Plantillas Inteligentes de Orden de Trabajo

¿Qué es una orden de trabajo y por qué es importante?

Seguramente has visto o has escuchado hablar sobre ese documento en el que se detalla las instrucciones de un trabajo que se encarga realizar a alguien. Es un documento que puedes ver en casi todos los negocios, como en los talleres mecánicos, imprentas, carpinterías, laboratorios fotográficos, etc.

Este documento que forma parte del día a día de muchos profesionales se denomina orden de trabajo y sus características se adaptan a cada tipo de negocio o incluso a las de una empresa, por lo que su diseño puede variar de un caso a otro. Pero, ¿para qué sirve una orden de trabajo? Este documento sirve para definir de manera sucinta el trabajo, tarea o conjunto de tareas que se encarga y su plan de ejecución. También sirve de punto de partida para el mecanismo de control y transmite información sobre los trabajos realizados y las fechas de inicio y finalización estimadas.

Este documento es muy importante ya que respalda al cliente y a la empresa que presta el servicio frente a cualquier inconveniente o reclamo. Estamos hablando de un documento de carácter legal que demuestra el contrato entre las partes, por lo que en el momento de realizar una orden, el original debe ser debidamente documentado, guardando el cliente una copia a modo de justificante.

Si deseas realizar una orden de trabajo y no sabes cómo, descuida. En este artículo te explicaremos brevemente lo siguiente:

1. Cuáles son las condiciones y contenido de las órdenes de trabajo.
2. Cómo se elabora una orden de trabajo. Mira este ejemplo.
3. Diferencia entre orden de trabajo y orden de servicio.
4. Modernízate: Haz órdenes de trabajo digitales y genera un archivo digital seguro.

Las 3 condiciones que deben cumplir las órdenes de trabajo

Habíamos mencionado que no existe un formato definido para las órdenes de trabajo. Sin embargo, sí existen 3 condiciones que un documento debe cumplir para convertirse en una orden de trabajo. A continuación, te detallamos cuáles son:

• El documento debe referirse a un encargo específico e individualizado. Es decir, cada encargo debe tener su propia orden de trabajo. Recuerda que este documento es la base de la actividad operativa o trabajo. Mira este ejemplo de orden de trabajo para un mecánico de vehículos.
• Debe detallar el procedimiento o fases del trabajo. Por ejemplo, las operaciones se pueden dividir en sub-operaciones para profundizar el nivel de detalle. Para las organizaciones, es muy recomendable contar con una reglamentación interna que informe a los empleados cómo gestionar las órdenes de trabajo.
• Incluir la siguiente información, es decir, el contenido de una orden de trabajo:
  1. Número de orden.
  2. Fecha de emisión de la orden de trabajo.
  3. Nombre del cliente y datos de contacto.
  4. Descripción del servicio.
  5. Costo de la intervención, cálculos pertinentes, y forma de pago.
  6. Fecha de entrega o finalización del trabajo.
  7. Firma del cliente.

¿Cómo se elabora una orden de trabajo? Mira este ejemplo.

Es importante formular una orden de trabajo a conciencia para evitar discrepancias y retrasos en el proyecto. Si quieres redactar una orden de trabajo, debe contener diferentes elementos en función del tipo de uso. Sin embargo, algunos elementos siempre aparecen en las plantillas de una orden de trabajo:

1. Descripción de la orden de trabajo: Una plantilla de orden de trabajo debe contener un campo en el que se pueda describir cómo se va a realizar la tarea encargada. Para evitar discrepancias y reprocesos, se debe indicar de manera sucinta pero detallada el trabajo, las piezas o materiales que se requieren, y el resultado deseado.
2. Nombre de la persona, empresa o departamento que debe realizar el trabajo solicitado: Aquí se enumeran las personas o departamentos encargados por el cliente de realizar el trabajo solicitado. Dependiendo del tipo de trabajo o tarea, puede tratarse de una persona, un grupo de personas o un departamento entero.
3. Datos del cliente y disponibilidad: El nombre completo del cliente y sus datos de contacto deben constar en el documento. Muchas veces es aconsejable incluir el horario de disponibilidad de las partes. Esto facilita la comunicación con el cliente.
4. Cantidad de trabajo y materiales necesarios: Los precios de los materiales y servicios deben anotarse en la orden. También debe constar el desglose de todos los costes, impuestos, el subtotal y el importe total.
5. Cronograma: Los plazos deben acordarse al principio. Un cronograma en la plantilla de la orden de trabajo ayuda a ambas partes a llevar un control de las horas trabajadas y de los costes.
6. Firma autorizada: Las firmas sirven como sellos de aprobación y permiten a las personas o departamentos autorizados realizar el trabajo necesario. Un formulario de orden de trabajo firmado confirma el acuerdo entre las partes sobre los detalles del trabajo requerido, tal y como se registra en el formulario.

Mira este ejemplo:

SALTA COMPUTING, C.A.

ORDEN DE TRABAJO: # 0913

04/10/2015 Folio 03

Buenos Aires (CABA), Argentina

Servicio: Revisión de equipo electrónico

Descripción: Netbook Positivo BGH Intel de 12”, no enciende ni enchufada al tomacorrientes ni en batería. Se realizará diagnóstico y se informará al cliente de necesitarse repuestos.

Fecha aproximada de entrega: 08/10/2015

Observaciones: –

Precio: 150$ por revisión (más costos de repuestos de ser el caso)

Adelanto: –

Restante: 150$

Forma de pago: Efectivo

Firma aceptación del cliente _____________

Fuente

Diferencia entre orden de trabajo y orden de servicio

Como te imaginarás, existen muchos tipos de órdenes de trabajo, como las órdenes de servicio de mantenimiento preventivo o correctivo, de trabajo de inspección o de emergencia. Como puedes notar, las órdenes de trabajo son solicitudes de servicios por lo que pueden utilizarse el término orden de servicio como un término intercambiable.

No obstante, existen servicios que requerirán un documento mucho más detallado que una orden de trabajo. Por ejemplo, para contratar los servicios de una firma de abogados, el contrato es el documento adecuado para describir el servicio, los plazos, y demás cláusulas misceláneas. Por otro lado, si estamos hablando de un servicio de mantenimiento de un auto, el formato de la orden de trabajo es ideal por ser práctico, sucinto y detallado, sin requerir un contrato extenso.

Modernízate: Haz órdenes de trabajo digitales con Lumiform

En pleno siglo XXI, rodeados de tanta tecnología y soluciones digitales, sería una incongruencia no digitalizar nuestras órdenes de trabajo. Es cuestión de hacer un par de clics y listo. Las órdenes de trabajo creadas manualmente no funcionan tan bien como una solución digital. Las órdenes de trabajo en papel pueden provocar retrasos en la comunicación, costes adicionales (tanto en tiempo como en dinero), pérdidas o problemas con los clientes. Mantener a los empleados responsables informados sobre las solicitudes de trabajos y servicios en papel es un reto. Pues, las órdenes de trabajo en papel además de ser ineficaces, son cero amigables con el medio ambiente.

Lumiform te permite digitalizar tus plantillas de órdenes de trabajo y procesos internos en cuestión de minutos. Con el creador de formularios, puedes escoger una de nuestras plantillas de órdenes de trabajo y adaptarla a tus necesidades desde tu ordenador. Es muy fácil.

Con la aplicación móvil de Lumiform, puedes rellenar fácilmente tus órdenes de trabajo desde tu tablet o smartphone, sin importar si están en línea o sin conexión. La App móvil te permite llenar las órdenes de trabajo, realizar cambios y dejar comentarios en cualquier momento. Incluso, puedes incluir fotografías, recoger firmas y enviar la orden de trabajo en formato PDF al correo electrónico de tu cliente.

Las funcionalidades del software y app de Lumiform te permiten controlar el progreso de tus trabajos y reaccionar inmediatamente ante los problemas y retrasos. Pues, tu equipo de trabajo puede usar Lumiform y recibir alarmas, notificaciones o recordatorios sobre los trabajos a realizar.

Estas son otras ventajas de usar Lumiform:

1. Genera datos en tiempo real a través de procesos internos. Esto permite medir la calidad y la seguridad, y puedes utilizar los datos para optimizar los procesos continuamente.
2. Ten acceso una visión general de todo lo que ocurre con el trabajo. Determina si se está cumpliendo con el cronograma, si hay tareas pendientes, si existen retrasos, etc.
3. Revisa los informes que se generan automáticamente al utilizar lista de control digitales sobre el trabajo a realizar.
4. Aumenta la eficacia de tus procesos internos: Al existir un sistema de comunicación con el equipo, las incidencias se notifican con mayor rapidez, permitiéndote resolver problemas hasta 4 veces más rápido que antes.
5. Ahorra tiempo y dinero analizando todos los datos con mayor facilidad e identificando más rápidamente las áreas que requieren su atención.