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Effizientere Prozesse dank einer Bedarfsanalyse

Lerne in diesem Artikel, wie eine Bedarfsanalyse dir dabei hilft einen Einblick in die Lücken deiner Prozesse und die Arbeiten in deinem Betrieb zu gewinnen. Mit einer Bedarfsermittlung erhältst du den Einblick, den du brauchst, um die Bedürfnisse deines Unternehmens zu erkennen und zu erfüllen, damit du dein Wachstum sichern kannst.

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Was versteht man unter einer Bedarfsanalyse?


Bei den täglichen Aufgaben, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind, kann es schwierig sein, diejenigen Engpässe und Herausforderungen zu erkennen, die das Wachstum deines Unternehmens womöglich behindern. Das gilt sowohl für kleine Unternehmen, die gerade erst anfangen, als auch für große Konzerne, die expandieren wollen.


An dieser Stelle kommt die Bedarfsanalyse ins Spiel, auch Bedarfsermittlung genannt. Es ist schwer etwas zu verbessern, wenn du nicht weißt worin das eigentliche Problem besteht. Somit ist der Hauptzweck der Bedarfasanalyse über einen Fragebogen Lücken in Geschäftsprozessen aufzudecken, damit Ziele erreicht werden können. Eine Bedarfsermittlung konzentriert sich daher mehr auf die Ergebnisse, die du erzielen willst (was), als auf die Mittel, die du dafür nutzen möchtest (wie).


Du führst eine Bedarfsanalyse also durch, um zu verstehen, wo dein Unternehmen derzeit steht (Ist-Situation), um deine Geschäftsbedürfnisse effektiv zu ermitteln und um die entsprechenden Kriterien festzulegen, die du brauchst, um deine Ressourcen bestmöglich einzusetzen und ein optimales Unternehmenswachstum zu ermöglichen (Soll-Situation). Egal, ob es sich um Personal-, Finanz- oder Betriebsmittel handelt, du kannst immer einen Fragebogen zur Ausführung einer Bedarfsanalyse verwenden, um einen Plan für die maximale Nutzung all dieser Ressourcen zu erstellen, damit du strategische Schritte für die strukturellen, betrieblichen und prozessualen Verbesserungen unternehmen kannst, die dein Unternehmen braucht.


Der "Bedarf", der analysiert werden soll ist hierbei selbstverständlich die Lücke, die dein Unternehmen schließen muss, damit du von dort, wo du jetzt bist, dorthin kommst, wo du hinwillst.


Kurzum: Es sind die Engpässe, die dein Unternehmen daran hindern, sein potenzielles Wachstum zu erreichen. Eine Bewertung kann dir helfen, diese Lücke zu schließen, denn sie identifiziert die Stärken und Schwächen deines Unternehmens – nur so kannst du die richtigen Ziele zu setzen. Ganz nach dem Motto: Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung. Dies im Kopf zu behalten hilft dir dabei die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um deine Leistung zu verbessern und dein Unternehmen voranzubringen.


Auch wenn eine Bedarfsanalyse in der Regel für Unternehmen eingesetzt wird, kann sie theoretisch für jeden Arbeitsbereich durchgeführt werden, vom Bildungswesen über das Gesundheitswesen bis hin zu allen Bereichen des Einzelhandels. Ähnlich wie Gefährdungsbeurteilungen in den unterschiedlichsten Industrien hilft eine Bedarfsanalyse dir dabei vorausschauend zu denken und optimal zu planen.



Dieser Artikel behandelt die folgenden Themen:


1. Wie kannst du von einer Bedarfsanalyse profitieren?


2. Was sind die Schritte, um eine Bedarfsanalyse effektiv durchzuführen?


3. Ein digitales Tool zur Erstellung einer Bedarfsanalyse verwenden



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Die Bedeutung und Relevanz einer Bedarfsanalyse


Eine gute Vorstellung davon zu haben, welche Prozesse und Praktiken funktionieren und welche nicht, ist wichtig, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die dein Unternehmen zum Erfolg führen. Da eine Bedarfsanalyse dazu dient, geschäftliche Belange aus einer Makro- und Mikroperspektive systematisch zu bewerten, solltest du alle Herausforderungen erfassen, um diesen souverän begegnen zu können. Wenn du das richtig machst, bleibt in deinem Unternehmen kein wichtiges Problem ungelöst – und manche Probleme entstehen womöglich gar nicht erst.


Eine Bedarfsanalyse ermöglicht es dir, einen nachhaltigen und kontinuierlichen Verbesserungszyklus zu etablieren, der dir helfen kann, dein Unternehmen stets zu fördern. Diese Gründe sprechen für die Durchführung von Bedarfsanalysen:


  • Sie ermöglicht datenbasierte Entscheidungen. Eine Bedarfsermittlung liefert wertvolle Einblicke in den Zustand deines Unternehmens durch systematische Ansätze und Analysen. Das ermöglicht eine fundiertere Entscheidungsfindung in der Zukunft. Wenn du über Echtzeitdaten verfügst, kannst du die nächsten Schritte formulieren, ohne dabei auf Vermutungen zurückgreifen zu müssen.
  • Sie hilft dir, proaktiv zu planen. Ein solides Verständnis der Gegenwart ist die Grundlage für die Zukunftsplanung, denn sie liefert vorausschauende Erkenntnisse. Mit einer Bedarfsanalyse kannst du die Richtung kontrollieren, in die du dein Unternehmen führen willst, und bei Bedarf leicht nachjustieren.
  • Sie ist leicht zu skalieren. Ein Fragebogen für die Bedarfsanalyse kann leicht an deinen Zeitrahmen, dein Budget und deinen Prozess angepasst werden. Das bedeutet, dass die Methode flexibel genug ist, um jedes Ziel zu erreichen, das du hast.
  • Sie kann auch für komplexe Herausforderungen Lösungen bieten. Die Leistung deines Unternehmens besteht im Wesentlichen aus einer Reihe von Entscheidungen, die wahrscheinlich alle mehrere Verfahren und Prozesse betreffen. Da eine Bewertung eine 360-Grad-Evaluierung eines Unternehmens beinhaltet, kann sie Probleme auf allen Ebenen ansprechen und dem Management helfen, die Lücken in komplexen Problemen zu erkennen.


Die 4 Schritte einer Bedarfsanalyse


Es gibt vier Schritte, an die man sich halten kann, um eine Bedarfsanalyse effektiv durchzuführen. Selbstverständlich kann hier auch abgewichen werden, aber grundsätzlich ist es hilfreich, wenn du deine Fragebögen gut strukturierst und einheitlich gestaltest, und so einem festen Schema folgst. Die Daten sind auf diese Weise besser miteinander vergleichbar.


1. IDENTIFIZIERE DIE BEDÜRFNISSE DEINES UNTERNEHMENS


Vor allem anderen musst du zunächst wissen, wie es um dein Unternehmen steht und welche Lücken dich von deinen Geschäftszielen abhalten. Der Bedarf kann hierbei von fehlenden Ressourcen bis hin zu strukturellen Veränderungen reichen und sollten auch die Erkundung unentdeckter Bedürfnissen beinhalten, die auf den ersten Blick vielleicht nicht offensichtlich gewesen sind.


Wenn du zum Beispiel expandieren willst, brauchst du dann mehr Ressourcen? Müsst ihr einen zusätzlichen technischen Stack erwerben? Was wurde bisher übersehen?


Wenn du weißt, welche Lücken du schließen musst, solltest du sie nach ihrer Wichtigkeit einstufen, damit du den Umfang festlegen und sie nach und nach abarbeiten kannst.


2. ERFASSE INTERNE UND EXTERNE DATEN


Wenn du die Bedürfnisse deines Unternehmens kennst, musst du besser verstehen, wie du diese Lücken durch Datensammlung und -analyse schließen kannst. Du kannst Informationen auch intern sammeln, z.B. durch Unternehmensunterlagen, und extern durch Marktforschung (z.B. Umfragen deiner Kund*innen, Interviews oder statistische Daten), falls nötig.


Eine bewährte Methode zur Durchführung einer Bedarfsanalyse besteht darin, die beste Methode zur Erfassung der benötigten Daten zu finden, indem du die demografischen Gegebenheiten deiner Belegschaft berücksichtigst. Faktoren wie unterschiedliches Alter und Herkunft erfordern unterschiedliche Ansätze. Versuche also, deine Methoden durch Interviews, Fokusgruppen und andere Methoden, die du für am besten geeignet hältst, zu diversifizieren.


Denke daran, bei deinem Verfahren und den Fragen, die du stellst, konsequent zu sein. Das minimiert Unklarheiten und erhöht die Genauigkeit.


Um deine Daten besser zu konsolidieren, verwendest du am besten eine Vorlage für die digitale Bedarfsanalyse, mit der du deine Ergebnisse an einem Ort organisieren und sortieren kannst. Auf diese Weise wird die Analyse einfacher.


3. ANALYSIERE DIE DATEN UND SETZE PRIORITÄTEN


Die Daten, die du hast, sind dein Leitfaden, um die richtigen und notwendigen Schritte zu identifizieren, die nötig sind, um die Lücke zwischen deinem aktuellen Zustand und dem gewünschten zukünftigen Zustand zu schließen. Nimm dein Ziel als Maßstab, um sicherzustellen, dass die Lösungen, die du dir ausgedacht hast, deine Bedürfnisse erfüllen und dir helfen, auf Kurs zu bleiben.


Die gesammelten Daten kannst du nutzen, um:

  • Die richtigen Prioritäten zu setzen
  • Jede Lösung abzuwägen und Kosten und Vorteile zu vergleichen
  • Einen Aktionsplan aufzustellen
  • Bestimme Kriterien für die Zuweisung oder Umverteilung von Ressourcen zu ermitteln

Wenn du dir Lösungen überlegst, denke daran, sie vielfältig zu gestalten. D.h. du solltest nicht nur eine Lösung umsetzen. In der Regel erfordern unterschiedliche Bedürfnisse unterschiedliche Lösungen, also musst du kreativ sein und verschiedene Ansätze in Betracht ziehen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.


Teste dann die Lösungen, die du dir ausgedacht hast, um herauszufinden, welche deine Unternehmensziele am besten unterstützen.


4. ÜBERPRÜFE UND BEWERTE ERGEBNISSE


Deine Bewertung sollte zur Verbesserung deiner Geschäftsstrukturen, betrieblichen Abläufe oder der Ressourcenverteilung führen. Um sicherzustellen, dass du das Beste aus deiner Strategie herausholst, sollte sie regelmäßig überwacht und bewertet werden. So kannst du herausfinden, was sie erfolgreich gemacht hat oder welche Fehler sie zum Scheitern gebracht haben. Habt ihr Fortschritte gemacht? Musst du mehr Ressourcen einsetzen oder Anpassungen vornehmen, um bessere Ergebnisse zu erzielen?



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