Was ist eine Lieferantenaudit?
Ein Lieferantenaudit ist ein standardisiertes System, um die Zuverlässigkeit und Kompetenz von Lieferanten und Verkäufern zu bewerten. Dadurch soll ein qualitativ hochwertiger Service sichergestellt werden. Es ist sehr wichtig, eine starke Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten aufzubauen.
Für das Lieferantenaudit eine Checkliste einzusetzen, zielt darauf ab, den reibungslosen Betrieb in wichtigen Geschäftsbereichen wie Fertigung, Engineering, Rechnungsstellung, Qualitätssicherung und Versand zu bewerten und zu verbessern.
Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Themen:
1. Die Themenschwerpunkte eines Lieferantenaudits
2. Der Inhalt einer Lieferantenaudit-Checkliste
3. Welche Vorteile eine Checklist für das Lieferantenaudit hat
4. Die Vorteile digitaler Checklisten beim Lieferantenaudit
Was sind die Themenschwerpunkte eines Lieferantenaudits?
Abhängig vom Auditziel werden unterschiedliche Schwerpunkte für die Überprüfung gesetzt. Im Fokus steht dann nicht mehr das gesamte Managementsystem und die Unternehmensleistung (ISO 9001) sondern gezielt einzelne technische und organisatorische Bereiche wie:
- Ethik & Social Compliance
- Rückverfolgbarkeit
- Rohstoffeinkauf
- Logistik
- Hygiene
- Informationssicherheit (ISO/IEC 27001)
- Umweltmanagement (ISO 14001)
- Arbeits- und Gesundheitsschutz (OHSAS 18001, ISO 45001)
In der Regel macht es Sinn, eine auf die jeweilige Branche zugeschnittene Lieferantenaudit-Checkliste zu entwickeln. In der Automobilindustrie werden beispielsweise andere Aspekte als in der Lebensmittelindustrie geprüft.
Der Inhalt einer Lieferantenaudit-Checkliste
Die Inhalte einer Checkliste für einen Lieferantenaudit hängt von der Auditart, den gewählten Schwerpunkten und der Branche ab. Dennoch umfassen die meisten Kriterienkataloge ähnliche Auditfragen finden, demnach ergeben sich die folgenden Themengruppen:
- Lieferzuverlässigkeit (FMEA, System zur Rückverfolgung, Notfallversorgungspläne, Monitoring)
- Gesamteindruck über den Lieferantenbetrieb (Produktionsbereich, Transporteinrichtungen, Lagerung, Umgang mit der Ware)
- Maschinenausstattung und Fertigung (Maschinenpark, Wartungspläne)
- Ausrichtung von F&E
- Qualifikation der Mitarbeiter
- Interne und externe Kommunikation (Reklamationsbearbeitung, Verteilerdienst, Datenmanagement, Informationssicherheit)
- Prüfungen (Eignung von Messgeräten, Prüfmitteln, Prüfeinrichtungen und Prüfern, Dokumentation von Qualitätsprüfungen)
- Behördliche Auflagen (Prüfvorschriften, Genehmigungen, Sicherheitsvorschriften und Normen für das Umweltmanagement)
- Gestaltung von Unternehmensorganisation und Prozessen (Firmenphilosophie, Umgang mit fehlerhaften Produkten, Kontrolllisten)
- Qualitätsmanagement (Qualitätsmanagementsystem z.B. Six Sigma, Auditierung von Rohstofflieferanten, diverse Kontrollen, kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
Welche Vorteile hat eine Checkliste für das Lieferantenaudit?
Einen Lieferantenaudit mit Checkliste durchzuführen, unterstützt Unternehmen dabei, festzustellen, ob die aktuelle Leistung ihres Lieferanten den betrieblichen Standards entspricht. Nachfolgend sind 4 Vorteile für einen Lieferantenaudit aufgelistet, die sich durch eine digitale Vorlage ergeben:
1. Produktionsausfallzeiten verwalten
Die Neuzuweisung von Ressourcen effektiver steuern und verfolgen wie sich Lieferanten im Vergleich zur SLA (Service Level Agreement) verhalten.
2. Rentabilität steigern
Lieferantenrisiken und qualitätsbezogene Kosten mihilfe der Daten aus den Checklisten managen.
3. Qualität und Compliance sicherstellen
Festellen, ob der Lieferant die benötigten Standards erfüllt, indemseine Leistung regelmäßig überprüft wird. Sich wiederholende Fehler und potenzielle Risiken im Prozess identifizieren, sowie Notfallpläne zur Lösung dieser Probleme entwickeln.
4. Qualität stetig verbessern
Die Qualität der Dienstleistungen und Produkte, die Lieferanten anbieten, stetig überwachen und bewerten. Sich einen umfassenden Überblick darüber verschaffen, wie sich Lieferanten im Laufe der Zeit entwickeln.
Für das Lieferantenaudit die Vorteile der Digitalisierung nutzen
Eine papierbasierte Vorlage für einen Lieferantenaudit bedeutet enorm viel Aufwand zu betreiben, damit Qualitätsstandards eingehalten werden können. Viel Zeit wird mit dem Papierkram und der Datenerfassung verbracht, anstatt sich darauf zu konzentrieren, Lieferschwierigkeiten und Herstellerprobleme zu beseitigen.
Mit der mobile App von Lumiform wird jede Art von Lieferantenaudit-Checkliste einfach per Tablet oder Smartphone durch – online oder offline. Mit der Desktop-Software werden Prüflisten erstellt und die vor Ort gesammelten Daten später ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Arbeitsunfälle, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.
Lumiform ermöglicht die problemlose Durchführung von Lieferantenaudits mit unterschiedlichen Schwerpunkten, Probleme werden im Handumdrehen gemeldet und Korrekturmaßnahmen schnell verantwortlichen Kollegen zugewiesen. Die einfache Kommunikation mit allen Teammitgliedern und Drittanbietern ermöglicht es, interne Prozesse zu verbessern und auftretende Vorfälle bis zu viermal schneller zu lösen Ntzte auch die weiteren Vorteile der digitalen Technologie für deine Lieferantenaudits:
- Mit dem flexiblen Formularbaukasten wird jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in eine digitale Checklisten umgewandelt.
- Über die super intuitive mobile Applikation können Mitarbeiter*innen mit Lieferanten jede Prüfung vor Ort kinderleicht und zeitsparend durchführen.
- Echtzeit-Daten über interne Prozesse generieren. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und anhand von Daten werden stetig Prozesse optimiert.
- Immer den Überblick behalten, über alles was vor Ort geschieht.
- Berichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
