprozesse geführt wird. Eine saubere, transparente Dokumentation hilft dabei, Fehler zu vermeiden und den Projektstatus richtig zu erfassen. Lumiform bietet Projektmanagern und ihrem Team noch viele weitere Vorteile:

• Mit dem flexiblen Formularbaukasten wird jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in eine digitale Vorlage umgewandelt.
• Lumiform bietet über 12.000 einsatzfertige Vorlagen, damit sofort digital durchgestartet werden kann.
• Echtzeit-Daten über den Projektfortgang generieren. Damit wird der Fortschitt messbar gemacht und Prozesse können anhand von Daten stetig optimiert werden.
• Bekomme einen Überblick über alles was in den einzelnen Projektphasen geschieht.
• Zeit sparen durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen.
• Alle Prüfungsergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Stakeholder verschickt werden.
• Kontinuierliche Verbesserung der Projektumsetzung: Durch den flexiblen Formular-Baukasten können interne Prozesse stetig optimiert werden. Da Lumiform den Mitarbeiter durch die Vorlage führt, muss keine Schulung stattfinden.