close
lumiform
LumiformAudits & Prüfungen per App
App herunterladenApp herunterladen

Anwesenheitsliste

Nutze eine Anwesenheitsliste, um den Überblick über die Anwesenheit deines Teams oder bei Veranstaltungen zu behalten.

Anwesenheitsliste Vorlage

Diese digitale Mitarbeiter-Tageskarte ist für kleine und mittlere Unternehmen gedacht.

Vorlage herunterladen

Mitarbeiter Anwesenheitsliste

Nutze diese Anwesenheitsliste, um die Anwesenheit deiner Mitarbeiter vor Ort festzuhalten.

Vorlage herunterladen

Wofür wird eine Anwesenheitsliste benötigt?


Die tägliche Anwesenheitskontrolle während der Arbeitszeiten, hilft Unternehmen die Anwesenheit ihrer Arbeitnehmer*innen zu überblicken und zu dokumentieren. Je nach Ausrichtung des Betriebs hilft eine Anwesenheitsliste bei der Arbeitsplanung, Lohnabrechnung, , Seminarplanung, Einhaltung der Vorschriften und der Produktivität.


Anwesenheitslisten kommen aber nicht nur im direkten Arbeitsumfeld vor. Auch Eventplaner, Seminarveranstalter, Sporteinrichtungen, Schulen und Kindertagesstätten nutzen Anwesenheitslisten. Danach ist eine Anwesenheitsliste in der allgemeinen Verwendung ein Dokument, das dazu dient, die Anwesenheit einer Gruppe an einem Ort in einem zeitlich begrenzten Rahmen nachzuweisen.


Im Zuge der Corona-Pandemie hat die Anwesenheitsliste gezwungener Maßen einen regelrechten Aufschwung erlebt. Um Kontakte und die Einhaltung von Richtlinien nachvollziehen zu können, müssen sich Personen jetzt in Bereichen des täglichen Lebens in Teilnehmerlisten eintragen, wo es sonst nicht üblich war (z.B. beim Restaurant-, Theater-, Kino- und Museumsbesuch, im Freizeit-, Breiten- und Leistungssport, in Beherbergungsstätten).



In diesem Artikel wird kurz eingegangen auf:


1. Die Bedeutung der Anwesenheitskontrolle in verschiedenen Bereichen


2. Den Aufbau einer Anwesenheitsliste


3. Die Vorteile einer digitalen Anwendung für die Anwesenheitskontrolle



Warum die Anwesenheitsdokumentation wichtig ist


Ohne ein Anwesenheitskontrollsystem kann es für Teamleiter*innen schwierig sein, die Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie ihren Verpflichtungen nachkommen. Zugleich können diese Systeme genutzt werden, um unentschuldigte Abwesenheit zu dokumentieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten.


Mit Hilfe von Anwesenheitslisten sparen nicht nur Arbeitgeber*innen verschiedener Branchen Zeit und reduzieren Fehler bei der Bewertung der Anwesenheit ihrer Mitarbeiter*innen. Auch in anderen Bereichen des Lebens geben Anweseheitslisten Sicherheit bei der Planung, dem Versicherungsschutz und der Koordination von Informationen.


1. Vorschriften einhalten


Personalverantwortliche in Unternehmen setzen die Anwesenheitskontrolle ein, um kontrollieren zu können, dass vereinbarte Arbeitszeiten eingehalten werden. In schulischen Einrichtungen und Kindertagesstätten dient die Anwesenheitsliste dazu, nachzuweisen das Schüler*innen und zu betreunde Kinder sich in einem bestimmten Zeitraum in der Obhut der Einrichtung befanden.


2. Dokumentieren


Die tägliche Anwesenheitsliste dient in vielen Bereichen vor allem auch als Nachweis, dass jemand an einer Veranstaltung teilgenommen hat. Dazu zählen Weiterbildungen, Konferenzen und Messen, Sportkurse, Freiwilligendienste oder andere Freizeitaktivitäten.


3. Informationen sammeln


Die Erfassung persönlicher Daten von Teilnehmer*innen und Besucher*innen über Anwesenheitslisten dienen auch der Absicherung von Veranstaltern oder anderen verantwortlichen Personengruppen. In Notfällen oder besonderen Situationen wie der Corona-Pandemie, Bränden oder anderen Katastrophen können auf diese Weise Kontakte bzw. die Anwesenheit von Personen nachgewiesen werden. Außerdem bieten Anwesenheitslisten für Veranstalter gleichzeitig Informationen für ein detailliertes Kundenportfolio.



Der Aufbau einer Anwesenheitsliste


Je nach Funktion, Ziel und Kontext gibt es unterschiedliche Formate von Anwesenheitslisten. Hierbei müssen sich immer zwei Fragen gestellt werden:


  1. Welche Angaben benötige ich von der Person?
  2. Welche Informationen hätte ich gerne von der Person?

Zu den benötigten Angaben gehören in der Regel: Vor- und Familienname, vollständige Anschrift und Telefonnummer, ggf. E-Mail-Adresse, Datum und ggf. Uhrzeit.


Zu den weiteren Informationen gehören unter anderem: Jobposition, Unternehmensname, Grund der Teilnahme (z.B. Weiterbildung, Referent etc.), Einladungen, Bestätigungen, Zimmerlisten, Sitzplatzlisten, Sonderwünsche, An- und Abreisedaten, Transferwünsche, Begleitpersonen und anderes.


Solche umfangreichen Informationen, wie die letzt genannten, werden in der Regel bei Veranstaltungen wie Schulungen, Konferenzen oder Messen abgefragt, um ein umfassendes Bild der Teilnehmer*innen zu bekommen. Diese detaillierten Angaben aus Anwesenheitslisten unterstützt die Planung, helfen aber auch bei der Analyse nach Abschluss der Veranstaltung und dienen als wichtige Datengrundlage für zukünftige Events.


Wichtig für alle Arten von Anwesenheitslisten ist, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, d.h. das die Daten nicht an Dritte weitergegeben und vor deren Zugriff geschützt werden müssen. Vom Gesetzgeber vorgegebene Anwesenheitslisten müssen für die Dauer des vorgeschriebenen Zeitraums aufbewahrt und auf Verlangen vollständig herausgegeben werden. Nach Ablauf der Frist sind die Anwesenheitslisten zu vernichten.


Unternehmen, Einrichtungen und Veranstalter sind bei gesetzlich vorgeschriebenen Anwesenheitslisten zudem dazu verpflichtet, darauf zu achten, dass die Angaben der Personen vollständig und wahrheitsgemäß sind. Sie müssen prüfen, ob die Listen offenkundig falsche Angaben enthalten (Plausibilitätsprüfung). Personen, die die Erhebung ihrer Kontaktdaten verweigern oder unvollständige oder falsche Angaben machen, sind von der Inanspruchnahme der Leistung bzw. der Tätigkeit auszuschließen.



Die Vorteile einer digitalen Anwesenheitskontrolle


Mit Hilfe der Lumiform-App und -Software, kannst du in deinem Unternehmen digital aufrüsten und ein intelligentes Anwesenheitssystem einführen. Dadurch können Fehler bei manuellen Prozesse drastisch reduziert werden, da die Anwesenheit über ein mobiles Gerät protokolliert und sofort in der Cloud gespeichert wird. So wird eine saubere, transparente Dokumentation möglich.


Außerdem ermöglicht Lumiform durch digitale Anwesenheitslisten:


  • Sofort einen Überblick über die Anwesenheit von Mitarbeiter*innen oder Teilnehmer*innen vor Ort zu bekommen.

  • Einen kompletten Bericht aus allen Anwesenheitslisten automatisch zu erstellen - das spart die komplette Nachbereitung.

  • Bilder und Notizen als zusätzliche Belege zur Anwesenheitsliste hinzuzufügen.

  • Einfaches Nachverfolgen der Zeiten, die das Personal im Unternehmen verbracht hat bzw. von Teilnehmer*innen an Veranstaltungen.

  • Mit dem flexible Formular-Baukasten Anwesenheitslisten immer wieder an neue Gegebenheiten anzupassen.

  • Zeit sparen durch die einfachere Analyse aller Daten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die Aufmerksamkeit benötigen.

  • Die sehr einfache Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen als Papier- oder Excel-Listen.

  • Die Anwesenheit durch elektronische Unterschrift bestätigen lassen.



Dein Ansprechpartner für alle Fragen zu Anwesenheitsliste

Du hast Fragen oder möchtest eine persönliche Demo vereinbaren? Wir helfen dir gerne weiter!

`