Deine App zur Gebäudeinspektion und mobilen Doukmentation

Der Einstieg ist meist deutlich einfacher, als viele Teams erwarten. Du kannst mit einer der 12.000+ Vorlagen starten oder dein bestehendes Formular übernehmen und digital weiterführen. Dafür brauchst du weder Programmierkenntnisse noch ein IT-Projekt. In der Praxis beginnen viele Teams mit einer einzelnen Checkliste, testen den Ablauf in wenigen Objekten und rollen ihn dann Schritt für Schritt aus. Der größte Wechsel liegt im Arbeiten per Smartphone statt mit Papierordnern. Genau dafür ist die App ausgelegt: schnell erfassbar, direkt vor Ort nutzbar und ohne zusätzliche Nacharbeit im Büro.

Ja, du musst nicht bei null anfangen. In Lumiform stehen über 12.000 Vorlagen für Begehungen, Audits und operative Checklisten bereit, darunter auch Vorlagen für Objektbegehungen. Du kannst eine bestehende Vorlage direkt nutzen, sie an deinen Ablauf anpassen oder dein aktuelles Formular als Grundlage übernehmen. So sparst du Zeit bei der Einrichtung und kommst schneller zu einer Struktur, die zu deinem Bestand, deinen Prüfpunkten und deinen internen Freigaben passt. Besonders bei wiederkehrenden Rundgängen ist das hilfreich, weil du nicht jedes Formular neu aufsetzen musst.

In der Regel dauert die Einrichtung eher Tage als Wochen. Du legst zuerst eine Vorlage an, definierst die benötigten Prüfpunkte und hinterlegst dann deine Objekte oder Standorte. Danach weist du die Checklisten den zuständigen Personen zu und kannst direkt starten. Viele Teams beginnen bewusst mit einem schlanken Setup für die ersten Begehungen und erweitern den Ablauf später um zusätzliche Felder, Fotoanforderungen oder Maßnahmen. So kommt ihr schnell in die Nutzung, ohne erst ein großes Projekt aufsetzen zu müssen. Gerade bei mehreren Liegenschaften ist dieses schrittweise Vorgehen im Alltag meist am praktikabelsten.

Für den Start in der Regel gar nicht. Vorlagen, Nutzer, Rollen und Abläufe richtest du selbst über die codefreie Oberfläche ein, und die App laden Mitarbeitende direkt aus dem App Store. Damit kann der Fachbereich die Einführung meist eigenständig anstoßen und die ersten Begehungen ohne lange Abstimmungen umsetzen. Erst wenn ihr später zusätzliche Systeme anbinden wollt, etwa ein ERP über API oder eine zentrale Dokumentenablage, kann die IT sinnvoll eingebunden werden. Für die eigentliche Arbeit mit Checklisten, Berichten und Maßnahmen ist jedoch keine technische Projektbegleitung nötig.

Ja, der komplette Ablauf lässt sich direkt auf dem Smartphone abbilden. Du öffnest die Checkliste in der Lumiform-App, gehst den Rundgang durch, erfasst Befunde, machst Fotos, ergänzt Hinweise und reichst den Bericht direkt vor Ort ein. Auch Maßnahmen lassen sich aus einer Begehung heraus anstoßen, ohne später noch am Schreibtisch nacharbeiten zu müssen. Die App läuft auf iOS und Android und bleibt auch ohne stabile Verbindung nutzbar. Das ist vor allem in Kellern, Technikräumen oder auf abgelegenen Flächen wichtig, wo Mobilfunk im Alltag oft unzuverlässig ist.

Ja, genau dafür ist der Formularaufbau gedacht. Du kannst eine digitale Checkliste so strukturieren, dass dein Rundgang Raum für Raum oder Bereich für Bereich abgebildet wird. Für jeden Abschnitt erfasst du Zustände, hinterlegst Fotos, ergänzt Kommentare und markierst Mängel direkt an der passenden Stelle. Mit wiederholten Abschnitten legst du ähnliche Räume oder mehrere Befunde an, ohne die gesamte Checkliste neu bauen zu müssen. Das ist besonders praktisch bei größeren Objekten mit vielen gleichartigen Einheiten. Die Checkliste funktioniert mobil und bleibt sowohl online als auch offline nutzbar.

Ja, wiederholte Abschnitte kannst du direkt während der Begehung auf dem Smartphone ergänzen. Das ist hilfreich, wenn vor Ort mehr Räume, zusätzliche Einheiten oder weitere Befunde auftauchen als ursprünglich geplant. Statt ein neues Formular zu starten, fügst du den benötigten Abschnitt einfach an der passenden Stelle hinzu und dokumentierst weiter. So bleibt die Struktur der Begehung erhalten, auch wenn der tatsächliche Umfang erst vor Ort sichtbar wird. Nach kurzer Eingewöhnung gehört dieser Schritt für viele Teams ganz selbstverständlich zum Ablauf und spart gerade bei größeren Objekten viel Zeit.

Ja, Lumiform ist auf genau solche Bestände ausgelegt. Du kannst dieselbe standardisierte Checkliste über viele Objekte hinweg einsetzen und alle Ergebnisse zentral auswerten. Jede Begehung läuft in ein gemeinsames Dashboard, sodass du siehst, was bereits erledigt ist, wo Mängel offen bleiben und an welchen Standorten sich Probleme häufen. Das erleichtert die Steuerung im Tagesgeschäft deutlich, weil du keine einzelnen Berichte zusammensuchen musst. Viele Teams starten mit wenigen Objekten und rollen den Prozess danach auf weitere Standorte aus, ohne die Grundstruktur ihrer Checklisten neu aufzubauen.

Jede Lizenz ist fest einer Person zugeordnet. In einem kleinen Setup übernimmt meist eine Person die Administration, also Einrichtung, Pflege der Vorlagen und Auswertung der Ergebnisse. Beide Nutzer können Begehungen auf dem Smartphone durchführen, Berichte einreichen und mit den zugewiesenen Aufgaben arbeiten. Wenn sich Zuständigkeiten ändern, lassen sich Admin-Rechte später neu vergeben, ohne dass bestehende Daten verloren gehen. So bleibt die Verantwortlichkeit klar, und ihr könnt trotzdem mit einem kleinen Lizenzumfang starten. Gerade für erste Rollouts in wenigen Objekten ist das für viele Teams ein praktikabler Einstieg.

Ja, Lumiform lässt sich mit SharePoint verbinden. Abgeschlossene Berichte werden automatisch als PDF in der vorgesehenen Ablage gespeichert, sodass dein Team sie nicht mehr manuell herunterladen, benennen und ablegen muss. Das spart Zeit und schafft eine einheitliche Dokumentation für interne Nachweise, Rückfragen aus dem Betrieb oder externe Prüfungen. Gerade bei vielen Begehungen über mehrere Standorte hinweg ist das hilfreich, weil Unterlagen zentral auffindbar bleiben. So reduziert ihr den Verwaltungsaufwand rund um die Berichtablage deutlich und haltet eure Dokumentation im Tagesgeschäft besser zusammen.