¿Qué significa Field Service Management?
El concepto Field Service Management (FSM, o Gestión de Servicios de Campo en español) es la combinación de los recursos de una organización en actividades laborales y operativas fuera de la empresa, abarcando a los empleados y el equipo en dicho proceso.
Sumada a sus numerosas funciones, que trataremos adelante, un buen sistema de Field Service Management es reconocido por ofrecer a la empresa beneficios inmediatos y a largo plazo, una mejora notable de la experiencia de los clientes, ahorro de recursos y tiempos de reacción más rápidos.
¿Cómo se realiza el Field Service Management?
La operación de gestión de servicios de campo envía a trabajadores o contratistas a una localización externa para instalar, mantener o reparar activos, equipos o sistemas. La supervisión de este proceso está realizada por gerentes, que coordinan y controlan el uso de recursos para los profesionales encargados de ejecutar los servicios.
Las actividades que estructuran la gestión de servicios de campos tienen 5 fases:
La primera es la planificación de servicios de campo, donde se lleva a cabo la organización de los horarios laborales, citas de servicio y los plazos estimados para la consumación del trabajo.
Después se pasa a la gestión de entrega, una coordinación del proceso de envío de especialistas a la ejecución de la tarea establecida. Siguiendo la orden hasta la culminación de la operación, que es el pago del mismo, inmediatamente se produce la asignación y rastreo de los servicios encargados.
Durante todo este proceso, se debe mantener un seguimiento de piezas y suministros, incluyendo la transferencia de productos, consumo, ajustes, entre otros. Esta parte de la Field Service Management es la gestión de inventario. Para esta fase, le recomendamos descargar una plantilla ya hecha, la cuál puede editar a su gusto.
Finalmente, se realiza la gestión de contratos, en la que se asegurará el apropiado cumplimento de legalidades y documentación de servicios con los clientes. Evite organizar todo el papeleo físicamente, provocará lentitud y se arriesgará a perderlo todo en un tratamiento pesado y anticuado.
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La clave del Field Service Management: Uso de informes
Cómo puede observar, la comunicación es esencial en este proceso y solo con una buena herramienta digital consistente se puede llevar a cabo una estructura tan elaborada eficientemente.
Hoy en día casi todas las organizaciones recurren a listas de verificación y formularios de control para coordinar la gestión de servicios de campo. Básicamente, es necesario utilizar un software que ofrezca suficientes herramientas para poder recopilar información, analizar, organizar, y permitir comunicación entre sus usuarios.
La elaboración de informes es un elemento crucial en las operaciones de servicio de campo. Toda la información importante relativa al plan de despliegue se registra en este informe. El informe de servicio de campo también se utiliza para controlar la eficiencia y la seguridad de los empleados y para gestionar los suministros y las herramientas.
Con el software de servicios de campo, se puede obtener una visión general en tiempo real de todas las comprobaciones y acciones que tienen lugar en el campo. En el panel de control, podrá controlar las respuestas negativas, las inspecciones atrasadas y la puntuación media de las auditorías. Además, podrá hacer un seguimiento de la resolución de problemas de todas las incidencias notificadas en tiempo real.
La tecnología de Field Service Management genera automáticamente un informe de inspección profesional una vez que se completa la inspección. Este es totalmente personalizable según sus necesidades individuales e incluye todos los resultados, imágenes, respuestas negativas y problemas notificados. Ahorre tiempo enviando instantáneamente información desde la aplicación a todas las partes responsable.
Software de gestión de servicios de campo
Los empleados del servicio de campo se ocupan mucho de observar, documentar y analizar determinados procesos, comportamientos y relaciones con los clientes. Es especialmente importante resumir el registro en un informe de visita.
En la mayoría de los sectores, las visitas de servicio de campo deben resumirse en un informe. No importa si se trata de técnicos de servicio, inspectores o, por ejemplo, repartidores. Los informes son una herramienta importante para que los empleados del servicio de campo o los representantes de ventas documenten y mantengan el contacto con los clientes.
Un software de Field Service Management le apoya a usted y a sus empleados en el camino y directamente con el cliente. Un software de gestión de servicios de campo, con su tecnología de administración y registro de opinión del consumidor, constituye el vínculo central entre todas las partes implicadas y permite un trabajo más eficiente y la automatización de los procesos.
Aunque se mantengan varias conversaciones en un día, tiene sentido utilizar una plantilla a la hora de redactar el informe de la visita. Aquí se debe reflexionar de antemano sobre los datos que se deben registrar y los pasos posteriores que se dirigen al cliente. Estos campos pueden crearse en la plantilla del informe de servicio de campo para que no se olvide ningún aspecto importante al rellenarlo.
Con tecnología en la gestión de servicios de campo, los gestores pueden ayudar a sus empleados a cambiar de un trabajo a otro con mayor rapidez y mejorar la eficiencia general de los servicios in situ.
Ventajas que ofrece un Software de Field Service Management
Los flujos de trabajo y los procesos pueden cambiar constantemente. Para asegurarse de que todos los empleados están constantemente al día con las tareas, tiene sentido utilizar una aplicación de apoyo.
Con el constructor de formularios flexible de un software apropiado, puede adaptar todas las plantillas a los procesos internos cambiantes y a los nuevos requisitos legales en cualquier momento. Además, una App le permite recopilar siempre datos actualizados para sus análisis. A continuación, le presentamos 5 maneras de mejorar la Field Service Management gracias a un software de gestión:
- Obtención de una visión general de todo lo que ocurre en los servicios realizados.
- Disponibilidad del 100% de los datos del trabajo ejercido.
- El flujo de trabajo dinámico garantizará una mayor eficiencia en los procesos.
- Aceleración de los procesos mediante una mejor comunicación a través de la aplicación.
- Integración sencilla de los proveedores de servicios externos.
Benefíciese de flujos de trabajo fluidos con un software de gestión de servicios de campo. Organice los flujos de trabajo asignando horarios, personas, grupos y ubicaciones a las comprobaciones. Los recordatorios a través del software de Field Service Management garantizan que todos los exámenes se completen a tiempo. Los supervisores reciben una notificación cuando no es así. Asigne acciones correctivas y realice un seguimiento del progreso en tiempo real.
Cómo puede Lumiform incrementar su efectividad en la gestión de servicios de campo
Con el software móvil de Field Service Management de Lumiform, los informes de servicios de campo se crean fácilmente a través de una tableta o un smartphone, en línea o sin conexión. El software de escritorio se utiliza para crear plantillas de informes de servicio de campo y analizar los datos recogidos sobre el terreno. Esto reduce significativamente el riesgo de pérdida de información y calidad, los errores de documentación y el daño a la reputación.
1. Programación y notificaciones
La aplicación Lumiform garantiza el cumplimiento de la programación. Todos los empleados reciben notificaciones sobre el procedimiento y las fechas de vencimiento. Los gestores reciben automáticamente notificaciones cuando las asignaciones están atrasadas y se han producido problemas. La app Lumiform asegura el cumplimiento del cronograma.
2. Pasos de trabajo cronometrados
Manténgase al tanto de su horario y utilice la información para identificar oportunidades para aumentar su eficiencia.
3. Seguimiento de las inspecciones de las instalaciones a lo largo del tiempo
Supervise el rendimiento de las inspecciones de su equipo e identifique oportunidades para mejorar el proceso y la eficiencia de sus instalaciones.
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