Motivierende Leistungsbeurteilungen für Mitarbeiter*innen mit Vorlagen verfassen

Was versteht man unter einer Leistungsbeurteilung von Mitarbeiter*innen?

Eine Leistungsbeurteilung von Mitarbeiter*innen ist ein Personalmanagement-Tool zur Steuerung und Beurteilung von Leistungskriterien und Verhaltensweisen der Mitarbeiter*innen eines Unternehmens. In den meisten Bereichen des professionellen Lebens gibt es solche Bewertungen, die dabei helfen sollen Gutes zu identifizieren und Schwachstellen zu eliminieren und zu ersetzen. So werden beispielsweise Lehrkräfte durch Schüler*innen oder Student*innen bewertet oder Seminarleiter*innen und Seminarinhalte durch Teilnehmer*innen.

Durch einen strukturierten Beurteilungsprozess identifizierst du als Arbeitgeber*in die Leistungsträger und deckst gleichzeitig Leistungslücken auf. Außerdem sind Leistungsbeurteilungen wichtig für die Mitarbeiterentwicklung, beispielsweise in der Weiterbildung, in der Vergütungs- oder Nachfolgeplanung.

In der Regel werden Leistungsbeurteilungen im Rahmen einer Mitarbeiterbeurteilung mindestens einmal im Jahr mithilfe eines dafür vorgesehenen Formulars durchgeführt, in dem alle Bewertungskriterien festgehalten werden und häufig auch die Zielerreichung aus der jährlichen Zielvereinbarung dokumentiert und bewertet wird.

Eine Leistungsbeurteilung sollte jedem/jeder Arbeitnehmer*in gleichermaßen gewährt werden. Oftmals nutzen Arbeitgeber*innen regelmäßige Feedbackgespräche, um die Leistungen auch außerhalb des jährlichen, ausführlichen Mitarbeitergesprächs zu bewerten.

Bie der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter*innen eine Vorlage einzusetzen, nützt sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen, denn dadurch bleibt diese strukturiert, nachvollziehbar und vergleichbar. Die Ergebnisse aus dem Gespräch können so für die nächste Leistungsbeurteilung auf einfache Weise festgehalten werden und schaffen so eine ausgezeichnete Grundlage, um Verbesserung und Verschlechterungen von Leistungen gemeinsam in Augenschein nehmen zu können. Leistungsbeurteilungen sind also ein kollaboratives Vorgehen, bei dem Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen an einem Strang ziehen, ebenso wie es zum Beispiel beim Exit Management der Fall ist.

Warum sind Leistungsbeurteilungen für Mitarbeiter und Unternehmen wichtig?

Die Durchführung von Leistungsbeurteilungen hat in der Arbeitswelt eine lange Tradition, und das aus gutem Grund: Die kontinuierliche Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit erfordert von Unternehmen einen ständigen Dialog mit den Mitarbeiter*innen. Dementsprechend stellt die Beurteilung der Leistungen und die Rückmeldung der Ergebnisse an die Beurteilten eine ständige Aufgabe von Führungskräften dar und ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Führungsprozesses.

Es gibt unterschiedliche Gründe, weshalb Unternehmen Mitarbeiterbeurteilungen durchführen. Früher ging es dabei vor allem darum Leistungen zu kontrollieren, inzwischen geht es mehr darum, Feedback zu geben und Potenziale zu identifizieren. Mit Leistungsbeurteilungen von Mitarbeiter*innen kannst du:

1. Führungskompetenz beweisen

Eine gerechte und fundierte Einschätzung sowie allgemeines Interesse an einem fortlaufenden Austausch mit Mitarbeiter*innen ist stets ein Indiz für Führungskompetenz. Indem deine Mitarbeiter*innen sich in ihren Fragen, Sorgen und Anliegen ernst genommen und sich gleich behandelt fühlen und deine Auswertung der Leistungsqualität gründlich und auf stichhaltigen Fakten beruht, schaffst du eine Unternehmenskultur des gegenseitigen Respekts und eines Austauschs auf Augenhöhe.

2. Personalplanung verbessern

Die regelmäßige Einschätzung von Kompetenzen einzelner Mitarbeiter*innen ist eine ausgezeichnete Methode, um an diese gezielt Aufgaben zu delegieren und eine optimale Delegation von Verantwortlichkeiten umzusetzen.

3. Leistungen steigern

Leistungsbeurteilungen, welche das Potenzial von Mitarbeiter*innen anerkennen und Vorschläge zur deren gezielter Verbesserung unterbreiten, sind wirkungsvolle Mittel um eine Leistungssteigerung zu erzielen. Häufig können sie sich nur in der konkreten Situation des Beurteilungsgesprächs ein Bild von ihrer persönlichen Kompetenz verschaffen. Um deinen Mitarbeiter*innen also ihre Stärken aufzuzeigen und Schwächen gemeinsam anzugehen, ist es unerlässlich Gespräche regelmäßig zu führen und diese stets als beidseitigen Austausch statt als Belehrungssituation zu gestalten. So kannst du sicherstellen, dass Mitarbeiter*innen durch Monitoring ihre besten Leistungen erbringen und kannst sie in den Bereichen unterstützen, wo es am notwendigsten ist,

4. Einwandfreien Ruf gewährleisten

Eine professionelle und gut vorbereitete Mitarbeiterbewertung stärkt das Verhältnis zwischen dem Managementteam und den Mitarbeiter*innen. Auch nach Ausscheiden der betreffenden Person muss die gemeinsame Arbeit nicht enden, denn eine faire und nachvollziehbare Behandlung werden Mitarbeiter*innen auch zukünftig in Erinnerung behalten, was den Ruf der Führungskräfte sowie des Unternehmens auf nachhaltige Art und Weise stärkt.

Welche Beurteilungskriterien gibt es?

Leistungsbeurteilungen bzw. Mitarbeiterbewertungen können auf Beschäftigte unter Umständen auch demotivierend wirken, da die Bewertungskriterien in Unternehmen häufig intransparent sind und schlechte Ergebnisse demnach nicht nachvollzogen werden können. So entsteht leicht das Gefühl, ungerecht behandelt zu worden zu sein. Umso wichtiger ist es deshalb, dass du deine Bewertungskriterien möglichst objektiv gestaltest und diese genau definierst, denn so beugst du Missverständnissen und Unannehmlichkeiten vor.

Grundsätzlich können Unternehmen die Bewertungskriterien nach ihren Bedürfnissen frei wählen. Dabei ist von entscheidender Bedeutung, welche Merkmale bei einer Person bzw. für eine Position wichtig und welche Kriterien für ihre Beurteilung sinnvoll sind. Trotzdem gibt es in der Praxis gängige Kriterien, die häufig zum Einsatz kommen und an denen du dich orientieren kannst, wenn du deine eigene Vorlage zur Mitarbeiterbewertung erstellst:

• Aufgabenbewältigung:
  Welche Aufgaben werden von dem/der Mitarbeiter*in übernommen und wie gut werden Aufgaben erledigt? Ist die Arbeitsqualität ausreichend oder übertrifft sie sogar Erwartungen? Werden die Aufgaben rechtzeitig erledigt und wie hoch ist die Fehlerquote? Hält er/sie sich an die vertraglich festgehaltenen Arbeitsanweisungen?
• Leistungsbereitschaft:
  Wie steht es mit dem persönlicher Einsatz? Erbringt der/die Mitarbeiter*innen zusätzlich erbrachte Leistungen? Ist er/sie motiviert und bringt sich ein?
• Effizienz:
  Ist das Arbeitstempo den anstehenden Aufgaben angemessen? Hat der/die Mitarbeiter*in eine schnelle Auffassungsgabe und liefert fristgerechte Arbeitsergebnisse? Schafft er/sie sein Pensum und werden die richtigen Prioritäten gesetzt?
• Selbstständigkeit:
  Arbeiter der/die Arbeitnehmer*in selbstständig? Werden Probleme erkannt und bewältigt?
• Teamfähigkeit:
  Auch wenn Selbstständigkeit wichtig ist, bringt sich der/die Mitarbeiter*in ins Team ein und integriert sich? Welche Erfolge werden bei der Zusammenarbeit erzielt? Gibt es Kommunikationsprobleme und häufen sich diese? Trägt er/sie zu einem angenehmen Arbeitsklima bei?
• Belastbarkeit:
  Wie belastbar ist der/die Mitarbeiter*in und wie reagiert er/sie unter Druck? Ist er/sie über- oder unterfordert?
• Flexibilität:
  Wie reagiert der/die Arbeitnehmer*in auf veränderte Arbeitsbedingungen? Wie steht es mit dem Umgang mit wechselnden Arbeitsbereichen? Lässt er/sie sich auf neue Umstände ein und blickt neuen Herausforderungen positiv entgegen?
• Motivation:
  Ist der/die Mitarbeiter*in von Eigenmotivation getrieben, engagiert sich und bemüht sich um bestmögliche Leistungen?
• Verantwortliches Handeln:
  Übernimmt der/die Mitarbeiter*in Verantwortung? Wie verhält er/sie sich im Umgang mit Ressourcen? Ist er/sie zuverlässig und pünktlich? Hält er/sie sich an Absprachen?

Bewertungen nach diesen oder anderen Kriterien können unterschiedlich stattfinden. So kannst du beispielsweise Schulnoten (1-6) vergeben, eine Skala von Übertrifft erheblich die Anforderungen bis erfüllt die Anforderungen in geringem Maße erstellen oder auch nach einem Punktesystem verfahren.

Die 4 goldenen Prinzipien der Mitarbeiterbeurteilung

Dein Unternehmen ist nur so gut, wie deine Mitarbeiter*innen, Maschinen und Prozesse – und auch diese müssen sich Qualitätsanalysen, wie Werksabnahmen/Factory Acceptance Tests unterziehen. Nutze deine Chance und sei transparent, was die Ziele, Vorteile und Nutzen von Leistungsbeurteilungen angeht. Mitarbeiter*innen können möglicherweise verunsichert sein und eine Beurteilung sogar fürchten. Stelle also sicher, dass du fair bleibst, offen kommunizierst, Ziele definierst und dein Team motivierst.

Die Leistungsbeurteilung ist ein wichtiges Element zur Stärkung der Beziehung zwischen Mitarbeiter*innen und Vorgesetzten. Nutze also dieses wichtige Werkzeug und lasse dich nicht davon abschrecken, dass es einen eher schlechten Ruf genießt, denn sobald die erste Hürde überwunden worden ist, sind Mitarbeiterbeurteilungen für alle Beteiligten von großem Vorteil: Arbeitskräfte erhalten den notwendigen Input über ihr Mitwirken im Unternehmen, bekommen ihre Stärken aber auch Verbesserungsvorschläge aufgezeigt und können einen offenen Austausch über die Zusammenarbeit führen.

Hier findest du 4 einschlägige Prinzipien, welche es dir erleichtern, mit dem richtigen Mindset in deine Beurteilung zu starten:

1. Fair: Die Mitarbeiterbeurteilung erfolgt stets nach den gleichen im Vorfeld definierten Kriterien und wird bei allen Mitarbeiter*innen gleichermaßen angewandt. Aus diesem Grund ist es sinnvoll eine Vorlage für die Mitarbeiterbewertung zu verwenden, die die Ausführung dieses Prinzips garantiert.
2. Objektiv: Die Leistungsbeurteilung geschieht in erster Linie basierend auf Fakten, d.h. auf Grundlage von ausgewerteten Leistungsdaten und Erfahrungen der Führungspositionen. Versuche also deine Mitarbeiter*innen ebenso wie deren Arbeits- und Sozialverhalten neutral zu bewerten und deine persönlichen Neigungen außen vor zulassen.
3. Vorarbeit: Beurteilt werden sollte nur nach einer ausführlichen Auswertung der Kennzahlen bezüglich der Produktivität des einzelnen Mitarbeiters. Es ist wichtig sich für jede Bewertung Zeit zu nehmen und sich bestimmte Situationen ins Gedächtnis zu rufen oder Dokumente zu konsultieren, damit eine Bewertung so fair und informiert wie möglich stattfinden kann.
4. Regelmäßig:Leistungsbewertungen sollten unbedingt regelmäßig erfolgen, um einen intensiven Austausch zwischen der Führungsebene und Mitarbeiter*innen aufrechtzuerhalten. Nur so können Verbesserungen auch implementiert werden und der/die Mitarbeiter*in unterstützt werden.

Wie verfasst man eine Leistungsbeurteilung für Mitarbeiter*innen?

Eine Leistungsbeurteilung in den Arbeitsalltag einzubauen und ein Dokument richtig aufzusetzen will gelernt sein. Die folgenden Elemente helfen dir bei der konkreten Umsetzung eines Beurteilungsschreibens und illustrieren eine beispielhafte Mitarbeiterbeurteilung:

Dokumentenkopf

• Name des/der Beurteilenden sowie Name des Unternehmens
• Kontaktdaten
• Datum
• Betreff mit Daten über den/die Beurteilte*n

Hauptteil

• Angaben zum Unternehmen und Stellenbezeichnung des/der Mitarbeiter*in samt Zeitraum der Zusammenarbeit
• Beschreibung der tatsächlichen Aufgaben und Fähigkeiten der/des Beurteilten
• Beurteilung über die Qualität der Arbeitsleistung
• Bewertung der Sozialkompetenz, Kollegialität etc.

Schluss

• Gesamturteil
• Zielvereinbarungen
• Zukunftswünsche
• Unterschrift

Von der Digitalisierung bei Leistungsbeurteilungen profitieren

Für Unternehmen ist es wichtig, für eine Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter*innen eine einheitliche Vorlage zu verwenden, damit sie die Arbeitsergebnisse und Leistungen bewerten und vergleichen können. Papierbasierte Prozesse können jedoch einen hohen Verwaltungsaufwand verursachen, denn das Scannen von Dokumenten sowie die erneute Dateneingabe für Vergleichszwecke nimmt viel Zeit in Anspruch. Außerdem können Papiere verlegt werden und Punkte vergessen werden, wenn Daten manuell übertragen werden.

Der flexible und digitale Formularbaukasten von Lumiform ermöglicht es dir eine Leistungsbeurteilung für die gesamte Belegschaft nach einem einheitlichen Muster zu erstellen. Änderungen im Formular lassen sich leicht umsetzen und alle Mitarbeiter*innen haben sofort Zugriff auf die aktuelle Version. So bleibst du transparent und fair.

• Alle Antworten und Ergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können sofort verschickt werden.
• Erhalte automatisch generierte Berichte – das spart dir die komplette Nachbereitung.
• Über die Desktop-Software lassen sich vorherige Arbeitsergebnisse und Leistungen kinderleicht mit aktuellen Informationen vergleichen: Spare so Papier und Ressourcen bei den Leistungsbeurteilungen deiner Mitarbeiter*innen und profitiere täglich von den Vorteilen der App und Desktop-Software von Lumiform
• Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Unternehmens löst ihr auftretende Probleme und Vorfälle jeglicher Art bis zu 4x schneller als zuvor – davon profitieren auch deine Mitarbeiter bei einer Leistungsbeurteilung.