Was ist die Sarbane Oxley Compliance (SOX)?
Der Kongress der Vereinigten Staaten hat den Sarbanes-Oxley Act von 2002 erlassen, um die Öffentlichkeit vor unethischen und betrügerischen Praktiken von Unternehmen zu schützen. Als Ergebnis einer Reihe von Finanzskandalen sollen SOX-Compliance-Audits die Rechenschaftspflicht und Transparenz in der Finanzberichterstattung erhöhen und gleichzeitig eine angemessene Kontrolle und Ausgewogenheit in Unternehmen sicherstellen.
Dieses Gesetz gilt für alle in den USA ansässigen börsennotierten Unternehmen, für internationale Unternehmen, die im Besitz eines bei der SEC registrierten handelbaren finanziellen Vermögenswerts wie Aktien sind, sowie für Buchhaltungs- und Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die Dienstleistungen für die oben genannten Unternehmen erbringen.
In diesem Artikel werden die folgenden Punkte erläutert:
1. Die 4 wichtigsten Anforderungen der SOX Compliance
2. Wie du dich auf ein SOX-Audit vorbereitest
3. Der Nutzen digitaler Checklisten für die SOX Compliance
Was sind die wichtigsten Anforderungen der SOX Compliance?
Die Bestimmungen des SOX Law lassen sich in diesen vier Hauptanforderungen zusammenfassen, die öffentliche Unternehmen erfüllen müssen:
- Alle Jahresabschlüsse müssen von unabhängigen Wirtschaftsprüfern geprüft und in regelmäßigen Abständen vorgelegt werden.
- Jede wesentliche Veränderung, die den Marktwert der Wertpapiere des Unternehmens und seine finanzielle Lage beeinflussen kann, muss der Öffentlichkeit unverzüglich mitgeteilt werden.
- Es müssen strenge interne Kontrollen eingeführt werden, um Betrug zu erkennen und zu vermeiden und die Integrität der Finanzinformationen des Unternehmens zu schützen. Dazu gehören finanzbezogene und IT-bezogene Kontrollen.
- Eine Beurteilung der internen Kontrollen, die von unabhängigen Wirtschaftsprüfer*innen geprüft und genehmigt wurde, sollte von den Unternehmen jedes Jahr vorgelegt werden.
Wie bereitet man sich auf ein SOX-Audit vor?
Allen Anforderungen der SOX Compliance gerecht werden zu wollen, kann eine einschüchternde Aufgabe sein, bei der es viel Raum für Fehler gibt. Es gibt jedoch einige Schritte, die du im Vorfeld unternehmen kannst, um auf die Prüfungsphase gut vorbereitet zu sein.
- Erstelle einen Plan und lege die Fristen fest
Um sicherzustellen, dass alle relevanten Berichte rechtzeitig zur Verfügung stehen, musst du einen umfassenden Plan erstellen, was zu tun ist und wann es fertig sein muss. Es wird empfohlen, einen Plan zu erstellen, der vom laufenden Geschäftsjahr bis zu dem Zeitraum reicht, an dem du die SOX-Vorschriften vollständig erfüllen musst.
- Suche dir Hilfe, um die SOX Compliance zu verbessern
Um die Anforderungen der SOX Compliance zu erfüllen, kannst du dir Hilfe von Organisationen in Anspruch nehmen, die über etablierte Rahmenmodelle verfügen, die speziell für die Stärkung der internen Kontrollen und die Vorbereitung auf das SOX-Audit entwickelt wurden. Hier sind einige, die du in Betracht ziehen kannst:
- COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Es kann dich bei der Einrichtung der internen Kontrollen in deinem Unternehmen unterstützen.
- COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology): Sie können dir dabei helfen, die Konformität deiner IT-Prozesse zu gewährleisten.
- ITGI (The Information Technology Governance Institute): Ihr Referenzmodell können als Leitfaden für interne Kontrollen und die Einhaltung von IT-Richtlinien dienen, wobei der Schwerpunkt auf sicherheitsbezogenen Kontrollen liegt.
- Führe Risikobewertungen durch
Durch eine Risikobewertung kannst du potenzielle Problembereiche ermitteln, die du mit deinem SOX-Compliance-Plan angehen willst.
- Führe eine umfassende interne Bewertung durch
Jeder Teil deines Unternehmens – primäre Abteilungen und sekundäre Tätigkeiten – muss die Vorschriften einhalten. Um dies zu gewährleisten, musst du alle Prozesse und Verfahren bewerten, die im Unternehmen eingesetzt werden.
- Dokumentiere alle deine Prozesse
Eine detaillierte Auflistung der Prozesse kann den nortwendigen Kontext für einen transparenteren Informationsfluss schaffen. Vergewiser dich, dass du den Prozess der Finanzberichterstattung deines Unternehmens zusammen mit den beteiligten Schlüsselpersonen dokumentieren. Ein weiterer wichtiger Punkt, der gut dokumentiert werden muss, sind die Verfahren, die zum Schutz vor betrügerischen Bedrohungen und finanziellen Risiken eingerichtet wurden.
- Bewertung der IT-bezogenen Kontrollen
Die Bewertung der internen IT-Kontrollen wird dir helfen, mit den besten Praktiken der Branche in Bezug auf die Datensicherheit Schritt zu halten und einen besseren Schutz vor Manipulationen zu gewährleisten. Du kannst eine IT-Checkliste speziell für die SOX-Compliance einführen, um die Sicherheit der IT-Infrastruktur in deinem Unternehmen zu erhöhen, indem du verhinderst, dass etwas übersehen wird.
- Bewerte deine Drittanbieter
Achten auf das, was deine Zulieferer machen, um sicherzustellen, dass sie alle Bereiche abdecken. Wenn es bei einem Lieferanten zu einem Sicherheits- oder Datenverstoß kommt, kann das Unternehmen trotzdem haftbar gemacht werden.
- Stelle die internen Kontrollen auf den Prüfstand
Du musst sicherstellen, dass deine internen Kontrollen, insbesondere die Schlüsselkontrollen in deiner Risikobewertung, so funktionieren, wie sie sollten. - Identifiziere und korrigiere die Schwachstellen
Alle festgestellten Mängel solltesten du beheben und bei Bedarf melden. Bei erheblichen Mängeln muss nur die Geschäftsleitung auf dem Laufenden gehalten werden. Wesentliche Mängel hingegen müssen in einem entsprechenden Formblatt veröffentlicht werden.
- Kommuniziere und aktualisiere regelmäßig
Eines der Hauptziele von SOX ist eine erhöhte Transparenz und Rechenschaftspflicht. Das bedeutet, dass deine Geschäftsleitung, der Vorstand und der Ausschuss für Innenrevision über die Fortschritte und Ergebnisse des Konformitätsprozesses auf dem Laufenden gehalten werden.
Minimiere Fehler und gewährleiste SOX-Konformität mit einer digitalen Checkliste
Ein besseres Verständnis der Anforderungen und Verfahren ist nur die halbe Miete. Um das SOX-Audit mit Bravour zu bestehen, benötigst du ein zuverlässiges Tool, das dir hilft, alle benötigten Daten schnell zu erfassen und die Ergebnisse genau zu messen.
Mit Lumiform erstellst du eine auf deine Bedürfnisse zugeschnittene digitale Checkliste für die SOX-Compliance, mit der du den aktuellen Stand deines Unternehmens schnell bewerten, verbesserungsbedürftige Bereiche identifizieren und volles Vertrauen in deine etablierten internen Kontrollen haben kannst.
Hier sind einige der Funktionen, die dir eine digitale Lösung wie Lumiform bei deinen SOX-Audits bietet:
- Erstelle deine individuelle Checkliste in wenigen Minuten mit Zugriff auf über 12,000 vorgefertigte Vorlagen.
- Greife auf deine SOX-Compliance-Checkliste zu jeder Tageszeit zu, egal ob du online oder offline bist.
- Führe deine Prüfungen über die App durch und und fasse alle visuellen Unterlagen über deine Prozesse und Verfahren zusammen.
- Erstelle automatisch ausführliche Berichte zur Einhaltung der SOX-Richtlinien und gebe diese auf einfache Weise an deine Stakeholder weiter.
- Analysiere alle deine Daten über das Dashboard, um zu sehen, ob dein Unternehmen die SOX-Compliance einhält.
