Mit einer Anwesenheitsliste behältst du den Überblick über die Anwesenheit deines Teams oder die Teilnehmer*innen bei Veranstaltungen. Hier erfährst du mehr über die Bedeutung der Anwesenheitskontrolle in verschiedenen Bereichen sowie über den Aufbau einer Anwesenheitsliste. Lerne zudem wie du den Umstieg auf eine digitale Lösung bei der Anwesenheitskontrolle schaffst.
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Eine tägliche Anwesenheitskontrolle während der Arbeitszeiten, hilft Unternehmen die Anwesenheit ihrer Arbeitnehmer*innen zu überblicken und zu dokumentieren. Je nach Ausrichtung des Betriebs hilft eine Anwesenheitsliste bei der Arbeitsplanung, Lohnabrechnung, Seminarplanung und gibt dir einen Überblick darüber, ob Vorschriften eingehalten werden. Außerdem kannst du Anwesenheitslisten und durchgeführte Arbeit zusammen zu einer Produktivitätsanalyse nutzen, die dir nachher dabei helfen können bessere, kompetente und konstruktive Leistungsbeurteilungen vorzunehmen.
Anwesenheitslisten kommen allerdings nicht nur im direkten Arbeitsumfeld vor. Auch Eventplaner, Seminarveranstalter, Sporteinrichtungen, Schulen, Universitäten und Kindertagesstätten nutzen Anwesenheitslisten. Danach ist eine Anwesenheitsliste in der allgemeinen Verwendung ein Dokument, das dazu dient, die Anwesenheit einer Gruppe an einem Ort in einem zeitlich begrenzten Rahmen nachzuweisen.
Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Anwesenheitsliste gezwungener Maßen einen regelrechten Aufschwung erlebt. Um Kontakte mit Erkrankten und die Einhaltung von Richtlinien nachvollziehen zu können, müssen sich Personen jetzt in Bereichen des täglichen Lebens in Teilnehmerlisten eintragen, wo es vorher sonst nicht üblich war (z.B. beim Restaurant-, Theater-, Kino- und Museumsbesuch, im Freizeit-, Breiten- und Leistungssport, in Beherbergungsstätten). Anhand dieser Anwesenheitslisten, die häufig auch über digitale Anwendungen erfasst werden, ist es für Betreiber*innen von Kultur-, Sport- und Begegnungsstätten leicht diejenigen Personen zu erreichen, die womöglich mit einer infizierten Person in Kontakt gekommen sind. So kann durch Anwesenheitslisten ein verantwortungsbewusstes Miteinander gewährleistet werden.
1. Was eine Anwesenheitsliste ist
2. Vorteile der Nutzung von Anwesenheitslisten
3. Wie eine Anwesenheitsliste aufgebaut sein sollte
4. Rechtliche Grundlagen für das Erstellen von Anwesenheitslisten
5. Warum du eine digitale Anwendung für die Anwesenheitskontrolle nutzen solltest
Ohne ein Anwesenheitskontrollsystem kann es für Teamleiter*innen schwierig sein, die Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen zu verfolgen und sicherzustellen, dass diese ihren Verpflichtungen nachkommen. Zugleich können diese Systeme genutzt werden, um unentschuldigte Abwesenheit zu dokumentieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Nutze dafür zum Beispiel unsere Vorlage für die Anwesenheit von Mitarbeiter*innen.
Mit Hilfe von Anwesenheitslisten sparen nicht nur Arbeitgeber*innen verschiedener Branchen Zeit und reduzieren Fehler bei der Bewertung der Anwesenheit ihrer Mitarbeiter*innen. Auch in anderen Bereichen des Lebens geben Anweseheitslisten Sicherheit bei der Planung, dienen dem Versicherungsschutz, helfen bei der Koordination von Gästen und dem Verarbeiten von Informationen.
In ihrer Essenz sind Anwesenheitslisten relativ simple Dokumente, die je nach Bedarf erweitert werden können. Wie man seine Anwesenheitsliste organisieren möchte ist daher jedem selbst überlassen, denn Anwesenheitslisten sind individualisierbar und flexibel. Obwohl es je nach Funktion, Ziel und Kontext zwar unterschiedliche Formate für die Organisation von Anwesenheitserfassungen gibt, sollte man sich trotzdem bei jeder Anwesenheitsliste mindestens diese zwei Fragen stellen:
Solche umfangreichen Informationen, wie die letztgenannten, werden in der Regel bei Veranstaltungen wie Schulungen, Konferenzen oder Messen abgefragt, um sich ein umfassendes Bild über die Teilnehmer*innen machen zu können. Solche ausführlichen Angaben aus Anwesenheitslisten unterstützt so die Planung, helfen aber auch bei der Analyse nach Abschluss der Veranstaltung und dienen als wichtige Datengrundlage für zukünftige Events.
Unternehmen, Einrichtungen und Veranstalter sind bei gesetzlich vorgeschriebenen Anwesenheitslisten zudem dazu verpflichtet, darauf zu achten, dass die Angaben der Personen vollständig und wahrheitsgemäß sind. Sie müssen prüfen, ob die Listen offenkundig falsche Angaben enthalten (Plausibilitätsprüfung). Personen, die die Erhebung ihrer Kontaktdaten verweigern oder unvollständige oder falsche Angaben machen, sind von der Inanspruchnahme der Leistung bzw. der Tätigkeit auszuschließen.
Wichtig für alle Arten von Anwesenheitslisten ist, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, d.h. das die Daten nicht an Dritte weitergegeben und vor deren Zugriff geschützt werden müssen. Vom Gesetzgeber vorgegebene Anwesenheitslisten müssen für die Dauer des vorgeschriebenen Zeitraums aufbewahrt und auf Verlangen vollständig herausgegeben werden. Nach Ablauf der Frist sind die Anwesenheitslisten zu vernichten.
Angaben und Verweise zur DSGVO sollten sich in den Fußnoten zu jeder Anwesenheitsliste befinden. Hierin solltest du darauf hinweisen, dass die Daten erhoben werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wie mit den Daten weiter umgegangen wird bzw. wo und wie lange sie aufbewahrt werden.
Mit Hilfe der Lumiform-App und -Software, kannst du in deinem Unternehmen digital aufrüsten und ein intelligentes Anwesenheitssystem einführen. Dadurch können Fehler bei manuellen Prozesse drastisch reduziert werden, da die Anwesenheit über ein mobiles Gerät protokolliert und sofort in der Cloud gespeichert wird. So wird eine saubere, transparente Dokumentation möglich, denn die Checkliste ist dank ihres digitalen Formats einfach zu exportieren und weiterzuverwenden.
Du hast Fragen oder möchtest eine persönliche Demo vereinbaren? Wir helfen dir gerne weiter!
