¿Qué es el metodo Kaizen y para qué sirve?
Kaizen es un término japonés que por definición significa «buen cambio», «cambio para mejor» o «mejora» e involucra un proceso de mejora continua que no se logra de un día para otro. Son los pequeños cambios los que generan un gran impacto a largo plazo.
¿Qué es Kaizen en una empresa? Como metodología dentro de una organización, se trata de la gestión organizada y continua que involucra a todo individuo de la organización, sin importar su posición -desde la alta dirección hasta los empleados-, sabiendo que las pequeñas mejoras conducen a grandes resultados.
¿En qué consiste la filosofía Kaizen?
Luego de la Segunda Guerra Mundial, nace el método Kaizen en Japón, como consecuencia de las profunda crisis social y económica que afrontaba el país. Para aumentar la competitividad global de las empresas japonesas, el gobierno japonés promovió la metodología de William Edwards Deming, consistente en utilizar la estadística para el control y mejora de calidad de los procesos.
En 1955, Masaaki Imai, quien trabaja en el Centro de Productividad de Japón en los Estados Unidos, acompaña a ejecutivos japoneses para aprender de los fabricantes estadounidenses en 1955. En consecuencia, junto con Shoichiro Toyoda, difunden el mensaje del
Sistema de Producción Toyota (TPS) que consiste en integrar las prácticas comerciales estadounidenses con un enfoque humanizado. ¡Fue un éxito! La aplicación de este método aumentó la competitividad global de las empresas japonesas.
En 1986, se presenta por primera vez la metodología KAIZEN al mundo. Desde entonces, diversas industrias y organizaciones de todo el mundo adoptan este enfoque utilizando herramientas Kaizen, tales como el famoso sistema de gestión para la mejora de procesos Seis Sigma o Six sigma, o la herramienta de identificación y resolución de problemas, el Reporte A3.
«Kaizen significa una mejora continua que implica a todo el mundo, sin gastar mucho dinero».
Masaaki Imai, fundador del Instituto Kaizen.
¿Qué tomar en cuenta antes de aplicar Kaizen?
Uno de los principales problemas a la hora de implementar este método es que los directivos esperan siempre resultados inmediatos sin siquiera implementar efectivamente flujos de trabajo mejorados o procesos optimizados. Por ello, se recomienda tener muy en claro los siguientes 4 principios antes de aplicar Kaizen en la organización:
1. Compromiso de la Dirección
Imai señala: “El proceso de Kaizen comienza desde arriba, es la alta dirección de la compañía la que debe estar plenamente comprometida y dedicada con el cambio. Debe tomar la condición de líder para que todo el mundo reconozca la necesidad de cambiar.“ Así, es indispensable obtener la aceptación de los trabajadores y vencer su resistencia al cambio para que la gestión Kaizen sea exitosa.
La mayoría de veces, el uso de la tecnología agiliza y simplifica las gestiones dentro de una organización. Por ello, recomendamos utilizar la plantilla digital de informe Kaizen, una herramienta bastante práctica que te brindará el soporte necesario para la implementación de este método en la organización.
2. Empoderamiento de los empleados
El empleado que realiza las tareas, entiende mejor que nadie cómo funciona el proceso y cómo mejorarlo. Por tanto, los directivos deben crear un entorno laboral en el que los empleados se sientan capacitados y motivados a hacer su contribución. Esto asegura que las sugerencias de mejora vengan de todos los niveles de la empresa.
El hecho de alentar a los empleados a que sigan añadiendo valor a la organización no sólo aumenta la moral, sino que da a todos la oportunidad de asumir la responsabilidad de los esfuerzos de mejora continua, lo que contribuye al éxito de la aplicación del método Kaizen.
Puedes aportar con la gestión de tu equipo de trabajo dándoles acceso a herramientas digitales, como una lista digital de status de proyectos que les permitan asegurarse de que se cumplan los resultados del proyecto, al tiempo que mantiene a todos los interesados informados sobre el estado de cada proyecto.
3. Gemba-Kaizen
El logro de la eficiencia operativa comienza desde las tareas más básicas. Un Gemba Walk (derivado del término Gemba o Gembutsu que significa «el lugar real») suele ser realizado por los gerentes para aprender o revisar cómo funciona un proceso en particular y obtener información de los empleados sobre cómo mejorarlo. Para ello, se debe ir al lugar donde suceden las cosas, observar, analizar la manera en la que se está desarrollando una tarea o gestión, hacer preguntas y aprender de los trabajadores.
Con una lista digital de control de Gemba Walk puedes guiar a los observadores a hacer las preguntas precisas y relevantes para determinar la causa raíz de los problemas y los próximos pasos a seguir.
4. Kaizen 5S
Uno de los mayores obstáculos para poner en práctica las mejoras continuas es el apego a viejas prácticas o la suposición de que los nuevos métodos fracasarán. Las empresas no deben pensar que algo que ha funcionado antes seguirá funcionando siempre de la misma manera.
Para evitar esto, el método 5S es utilizado para mejorar la eficiencia en el espacio de trabajo y eliminar las desviaciones o defectos. Puedes utilizar una hoja de verificación digital para implementar el método 5S con mayor facilidad y control.
«No podemos progresar cuando estamos satisfechos con la situación actual».
Taiichi Ohno, padre del sistema de producción Toyota Production System.
¿Cómo se aplica el método de Kaizen? Sigues estos 5 consejos.
Dado que el Kaizen es un proceso continuo, de paso por paso, el camino hacia su aplicación efectiva empieza planteándose las preguntas correctas. Estas son las 5 preguntas clave que debes plantearte para iniciar y continuar con las iniciativas de mejora en el lugar de trabajo:
1. ¿Cuál es la causa raíz del problema?
Si una cultura que se resiste al cambio es mala, peor es invertir recursos en resolver el problema equivocado. Los líderes deberían hacer hincapié en saber qué se está haciendo mal mediante un Gemba Walk y un análisis de la causa raíz. Así, es más fácil identificar los defectos de calidad y coordinar con los empleados.
No se trata de criticar y de culpar, sino de aceptar la realidad de un día típico de trabajo.
2. ¿Cómo eliminar la causa del problema?
Una de las técnicas más simples para identificar problemas es el método 5 porqués, preciso para determinar la causa fundamental de un problema de manera eficaz y formular soluciones oportunas que eviten que defectos se repitan.
Con este método, los gerentes pueden implementar mejoras rentables y de alta calidad, consistentes con los objetivos de calidad de la organización, con base en sugerencias creativas de los empleados y de valiosa información sobre el lugar donde se realiza el trabajo.
3. ¿Todos los miembros del equipo aplican los cambios de manera consistente?
La administración demuestra su compromiso de mejora continua al tomar medidas inmediatas para introducir cambios pequeños y graduales y responder con iniciativas eficaces a largo plazo. Se cambia la forma personal de trabajar y se reconoce su impacto en la calidad del trabajo.
Kaizen se aplica para todos, desde la alta dirección hasta los trabajadores que realizan las tareas más básicas. Esta gestión puede centralizarse para evitar que la vigilancia manual en diferentes lugares y en todos los niveles de la organización tome mucho tiempo y recursos.
4. ¿Cuál es el impacto de los esfuerzos conjuntos de mejora continua?
Las organizaciones tienden a abandonar la aplicación del Kaizen porque no ven o sienten inmediatamente los efectos que sus acciones, aparentemente pequeñas, tiene sobre la organización. Para evitar esto, se requiere supervisar el rendimiento y la eficacia de los cambios introducidos, ya sea con reporte A3 o el informe 8D, por ejemplo.
La mejora continua que se hace correctamente conduce a resultados positivos y duraderos que añaden un valor significativo a toda la organización, pero ello toma tiempo, coordinación y comunicación.
5. ¿De qué otra manera se puede mejorar?
El camino de la mejora continua no se caracteriza por una actitud de perfeccionismo, sino por el deseo de crecimiento, tanto personal como organizativo. Es bueno alcanzar el un porcentaje de los objetivos de mejora y celebrar la victoria, pero nunca dejar de mejorar.
Éxito en la gestión Kaizen
Se requiere un compromiso y paciencia a largo plazo para maximizar los beneficios de Kaizen. Pues, los beneficios hacen que la espera valga la pena. La mejora de la calidad, la productividad y la seguridad a través de una gestión de mejora constante en el lugar de trabajo conduce a una mayor moral de los empleados, a la satisfacción de los clientes y a mejores ingresos para la empresa.
Recuerda que, con el uso de tecnología inteligente, las empresas pueden gestionar más fácilmente los esfuerzos diarios y resolver los problemas de forma consistente y de forma rentable. No dudes en implementar herramientas digitales Kaizen.
«No hay nada que no pueda hacerse. Si hay algo que no puedes hacer, es porque no te has esforzado lo suficiente».
Sakichi Toyoda, inventor del primer telar automatizado de alto rendimiento del mundo.
¿Qué es el Flash Kaizen y cuándo implementarlo?
Cuando hablamos de Kaizen hablamos de un camino largo y continuo. Este no es el caso del Flash Kaizen, que consiste en un proyecto de mejora a corto plazo, aplicable a una área específica de la empresa.
El Flash Kaizen permite a los equipos de gestión de proyectos lograr fácilmente un alto nivel de compromiso de las personas involucradas y mantener el interés de la alta dirección. Sin embargo, el Flash Kaizen NUNCA debe reemplazar la implementación del ciclo Kaizen.
Ejemplos de situaciones precisas para implementar Flash Kaizen:
1. Como paso inicial al ciclo Kaizen
- Recibir el apoyo de un patrocinador del equipo directivo superior
- Presentar el tamaño del proyecto, los objetivos SMART y los recursos necesarios
- Recopilar los datos necesarios para definir las mejoras requeridas
2. Durante el ciclo
- Presentación de Flash Kaizen por la alta dirección. Entrenamiento del equipo para mejorar y revisar el proyecto.
- Gemba-Kaizen con un mapa de procesos y resolución de problemas con datos de apoyo
- Análisis de datos y desarrollo de soluciones viables como el 5S-Kaizen
- Refinar, priorizar e implementar soluciones
- Preparación y planificación de la mejora continua y presentación de los resultados y recomendaciones a la alta dirección
3. Después del Ciclo
- Continuar implementando mejoras, especialmente para las acciones que se pasaron por alto durante el Flash Kaizen
- Comunicar los cambios del proyecto a los principales interesados y a todos los empleados
- Coordinar los efectos del Flash Kaizen (en comparación con los objetivos del proyecto) con la alta dirección
«Se requiere un compromiso a largo plazo con el nuevo aprendizaje y una nueva filosofía de toda gestión que busque la transformación. Los tímidos y débiles y las personas que esperan resultados rápidos siempre se decepcionarán.»
W. Edwards Deming, autor de «Out of the Crisis»
¿Cuáles empresas han sido exitosas implementando Kaizen?
Al adoptar el método de mejora continua como principio rector, las organizaciones se orienta hacia la excelencia operativa. Dado que las pequeñas mejoras graduales a lo largo del tiempo producen grandes resultados, el ciclo Kaizen debe iniciarse o continuar lo antes posible. La mejor inspiración viene de las palabras del fundador de Toyota: «Antes de decir que no puedes hacer algo, inténtalo.»
A continuación, compartimos 3 casos de éxitos tras la implementación del método japonés Kaizen:
1. Toyota Motor Manufacturing (en Reino Unido): Kaizen ha hecho de Toyota la primera empresa del mundo en producir más de 10 millones de coches en un año. Mediante este método se lograron innovaciones creativas y rentables como «Dougal», que reduce movimientos innecesarios al mover las piezas, ahorrando un total de 35,1 segundos por coche. Mediante el uso de herramientas sencillas -como un recogedor de pegatinas-, se logró un ahorro de casi 10 años de trabajo cuando se aplica este método a nivel mundial en el año 2018.
2. TOTO, Ltd.: El fabricante japonés de aparatos sanitarios también se benefició del método de mejora continua de la calidad. Su marca Washlet vendió más de 50 millones de unidades en todo el mundo. En Sunaqua TOTO, Ltd., Kaizen ayuda a crear un ambiente de trabajo cómodo para las personas con discapacidades. Kaizen los ha llevado a rediseñar los cubos de basura para facilitar el transporte y reorganizar los materiales para un mejor manejo. Toshiyuki Masatsugu pensó en estabilizar los destornilladores colgantes con cuerdas flexibles, lo que le ahorró 3,33 horas de trabajo adicionales al mes.
Para una empresa con 100 empleados con salario mínimo, la práctica Kaizen ahorró hasta ¥13,385,476.125 ($124,337.94) por año. Según Masatsugu: «Cuando se inventa una nueva técnica como esta, realmente se siente que se ha logrado algo. Es divertido para todos nosotros pensar y trabajar juntos para mejorar nuestro trabajo».
3. Kaizen, salud mental y satisfacción laboral: El personal de reparto del correo de Dinamarca tenía una influencia limitada en la forma en la que se realizan las tareas y se toman decisiones. Con la implementación de Kaizen, ha aumentado la conciencia y la capacidad para hacer frente a los problemas, dando lugar a una mayor satisfacción laboral y a una mayor salud mental.
La aplicación de Kaizen en un hospital regional sueco condujo a una mejor integración de los objetivos de la organización y los empleados luego de tan solo 12 meses. Los estudios realizados sugieren que los enfoques participativos y estructurados de resolución de problemas pasaron a ser más visuales y familiares para el personal, lo cual facilitó las intervenciones organizativas.
Herramientas Kaizen
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