Deine digitale Fahrzeugliste

Was ist eine Fahrzeugliste?

Eine Fahrzeugbestandsliste in Form einer Checkliste hilft dir dabei, einen Überblick über alle Fahrzeuge in deinem Autohaus/Logistikunternehmen/deiner Autovermietung/ etc. zu behalten und kann somit einen Teil deines Inventurverfahrens ausmachen. Eine Fahrzeugliste ist wichtig für die Kundschaft, ebenso wie für das firmeneigene Fachpersonal.

Wenn die Fahrzeuginventur nicht richtig durchgeführt wird, dann ist das Unternehmen sich nicht im Klaren über ihren eigenen Bestand und den Zustand der Fahrzeuge. Dies erschwert den Betrieb des Unternehmens und den Kundenservice. Mache es also zur Angewohnheit eine saubere Fahrzeugliste zu führen, ebenso wie du Abfahrtkontrollen protokollierst oder regelmäßige Fahrzeugkontrollen durchführst.

Verschiedene Checklisten für den Fahrzeugbestand erleichtern die Aufnahme neuer Fahrzeuge, die Inspektion vor der Auslieferung und immer den Überblick über alle Fahrzeuge im Bestand des Unternehmens zu behalten. Die jeweils benötigten Informationen können einfacher verzeichnet werden und sind jederzeit abrufbar. Dadurch wird die Zuverlässigkeit und Qualität für Kundenaufträge verbessert.

Die Wichtigkeit von Fahrzeuglisten

Generell sollte in regelmäßigen Abständen eine Inventur des Fahrzeugbestands durchgeführt werden, um die wirtschaftlichen Folgen von fehlerhaften Bestandszahlen und Informationen für das Unternehmen zu minimieren. Anhand von Checklisten ordnungsgemäße Fahrzeugbestandslisten zu führen, bieten für Autohäuser, Logistiker und Autovermietungen drei entscheidende Vorteile:

1. Genaue Kenntnis über den Bestand

Wenn du genau weißt, wie viele Fahrzeuge du besitzt und in welchem Zustand sie sind, kannst du dein Fahrzeugmanagement besser planen. Außerdem weißt du, was noch fehlt, also was du gegebenenfalls noch bestellen musst. Dazu gehören zum Beispiel jegliche Fahrzeugbestandteile.

Wenn du keine oder keine ordentliche Fahrzeugliste besitzt, kann es schnell passieren, dass du zu viel oder etwas Wichtiges nicht bestellst und dir das dann fehlt.

2. Höhere Rentabilität

Führe eine Fahrzeugbestandsliste, um sowohl den Abbau von Lagerbeständen als auch eine Übervorratung zu meiden. Deine Fahrzeuge verlieren somit langsamer ihren Wert. Logistiker und Autovermietungen können zudem mit einer Fahrzeugliste schneller identifizieren, welche Fahrzeuge aus dem Bestand zu entfernen sind, weil sie nicht mehr den Unternehmensstandards entsprechen.

3. Besseres Kundenerlebnis

Wenn du weißt, was du hast, so weißt du auch genau, was du verkaufen kannst. Versprich deinen Kunden nicht versehentlich zu viel, indem du ihm Fahrzeuge oder Services verkaufst, die du nicht im Bestand hast. Führe lieber regelmäßig eine Fahrzeuginventur durch und greife für ein Kundengespräch auf die gesammelten Daten zuürck.

Ablauf einer Fahrzeuginventur mit Checkliste

Eine Fahrzeuginventurliste kann je nach Unternehmen unterschiedlich aufgebaut sein. Für eine ordnungsgemäße Inventur sind aber bestimmte grundsätzliche Regeln zu befolgen, die sich auch in der Checkliste widerspiegeln. Wenn du dich an diese hältst, sollte die Fahrzeuginventur problemlos ablaufen, und am Ende besitzt du eine fehlerfreie Fahrzeugbestandsliste:

1. Zu jeder Checkliste für die Fahrzeuginventur gehört eine Inventuranweisung.
2. Der Ort der Inventur ist in der Checkliste anzugeben.
3. Die Gruppen für die Inventuraufnahme sollten jeweils aus einem Zählenden und einem Schreibenden bestehen. Wenn möglich sollten diese nicht auschließlich aus der betreffenden Abteilung kommen.
4. Die Mitarbeiter*innen, die die Inventur durchführen, müssen eine entsprechende Unterweisung erhalten.
5. Die verantwortliche Inventurleiter*in ist in der Checkliste anzugeben.
6. Bei den Checklistenvorlagen für die Fahrzeuginventur ist Folgendes zu beachten:
   • Die Vorlagen müssen vornummeriert sein.
   • Es dürfen während der Inventur keine Zeilen ausgelassen werden.
   • Bei Papierlisten darf kein Bleistift verwendet werden.
   • Die Eintragungen müssen vor Ort vorgenommen werden.
   • Jede ausgefüllte Vorlage ist vom Zählenden und Schreibenden zu unterzeichnen.
7. Die Fahrzeuge sind in der Reihenfolge ihres Standorts zu inventarisieren.
8. Die aufgenommen Bestände müssen als solche erkennbar sein und sind deshalb in einer geeigneten Form zu singieren (z.B. Klebezettel, Schilder etc.).
9. Die Stellplätze sind nach Bereichen zu unterteilen. Bei Autohäusern sind das zum Beispiel die Bereiche: Neu-, Vorführ- und Gebrauchtfahrzeuge. Für jeden Bereich ist eine verantwortliche Mitarbeiterin festzulegen.
10. Beschädigte Fahrzeuge sind gesondert zu kennzeichnen.
11. Warenbewegungen sind während der Fahrzeuginventur zu unterlassen.
12. Das Inventurpersonal darf die Sollbestände laut Lagerbuchhaltung nicht kennen.

Im Anschluss der Fahrzeuginventur werden die ausgefüllten Checklisten ausgewertet. Dafür musst du zunächst die Istbestände laut Inventurlisten mit den Sollbeständen laut Lagerbuchhaltung vergleichen. Außer acht lassen kannst du Fahrzeuge, die nicht im Eigentum des Unternehmens sind, wie Konsignationsware von Herstellern, Fahrzeuge in der Reparatur und Fahrzeuge im Eigentum vom Personal.

Außerdem ergänzt du Fahrzeuge in der Inventurliste, die nach Fahrzeugbestandsliste zum Bestand gehören, aber während der Inventur physisch nicht anwesend waren, wie Miet- und Vorführwagen. Auch Fahrzeuge und Fahrzeugbstandteile, die schon bestellt, aber noch nicht geliefert wurden, gehören zum Inventar.

Vorteile einer digitalen Fahrzeugliste nutzen

Eine Fahrzeugliste zu führen, hat wie oben aufgeführt, viele Vorteile für dein Unternehmen. Fahrzeugbestandlisten und Fahrzeuginventurlisten mit Lumiform digital zu führen, bietet viele weitere Vorteile für das Fahrzeugmanagement deines Unternehmens:

• Keine Papierberge mehr! Digitalisiere mit dem flexiblen Formularbaukasten deine bisherigen Papierlisten im Handumdrehen und passe deine individuellen Checklisten jederzeit an neue Standards an.
• Erhalte Echtzeit-Daten über deinen Fahrzeugbestand. Damit wird Qualität, Service und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand der Daten stetig deine Prozesse optimieren.
• Nutze eine der zahlreichen Vorlagen aus der Bibliothek von Lumiform für deine Fahrzeuginventur und starte sofort mit deiner Fahrzeugbestandsliste durch!
• Bekomme einen Überblick über alles was während der Inventur vor Ort geschieht.
• Generiere deine Fahrzeugbestandsliste ab jetzt automatisch – das spart die komplette Nachbereitung.
• Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Fahrzeug- und Inventurdaten und schnellere Identifizierung von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen.
• Führe Inventuren und Prüfungen insgesamt je nach Anwendungsfall circa 30%-50% schneller durch.
• Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse durch eine effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Drittanbietern und dem Management sowie dem schnelleren Melden von Vorfällen.