Digitale Checklisten im Handwerk für optimale Dokumentation

Im Handwerk kann eine digitale Vorlage in den unterschiedlichen Bereichen von großem Nutzen sein. Checklisten und Arbeitsvorlagen sowie Auftragsformulare im Handwerk erleichtern dir die tägliche Arbeit enorm. Unabhängig davon, ob es sich um Materialbeschaffung, Prozess- und Aufgabenbeschreibungen oder um ein Formular für den Arbeitsbericht im Handwerk handelt. Durch das Verwenden von Checklisten-Vorlagen werden dir alle Aufgaben rund um den Alltag in deinem Handwerksberuf sehr erleichtert.

Demnach kann eine digitale Checkliste im Handwerk in folgenden Bereichen erfolgreich eingesetzt werden:

• für die Gefahrenbeobachtung,


• für Leiterinspektionen


• oder für Serviceaufträge

Dein individuelles Handwerker-Formular ist dein persönlicher Leitfaden bei den unterschiedlichen Tätigkeiten. Nicht nur bei der Fertigung von Bauteilen, Objekten oder Anlagen. Gleichzeitig auch bei dem Montieren und Reparieren von Gegenständen und Geräten. Zur handwerklichen Tätigkeit gehört auch das Planen von handwerklichen Konstruktionen nach Kundenwünschen, das Erstellen von Angeboten und das Anleiten von Kunden in der Nutzung von handwerklichen Produkten.

Eine persönlich erstellte Vorlage kann in diesen Bereichen von großem Vorteil sein. Sie ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise für jeden Tag und eine vollständige Dokumentation der Projekte. Du führst einfach und kostengünstig Kontrollen auf in der Baustelle, in der Produktion oder beim Kunden durch. Darüber hinaus kannst du in deiner Checkliste die Sicherheitsunterweisung, Personalschulungen oder eine Gefährdungsbeurteilung berücksichtigen.

Wie wird eine Checkliste für das Handwerk erstellt

Bei der Erstellung von digitalen Vorlagen gilt je spezifischer und zielführender diese erstellt werden, desto effizienter können Aufgaben bearbeitet werden. Checklisten-Vorlagen müssen fachgerecht und sorgfältig aufgebaut sein, damit die Aufgaben sinnvoll und nach Priorität organisiert und erledigt werden können. Besonders bei Tätigkeiten, die selten oder in Urlaubs- oder Krankheitsvertretung ausgeführt werden, ist eine Checkliste Gold wert.

Die folgenden Hinweise werden dich dabei unterstützen, Checklisten-Vorlagen für Planungsaufgaben, Reparatur- und Fertigungsaufgaben sowie auch Angebotserstellungen zu erstellen.

1. Erstellung der digitalen Vorlage im Handwerk




Die Gestaltung der Checklisten und damit auch der Vorlagen richtet sich nach ihrem Einsatzgebiet. Ein wichtiger Faktor bei der Erstellung ist die einfache Gestaltung der Checks. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter*innen und Kund*innen die Checklisten auf Anhieb verstehen und keine Fragen offenbleiben. Verständlich gestaltete Vorlagen erleichtern zudem die anschließende Auswertung der Informationen.




2. Spare wertvolle Zeit




Nutze Checklisten vor jeder Abfahrt oder vor jedem Auftrag, um deine Ausrüstung und Materialien nach der Vollständigkeit zu überprüfen. Checklisten-Vorlagen können an deine betrieblich Eigenschaften angepasst werden. Einmal erstellt, sparst du jeden Tag Zeit beim Rüsten der Fahrzeuge. Hin- und Herfahren vom Kunden wieder in die Werkstatt wegen vergessenen Werkzeugen und Materialien gehören der Vergangenheit an. Nutze digitale Vorlagen und positioniere dich als ein zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Betrieb.




3. Minimiere Mängel bei der Arbeit




Dank einer digitalen Vorlage kannst du unkompliziert Schritt für Schritt die den Einsatzort prüfen. Erst wenn alle Prüfpunkte erledigt wurden, kommt eine förmliche Abnahme mit den Kund*innen zustande. So können kleine Mängel früher erkannt und beseitigt werden. Das führt zu einer sorgfältigen Arbeitsweise mit wenigen Schwachstellen bei der Abgabe.




4. Lass Raum für individuelle Kommentare




Das Handwerk umfasst viele Aufgaben mit umfangreichen Bereichen, Aufgabenfeldern und Prüfungen. Allein eine Checklisten-Vorlage für Fertigungsabnahmen im Handwerk kann sehr unterschiedlich ausfallen, abhängig von dem jeweiligen Auftrag. Ein Auftragszettel im Handwerk muss individuell an den jeweiligen Standort angepasst werden. Die Bedeutung von Kommentaren, Notizen oder Empfehlung zu dem jeweiligen Formular ist sehr wichtig, um dem Vollständigkeitsanspruch bei den Aufträgen gerecht zu werden.




5. Teste die Checklisten-Vorlage




Nach der Fertigstellung des Templates sollte die Checkliste unbedingt einmal als Testlauf durchgeführt werden. Nur so kannst du nach dem Durchführen ggf. Lücken und Fehler feststellen, die du anschließend verbesserst, bis du deine gewünschte Checkliste hast, die dich bei deinen individuellen Herausforderungen unterstützt. Auf diese Weise erhältst du eine reibungslose Checkliste für wiederkehrende Aufgaben und Prüfungen bei deinen Arbeitsaufgaben.

FAQs: Die 3 am häufigsten gestellten Fragen

Kann die Arbeitssicherheit im Handwerk mit einer Checklisten-Vorlage verbessert werden?

Regelmäßige Inspektionen der Sicherheitsmaßnahmen, der persönlichen Schutzausrüstung und Arbeitsmittel mit Checklisten im Betrieb oder auf der Baustelle erhöht die Arbeitssicherheit für alle Mitarbeiter*innen und die Öffentlichkeit in Umgebung der Baustelle. Durch den strukturierten Aufbau einer Checkliste wird kein Inspektionspunkt vergessen. Alle Sicherheitsvorkehrungen werden nacheinander überprüft.

Welche Vorteile bietet eine Checklisten-Vorlage für das Handwerk?

Arbeitsvorlagen und Checklisten sparen Zeit, erleichtern die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und erhöhen die Arbeitssicherheit während des Projektes. Die Informationen zu Aufträgen und Maßnahmen gehen nicht verloren und werden leichter ausgetauscht. Außerdem werden Kontrollen effizienter und sorgfältiger durchgeführt. Anfallende Korrekturmaßnahmen werden sofort festgehalten und umgehend angewiesen.

Wie wird die Dokumentationspflicht mit Hilfe einer digitalen Checkliste eingehalten?

Alle Arbeitsaufträge, Kontrolle, Protokolle und Prüfungen laufen über die Software. Mitarbeiter/innen erhalten Arbeitsaufträge mit allen notwendigen Dokumenten. Nachdem der Auftrag beendet wurde, werden alle Daten in die Cloud geladen und archiviert. So gehen keine Dokumente verloren und Chefs haben immer einen aktuellen Überblick über laufenden und geplante sowie erledigte Aufgaben.