Nutze für Arbeitsabläufe im Gebäudemanagement das 20:80-Prinzip
Facility Manager müssen sicherstellen, dass Inspektionen jede Woche, wenn nicht sogar täglich stattfinden. Dies führt dazu, dass Hunderte von Stunden für das Schreiben von Berichten, die Ablage von Unterlagen und die Verwaltung der erforderlichen Maßnahmen aufgewendet werden müssen. Hinzu kommt, dass viele davon nicht angemessen weiterverfolgt werden. Mit einer Facility-Management-Software auf deinem mobilen Gerät erreichst du all dies vor Ort und in Echtzeit, was dir eine klare Sicht auf das Team und seine Fortschritte ermöglicht.
5 Anforderungen an die Implementierung von Facility-Management-Software
Die computergestütztes Facility-Management-Software ermöglicht als Freeware Routineanfragen zu automatisieren, Auftragsprozesse zu rationalisieren und Probleme über ein webbasiertes Dashboard proaktiv anzugehen. Angesichts des Mehrwerts und der Vorteile von Facility-Management-Software ist es nicht überraschend, dass viele Unternehmen begonnen haben, dieses System zu übernehmen und seine Stärken zu nutzen.
Software im Gebäudemanagement einzuführen, ist jedoch nicht so einfach, wie es scheint. Unternehmen werden vonseiten ihrer Arbeitnehmer und Auftragnehmer mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Schwierigkeiten, die in der Regel entstehen, weil Faktoren übersehen wurden. Das Ergebnis ist im Allgemeinen eine geringe Akzeptanz der FM-Software-Implementierung.
Hier sind die 5 größten Herausforderungen, die sich Facility Manager stellen müssen, wenn sie ein Facility-Management-Tool einführen wollen:
1. Ungenügende Planung im Change Management
Häufig deckt die Planung des Change Managements nicht alle Ereignisse ausreichend ab, die die Implementierung beeinflussen können. Dazu gehören unter anderem das Wachstum des Unternehmens, Software-Upgrades und -Updates sowie plötzliche Änderungen der für den Betrieb der Facility-Management-Software erforderlichen Hardware. In der Planung sollten diese Ereignisse berücksichtigt und sorgfältig geprüft werden. Außerdem sollten Aktionspläne zur Bewältigung der damit verbundenen Probleme erstellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Einführung auch bei diesen Ereignissen aufrecht erhalten werden kann.
2. Softwarefunktionen unterstützen die Geschäftsanforderungen nicht
Einige Organisationen versäumen es, zu überprüfen, ob die gewählte Software fürs Facility Management alle Kriterien erfüllt, die die Geschäftsanforderungen erfordern. So wünscht sich ein Facility Manager möglicherweise bestimmte Funktionen in der Software, wie beispielsweise die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, die automatische Ausgabe von Korrekturmaßnahmen, ein einheitliches Aufzeichnungssystem, Offline-Inspektionen und eine umfassende Datenanalyse. In der Regel haben verschiedene Facility Manager unterschiedliche Präferenzen hinsichtlich der erforderlichen Funktionen. Deswegen ist es zwingend erforderlich, dass eine Reihe von Facility-Management-Software-Optionen vorbereiten werden, um die auszuwählen, die am besten deinen Geschäftsanforderungen entspricht.
3. Keine Absicherung des Buy-In von Kunden
Einige Implementierungen von Gebäudemanagement-Software scheitert, weil die Benutzerakzeptanztests (UAT) nicht bei den richtigen Endnutzern, wie z.B. Bauinspektoren und Bauunternehmern, durchgeführt wurden. Es wird immer Mitarbeiter geben, die bereit sind, neue Technologien zu akzeptieren, und diejenigen, die es nicht sind. Daher musst du dir die Zustimmung beider Parteien sichern.
Damit die Integration erfolgreich ist, sollte ein Facility Manager den Endnutzer klar verständlich machen, warum die Änderung notwendig ist. Zeige auf wie die Facility-Management-Software helfen kann, Arbeit besser zu erledigen, und wie sie letztendlich die Arbeits- und Lebensqualität aller verbessern kann. Lade sie zu Tests ein und begeistern sie für die Vorteile der Software, um sie von Anfang an mit an Bord zu haben.
4. Fehlende Integration mit anderer Unternehmenssoftware
Eine Software im Facility Management löst nicht wirklich die Probleme eines Unternehmens, wenn diese nicht mit anderer Unternehmenssoftware zusammenarbeiten kann. Zwar digitalisiert das Tool Prozesse, aber es ist für den Endanwender trotzdem mühsam, wenn Daten manuell von der einen Software in die andere Software übertragen werden müssen.
Eine überzeugende Softwarelösung im Facility Management ist in der Lage, sich mit anderer Software zu verbinden. Sie bietet die Möglichkeit einer tiefen Integration, damit alles als eine Einheit funktioniert und dem Endnutzer hilft, produktiver in seiner Rolle zu werden.
5. Unzuverlässiger technischer Support
Mit jeder neuen Software entstehen immer wieder neue Fragen und Bedenken. Wenn der Facility Manager und die Anwender nicht auf einen verlässlichen Kundenservice zurückgreifen können, kann es passieren, dass sie nicht lernen mit der Facility-Management-Software adäquat umzugehen. In der Folge greifen sie auf bewährte, manuelle Methoden zurück und lassen die Möglichkeiten und Vorteile einer Softwarelösung außer acht.
Facility Manager sollten immer im Hinterkopf behalten, dass ihnen ein zuverlässiger technischen Support zur Seite steht, der die anfänglichen Bedenken von Benutzern hinsichtlich der Facility-Management-Software umgehend beseitigt.
Jedes Unternehmen steht vor Herausforderungen, wenn es versucht, neue Lösungen einzuführen oder sich von alten Methoden zu verabschieden. Vereinbare einen Termin mit unserem Kundenservice um zu erfahren, wie du am besten die Facility-Management-Software von Lumiform für dein Unternehmen nutzen kannst.
Merkmale der Facility-Management-Software von Lumiform
Einzelne digitale Formen
Der flexible Formularbaukasten ermöglicht es, jederzeit neue individuelle Checklisten zu erstellen und immer wieder anzupassen.
Erstklassiger Kundenservice
Lumiform’s exzellenter 24/5 Support beantwortet zuverlässig alle Fragen zur App, wenn du Hilfe bei der Benutzung der digitalen Anwendung benötigst.
Terminplanung und Benachrichtigungen
Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird. Alle Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über das Verfahren und die Fälligkeitstermine. Manager erhalten automatisch Benachrichtigungen, wenn Einsätze überfällig sind und Probleme aufgetreten sind. Die Lumiform App stellt sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird.
Zeitlich definierte Arbeitsschritte
Behalte deinen Zeitplan im Auge und nutze die Informationen, um Möglichkeiten zur Steigerung deiner Effizienz zu identifizieren.
Schnellere Identifizierung und Lösung von Problemen
Die Daten, die du bei einer Inspektion sammelst, werden unter der Registerkarte Analyse erfasst. Hier kannst du auf alle Daten zugreifen und deine Leistungsberichte nach Zeit, Ort und Abteilung aufgeschlüsselt einsehen. Dies hilft dir, Ursachen und Probleme schnell zu identifizieren, damit du diese so schnell wie möglich beheben kannst.
Verfolgen von Inspektionen in Einrichtungen im Zeitablauf
Überwache die Inspektionsleistung deines Teams und identifiziere Möglichkeiten, den Prozess und die Effizienz deines Betriebs zu verbessern.
Integrationen
Verbinde das Tool von Lumiform mit Unternehmenssoftwaresystemen.
Zeitlich definierte Ziele
Habe ein Auge auf das, was geschieht, und identifiziere Erkenntnisse aus den gewonnenen Informationen, um deine Effizienz zu steigern.
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