Deine Außendienst-App als tägliche Unterstützung an deiner Seite
Mitarbeiter*innen im Außendienst sind viel mit Beobachten, Dokumentieren, Analysieren bestimmter Prozesse, Verhaltensweisen und Kundenbeziehungen beschäftigt. Dabei ist es besonders wichtig, das Protokoll in einem Besuchsbericht zusammenzufassen.
In den meisten Branchen müssen Außendiensteinsätze in einem Bericht notiert werden. Ganz egal, ob es sich dabei um Servicetechniker*innen, Gutachter*innen oder beispielsweise Auslieferer*innen handelt. Besuchsberichte sind für Mitarbeiter*innen im Außendienst oder Vertriebsmitarbeiter*innen ein wichtiges Instrument, um Kundenkontakte zu dokumentieren und zu pflegen. Wo Kundenkontakte stattfinden, ist dabei zweitrangig: Dies kann bei Gesprächen vor Ort beim Kunden sein, aber auch auf einer Konferenz oder einer Messe.
Eine Außendienst-App unterstützt dich und deine Mitarbeiter*innnen unterwegs vor Ort und beim Kund*innen direkt. Eine App für den Außendienst bildet das zentrale Bindeglied zwischen allen Beteiligten und ermöglicht effizienteres Arbeiten und die Automatisierung von Prozessen.
Gerade wenn an einem Tag mehrere Gespräche geführt werden, ist es sinnvoll, eine Vorlage beim Schreiben des Besuchsberichts einzusetzen. Hierbei sollten sich im Vorfeld Gedanken darüber gemacht werden, welche Daten erfasst werden sollen und welche weiteren Schritte mit dem/der Kund*in angestrebt werden. In der Vorlage für den Außendienstbericht können diese Felder angelegt werden, sodass beim Ausfüllen keine wichtigen Aspekte vergessen werden. Mit einer Außendienst Software kannst du ohne Probleme genau solche Vorlagen erstellen und diese von deinem Team ausfüllen lassen.
Mit einer Außendienst-App können Manager*innen ihrem Team dabei helfen schneller zwischen mehreren Aufträgen zu wechseln und die Gesamteffizienz der Vor-Ort-Dienstleistungen zu verbessern.
So hilft dir eine Außendienst-App bei deiner Berichterstattung
Die Berichtserstattung ist bei Außendiensteinsätzen ein wesentliches Element. Alle wichtigen Informationen zum Einsatzplan werden in diesem Bericht festgehalten. Der Außendienstbericht dient auch dazu, die Effizienz und die Sicherheit der Mitarbeiter*innen zu überwachen und Hilfsmittel und Werkzeuge zu verwalten.
Mit einer Außendienst Software kannst du dir einen Überblick über alle Prüfungen und Maßnahmen, die vor Ort stattfinden machen. Innerhalb der App überwachst du negative Antworten, überfällige Prüfungen sowie die durchschnittliche Punktzahl der Audits. Richte die Software ganz nach deinen individuellen Bedürfnissen ein, denn die Außendienst Planungssoftware passt sich dir an! Verfolge zudem die Problemlösung aller gemeldeten Vorfälle in Echtzeit.
Die App erstellt automatisch einen professionellen Prüfbericht, sobald du die Inspektion abschließt. Der Außendienstbericht kann vollständig angepasst werden und enthält alle Ergebnisse, Bilder, negativen Antworten und gemeldeten Probleme. Spare Zeit, indem du den Bericht aus der App sofort an alle verantwortlichen Personen sendest.
Darum brauchst du eine Außendienst-App
Arbeitsabläufe und Prozesse können sich ständig verändern. Damit alle Mitarbeiter*innen stetig auf dem neuesten Stand der Aufgabenverteilungen sind, ist es sinnvoll, eine App als Unterstützung einzusetzen, da diese ein digitales Werkzeug ist. Mit dem flexiblen Formular-Baukasten der Außendienst-App kannst du alle Vorlagen jederzeit an veränderte interne Abläufe und neue gesetzliche Anforderungen anpassen. Darüber hinaus ermöglicht dir die App, stets aktuelle Daten für deine Analysen zu sammeln. Im Folgenden nennen wir dir 5 Gründe, warum eine Außendienst-App dir den Arbeitsalltag erleichtern wird.
- Bekomme einen Überblick über alles was im Feld geschieht.
- 100%ige Verfügbarkeit der Auftragsdaten
- Dynamischer Workflow sorgt für mehr Effizienz bei Prozessen
- Beschleunige Prozesse durch bessere Kommunikation via App
- Einfach Einbindung externer Dienstleister
Profitiere von reibungslosen Arbeitsabläufen mit einer Außendienst-App. Organisiere Aufträge, indem du Prüfungen Zeitpläne, Personen, Gruppen und Standorte zuweist. Erinnerungen durch die Außendienst-App stellen sicher, dass alle Prüfungen rechtzeitig durchgeführt werden. Vorgesetzte werden benachrichtigt, wenn dies nicht der Fall ist. Weise Korrekturmaßnahmen zu und verfolge in Echtzeit den Fortschritt der Fehlerbehebung.
Die Eigenschaften einer Außendienst-Software
Der Einsatz einer Außendienst-App hat viele Vorteile: Besuchsberichte können ohne Stift und Papier digital über die Software erstellt werden. Zum Einen gehen so keine relevanten Informationen verloren und zum anderen können die Berichte und Dokumente jederzeit von allen Beteiligten abgerufen werden.
Prüfer*innen werden vor Ort kinderleicht durch alle Prüfungen geführt und bekommen klare Anweisungen für Korrekturmaßnahmen und nächste Schritte, indem Logiken vordefiniert werden. Prüfergebnisse haben so einen einheitlichen Standard und die Daten können im Handumdrehen analysiert werden. Bereiche, die deine Aufmerksamkeit benötigen, können schneller identifiziert werden. Abschließend kann die Dokumentationszeit bis zu 33% verringert werden.
Darum ist Lumiform der perfekte Außendienst Partner an deiner Seite
Mit der mobilen Außendienst-App von Lumiform werden Außendienstberichte einfach per Tablet oder Smartphone erstellt – online oder offline. Mit der Desktop-Software werden die Vorlagen für Außendienstberichte erstellt und die vor Ort gesammelten Daten ausgewertet. Dadurch wird das Risiko für Informations- und Qualitätsverluste, Dokumentationsfehler und Reputationsschäden deutlich verringert.
1. Terminplanung und Benachrichtigungen
Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird. Alle Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über das Verfahren und die Fälligkeitstermine. Manager erhalten automatisch Benachrichtigungen, wenn Einsätze überfällig sind und Probleme aufgetreten sind. Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird.
2. Zeitlich definierte Arbeitsschritte
Behalte deinen Zeitplan im Auge und nutze die Informationen, um Möglichkeiten zur Steigerung deiner Effizienz zu identifizieren.
3. Verfolgen von Inspektionen in Einrichtungen im Zeitablauf
Überwache die Inspektionsleistung deines Teams und identifiziere Möglichkeiten, den Prozess und die Effizienz deines Betriebs zu verbessern.
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