Tipps zur Nutzung deiner digitalen Anwesenheitsliste

Wofür wird eine Anwesenheitsliste benötigt?

Eine tägliche Anwesenheitskontrolle während der Arbeitszeiten, hilft Unternehmen die Anwesenheit ihrer Arbeitnehmer*innen zu überblicken und zu dokumentieren. Je nach Ausrichtung des Betriebs hilft eine Anwesenheitsliste bei der Arbeitsplanung, Lohnabrechnung, Seminarplanung und gibt dir einen Überblick darüber, ob Vorschriften eingehalten werden. Außerdem kannst du Anwesenheitslisten und durchgeführte Arbeit zusammen zu einer Produktivitätsanalyse nutzen, die dir nachher dabei helfen können bessere, kompetente und konstruktive Leistungsbeurteilungen vorzunehmen.

Anwesenheitslisten kommen allerdings nicht nur im direkten Arbeitsumfeld vor. Auch Eventplaner, Seminarveranstalter, Sporteinrichtungen, Schulen, Universitäten und Kindertagesstätten nutzen Anwesenheitslisten. Danach ist eine Anwesenheitsliste in der allgemeinen Verwendung ein Dokument, das dazu dient, die Anwesenheit einer Gruppe an einem Ort in einem zeitlich begrenzten Rahmen nachzuweisen.

Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Anwesenheitsliste gezwungener Maßen einen regelrechten Aufschwung erlebt. Um Kontakte mit Erkrankten und die Einhaltung von Richtlinien nachvollziehen zu können, müssen sich Personen jetzt in Bereichen des täglichen Lebens in Teilnehmerlisten eintragen, wo es vorher sonst nicht üblich war (z.B. beim Restaurant-, Theater-, Kino- und Museumsbesuch, im Freizeit-, Breiten- und Leistungssport, in Beherbergungsstätten). Anhand dieser Anwesenheitslisten, die häufig auch über digitale Anwendungen erfasst werden, ist es für Betreiber*innen von Kultur-, Sport- und Begegnungsstätten leicht diejenigen Personen zu erreichen, die womöglich mit einer infizierten Person in Kontakt gekommen sind. So kann durch Anwesenheitslisten ein verantwortungsbewusstes Miteinander gewährleistet werden.

3 Gründe für das Führen von Anwesenheitslisten

Ohne ein Anwesenheitskontrollsystem kann es für Teamleiter*innen schwierig sein, die Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen zu verfolgen und sicherzustellen, dass diese ihren Verpflichtungen nachkommen. Zugleich können diese Systeme genutzt werden, um unentschuldigte Abwesenheit zu dokumentieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Nutze dafür zum Beispiel unsere Vorlage für die Anwesenheit von Mitarbeiter*innen.

Mit Hilfe von Anwesenheitslisten sparen nicht nur Arbeitgeber*innen verschiedener Branchen Zeit und reduzieren Fehler bei der Bewertung der Anwesenheit ihrer Mitarbeiter*innen. Auch in anderen Bereichen des Lebens geben Anweseheitslisten Sicherheit bei der Planung, dienen dem Versicherungsschutz, helfen bei der Koordination von Gästen und dem Verarbeiten von Informationen.

1. Vorschriften einhalten

   Personalverantwortliche in Unternehmen setzen die Anwesenheitskontrolle ein, um kontrollieren zu können, dass vereinbarte Arbeitszeiten eingehalten werden. In schulischen Einrichtungen und Kindertagesstätten dient die Anwesenheitsliste dazu, nachzuweisen das Schüler*innen und zu betreuende Kinder sich in einem bestimmten Zeitraum in der Obhut der Einrichtung befanden. Auch an Universitäten oder im Rahmen anderer Lehrveranstaltungen, ebenso wie in Sportstätten gibt es Anwesenheitslisten, die sicherstellen sollen, dass eine gewisse Pflichtstundenzahl der Termine von einem/einer Teilnehmer*in besucht worden ist. So nutzen beispielsweise Krankenkassen Anwesenheitslisten zur Kostenrückerstattung von Sportkursen sofern ausreichend Kurstermine wahrgenommen worden sind.

2. Dokumentieren

   Die tägliche Anwesenheitsliste dient in vielen Bereichen vor allem auch als Nachweis, dass jemand an einer Veranstaltung teilgenommen hat. Dazu zählen Weiterbildungen, Konferenzen und Messen, Sportkurse, Freiwilligendienste oder andere Freizeitaktivitäten.

3. Informationen sammeln
   Die Erfassung persönlicher Daten von Teilnehmer*innen und Besucher*innen über Anwesenheitslisten dienen auch der Absicherung von Veranstaltern oder anderen verantwortlichen Personengruppen. In Notfällen oder besonderen Situationen wie der Corona-Pandemie, Bränden oder anderen Katastrophen können auf diese Weise Kontakte bzw. die Anwesenheit von Personen nachgewiesen werden. Außerdem bieten Anwesenheitslisten für Veranstalter gleichzeitig Informationen für ein detailliertes Kundenportfolio.

Wie erstelle ich eine Anwesenheitsliste?

In ihrer Essenz sind Anwesenheitslisten relativ simple Dokumente, die je nach Bedarf erweitert werden können. Wie man seine Anwesenheitsliste organisieren möchte ist daher jedem selbst überlassen, denn Anwesenheitslisten sind individualisierbar und flexibel. Obwohl es je nach Funktion, Ziel und Kontext zwar unterschiedliche Formate für die Organisation von Anwesenheitserfassungen gibt, sollte man sich trotzdem bei jeder Anwesenheitsliste mindestens diese zwei Fragen stellen:

1. 1. Welche Angaben benötige über die Person?

      In der Regel zählen zu diesen Angaben Randdaten, wie:

      • Vor- und Familienname
      • vollständige Anschrift und Telefonnummer
      • ggf. E-Mail-Adresse
      • Datum und ggf. Uhrzeit.

1. Welche Informationen hätte ich gerne von der Person?

   Die Liste weiterer Informationen kann lang sein, hier sind einige Vorschläge:

   • Jobposition
   • Unternehmensname
   • Grund der Teilnahme (z.B. Weiterbildung, Referent etc.)
   • Einladungen
   • Bestätigungen
   • Zimmerlisten
   • Sitzplatzlisten
   • Sonderwünsche
   • An- und Abreisedaten
   • Transferwünsche
   • Begleitpersonen und anderes.

Solche umfangreichen Informationen, wie die letztgenannten, werden in der Regel bei Veranstaltungen wie Schulungen, Konferenzen oder Messen abgefragt, um sich ein umfassendes Bild über die Teilnehmer*innen machen zu können. Solche ausführlichen Angaben aus Anwesenheitslisten unterstützt so die Planung, helfen aber auch bei der Analyse nach Abschluss der Veranstaltung und dienen als wichtige Datengrundlage für zukünftige Events.

Unternehmen, Einrichtungen und Veranstalter sind bei gesetzlich vorgeschriebenen Anwesenheitslisten zudem dazu verpflichtet, darauf zu achten, dass die Angaben der Personen vollständig und wahrheitsgemäß sind. Sie müssen prüfen, ob die Listen offenkundig falsche Angaben enthalten (Plausibilitätsprüfung). Personen, die die Erhebung ihrer Kontaktdaten verweigern oder unvollständige oder falsche Angaben machen, sind von der Inanspruchnahme der Leistung bzw. der Tätigkeit auszuschließen.

Wie sieht eine Anwesenheitsliste nach DSGVO aus?

Wichtig für alle Arten von Anwesenheitslisten ist, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, d.h. das die Daten nicht an Dritte weitergegeben und vor deren Zugriff geschützt werden müssen. Vom Gesetzgeber vorgegebene Anwesenheitslisten müssen für die Dauer des vorgeschriebenen Zeitraums aufbewahrt und auf Verlangen vollständig herausgegeben werden. Nach Ablauf der Frist sind die Anwesenheitslisten zu vernichten.

Angaben und Verweise zur DSGVO sollten sich in den Fußnoten zu jeder Anwesenheitsliste befinden. Hierin solltest du darauf hinweisen, dass die Daten erhoben werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wie mit den Daten weiter umgegangen wird bzw. wo und wie lange sie aufbewahrt werden.

Was sind die Vorteile der digitalen Anwesenheitskontrolle?

Mit Hilfe der Lumiform-App und -Software, kannst du in deinem Unternehmen digital aufrüsten und ein intelligentes Anwesenheitssystem einführen. Dadurch können Fehler bei manuellen Prozesse drastisch reduziert werden, da die Anwesenheit über ein mobiles Gerät protokolliert und sofort in der Cloud gespeichert wird. So wird eine saubere, transparente Dokumentation möglich, denn die Checkliste ist dank ihres digitalen Formats einfach zu exportieren und weiterzuverwenden.

• Verschaffe dir sofort einen Überblick über die Anwesenheit von Mitarbeiter*innen oder Teilnehmer*innen vor Ort.
• Lasse dir von der Software einen vollständigen zusammenfassenden Bericht aus allen Anwesenheitslisten automatisch zu erstellen – das spart die komplette Nachbereitung und somit viel Zeit.
• Füge Bilder und Notizen als zusätzliche Belege zur Anwesenheitsliste hinzu.
• Verfolge die Zeiten, die das Personal im Unternehmen verbracht hat oder verfolge wie viele Teilnehmer*innen Veranstaltungen beigwohnt haben.
• Mit dem flexiblen Formularbaukasten-System von Lumiform kannst du Anwesenheitslisten immer wieder an neue Gegebenheiten und Gesetzesregelungen anzupassen: Mit nur ein paar Mausklicks.
• Die einfache Bedienung bietet dir keinen Spielraum für Fehler. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen als Papier- oder Excel-Listen.
• Lasse dir Anwesenheit durch elektronische Unterschrift bestätigen.