Warum sind Projektmanagement-Vorlagen ein Muss?

Die Aufgaben im Projektmanagement sind vielseitig und damit auch die dafür einsetzbaren Vorlagen. Solche Arbeitshilfen helfen Projektmanager*innen und Projektteams dabei, ihre Projekte strukturiert, effizient und zuverlässig auszuführen. Vorlagen sind im Projektmanagement sowohl beim Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren sowie beim Abschließen von Projekten sinnvoll.

In einer Vorlage werden alle notwendigen Aufgaben eines Projekt schriftlich festgehalten. Punkt für Punkt wird alles strukturiert abgearbeitet. Dadurch kann der Projektfortschritt leicht verfolgt, Hemnnisse für die Projektumsetzung frühzeitig erkannt und Handlungsbedarf angemeldet werden. Vorlagen bieten demnach einen Überblick und Sicherheit für die anstehende Aufgabe.

Auch für Aufgaben, die selten anfallen, ist der Einsatz von Checklisten sinnvoll. In diesem Fall dienen sie als Erinnerungsstütze. Wer kennt schon die Inhalte aller Projektmanagementmethoden auswendig? Oder welche Aufgaben er von seinem Kollegen bei dessen Abwesenheit übernehmen soll und was dabei zu beachten ist?

Welche Vorteile bieten Vorlagen im Projektmanagement?

Umso komplexer das Projekt, umso vielseitiger und umfangreicher sind auch die Aufgaben. Finanzdienstleister können Vorlagen im Kundenservice oder für interne Aufgaben und Projekte nutzen. Auch wenn ihr Einsatzgebiet und ihr Inhalt unterschiedlich sein kann, sind die Vorteile von Vorlagen im Checklisten-Format immer die Gleichen:

1. Große Projekte und komplexe Aufgaben können in überschaubare Portionen unterteilt werden.
2. Leichtes Einarbeiten in neue Aufgaben.
3. Unterschiedliche Aufgaben sind leichter zu delegieren.
4. Der Arbeitsablauf ist vorgegeben, so bleibt der Kopf frei für andere Aufgaben.
5. Die Fehlerquote beim Ausfüllen sinkt.
6. Es wird nichts Wichtiges vergessen.
7. Abhaken gibt das gute Gefühl, etwas erledigt zu haben.
8. Indem der Überblick behalten wird, sinkt das Stresslevel.
9. Arbeitsabläufe sind kontrollier- und dokumentierbar.
10. Wertvolle Arbeitshilfen für die Vertretung bei Krankheit oder Urlaub.
11. Es wird Zeit bei der Arbeit gespart.

Übrigens müssen sich die Vorlagen nicht auf das Projektmanagement beschränken. Checklisten sind auch hilfreich bei Aufgaben im Personalwesen und beim Mitarbeiterfeedback. Ein gutes Beispiel ist die Checkliste für die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes. Mit dieser gehen Verantwortliche die verschiedenen Arbeitsschritte durch, um sicher zu stellen, dass nichts vergessen wird und alles einwandfrei funktioniert.

Wie erstelle ich eine Vorlage für das Projektmanagement?

Gerade im Projektmanagement werden Mitarbeiter*innen immer wieder in die Situation kommen, dass sie für eine neues Projekt ihre Vorlagen von Grund auf neu erstellen müssen. Häufig hilft dabei eine kurze Recherche im Internet. Nicht selten finden sich in Vorlagen-Bibliotheken wie der von Lumiform zahlreiche Beispiele, die zum eigenen Thema passen. Diese können sofort eingesetzt werden oder benötigen nur ein paar wenige Änderungen.

Wenn es nicht möglich ist eine passende Vorlage für das Projektmanagement zu finden, muss eine neue angefertigt werden. Zwar gibt es nur wenige konkrete Vorgaben, das heißt aber nicht, dass das Erstellen schwierig ist. Wer sich an die folgenden fünf Tipps hält, fertigt schnell und effizient eine neue Vorlage für sein Projekt an:

1. Thema eingrenzen
Bevor die erste Zeile für die Vorlage geschrieben ist, sollte zunächst das Thema und die dazugehörigen Aufgaben definiert werden. Es lohnt sich, Notizen in chronologischer Reihenfolge zu machen, um alle notwendigen Informationen für die Vorlage zusammen sammeln. Außerdem ist es auf diese Weise mit Kolleg*innen und Vorgesetzten den Inhalt noch einmal zu besprechen.

2. Einfach gestalten
Eine Vorlage muss eine Reihe von Daten abfragen, trotzdem sollte sie einfach formuliert und strukturiert sein. Dadurch wird ermöglicht, dass der Inhalt der Vorlage gut aufnehmbar und verständlich ist. Deshalb gehören in eine Vorlage für das Projektmanagement auch nur relevante Informationen.

3. Fehlerfrei arbeiten
Eine klare Struktur ist genauso wichtig wie fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik. Dadurch wird zum einem das Verständnis verbessert, zum anderen hinterlässt es einen professionellen Eindruck. Jede neue Vorlage sollte deshalb von einer weiteren Person gegengelesen und geprüft werden.

4. Passende Fragen und Antworten überlegen
Neben fehlerfreien Sätzen, durchdachtem Inhalt und guter Struktur ist die Auswahl der Frage- und Antworttypen wichtig, um eine perfekte Vorlage zu erstellen. Den meisten Menschen fällt es beispielsweise einfacher, auf vorgegebene Antworten zu reagieren. Ein guter Grund, um sich für Multiple-Choice-Antworten zu entscheiden, anstatt leere Antwortfelder zu wählen.

5. Test durchführen
Eine neue Vorlage soll im besten Fall lange genutzt werden. Ihre Wirksamkeit und Effizienz erweist sie sich am besten in der Praxis. Wahrscheinlich treten beim ersten Durchlauf noch einige Fehler auf. Eine gute Möglichkeit, die Vorlage noch einmal zu überarbeiten und einen abschließenden Testlauf durchzuführen.

Vorlagen sind kein Allheilmittel, sie ersetzen nicht das Know-how der Projektmanager*innen und ihre konzeptionellen Ideen. Aber sie entlasten und unterstützen im Arbeitsalltag. Gerade Berufseinsteiger*innen profitieren von Vorlagen für die vielen verschieden und neuen Aufgaben. Aber auch berufserfahrene Mitarbeiter*innen profitieren von Vorlagen bei jedem Projekt.

FAQ: Häufige Fragen zu Projektmanagement-Vorlagen

Wie setze ich Vorlagen in der Projektplanung und -steuerung ein?

Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Aufgaben, bei denen eine Menge von Informationen gesammelt und ausgewertet werden müssen. Hier ist es immer von Vorteil, eine Vorlage zu haben, um strukturiert zu arbeiten und nichts Wichtiges zu vergessen.

Wie aktualisiere ich meine Vorlagen im Projektmanagement?

Gerade im Projektmanagement sind immer wieder Änderungen an Vorlagen notwendig. Deshalb muss eine vorhandene Vorlage mit veralteten Passagen aber nicht von Grund auf neu erstellt werden. Digitale Anwendungen wie Lumiform ermöglichen Änderungen an den nur notwendigen Stellen. Außerdem kann auf Aktualisierungen in digitalen Vorlagen sofort zugegriffen werden.

Kann ich mit Vorlagen mein Projektmanagement verbessern?

Vorlagen erleichtern durch ihren strukturierten Aufbau die Auswertung von Daten. Mit einer digitalen Anwendung wie Lumiform ist die Analyse ein Kinderspiel. Du entdeckst Hemmnisse und Probleme schneller und frühzeitig und schneller. So kannst du sofort reagieren und Maßnahmen in die Wege leiten.