Der Lehralltag ist oftmals sehr belastend, daher sind Arbeitshilfen zur Entlastung umso willkommener. Insbesondere bei den administrativen Aufgaben bieten sich Entlastungsmöglichkeiten, die Pädagogen auf jeden Fall nutzen sollten. Checklisten und Formularvorlagen sind eine Möglichkeit, sich den Arbeitsalltag im Kindergarten, in der Schule oder Universität zu erleichtern.

Der Einsatz von Vorlagen ist sinnvoll, wenn Aufgaben und Projekte aus mehreren Teilen bestehen, einen komplexen Inhalt haben oder besonders wichtig sind. Sie eignen sich für den Diagnosebogen genauso wie für die Adressenliste. Solche Arbeitshilfen unterstützen Lehrkräfte dabei, ihre Aufgaben strukturiert, effizient und zuverlässig durchzuführen.

Die ständige Wiederholung in einem Formular oder einer Checkliste fördern routiniertes Arbeiten, ohne Nachlässigkeit zuzulassen. Alles ist schriftlich fixiert und wird Punkt für Punkt abgearbeitet. Demnach bieten Vorlagen Sicherheit bei der anstehenden Aufgabe. Dagegen dienen sie bei Aufgaben, die selten anfallen als Erinnerungsstütze.

Welche Vorteile haben Einrichtungen der Bildung von Vorlagen?

Vorlagen werden im Bildungssektor unterschiedlich eingesetzt. Bei der Anmeldung zum Kindergarten, zur Schule oder Universität kommt genauso eine Vorlage zum Einsatz wie bei der Bewertung von Schüler oder Lehrkraft. Auch wenn ihr Inhalt und Verwendungszweck unterschiedlich ist, besitzen alle Vorlagen die gleichen Vorteile:

1. Das Einarbeiten in neue Aufgaben fällt leichter.
2. Unterschiedliche Aufgaben sind leichter zu delegieren.
3. Die Fehlerquote beim Ausfüllen sinkt.
4. Es wird nichts Wichtiges vergessen.
5. Der Arbeitsablauf ist vorgegeben, so bleibt der Kopf frei für andere Aufgaben.
6. Der Überblick geht nicht verloren, damit sinkt das Stresslevel.
7. Arbeitsabläufen sind einfach zu dokumentieren.
8. Nützliche Arbeitshilfe für die Vertretung im Krankheitsfall oder Urlaub.
9. Es wird Zeit bei der Arbeit gespart.

Für Berufseinsteiger*innen sind Vorlagen im Bildungssektor wertvolle Arbeitshilfe. Mit ihrer Hilfe können sie sich neue Arbeitsbereiche leichter erschließen. Aber auch erfahrene Pädagog*innen profitieren bei ihrer Arbeit von vereinfachten Prozessen und Verfahren. Ein Gewinn für alle in der Bildung.

Wie erstelle ich eine Vorlage im Bildungswesen?

Die Gestaltung und der Inhalt einer Vorlage sind immer abhängig vom Einsatzgebiet und der auszuführenden Aufgabe(n). Wenn in der Bildungseinrichtung keine passende Vorlage für die anstehende Aufgabe vorhanden ist, finden sich häufig im World Wide Web zahlreiche Vorlagen für das Bildungswesen, wie zum Beispiel in der Vorlagen-Bibliothek von Lumiform.

Solche Vorlagen passen aber nicht immer vollständig zur eigenen Aufgabe, können aber als Grundlage für eine neue dienen. Leider gibt es kaum konkrete Vorgaben für Pädagog*innen, nach denen sie sich beim Erstellen einer Vorlage richten können. Dadurch kann das Anfertigen durchaus mühselig sein. Die folgenden Hinweise ermöglichen in der Bildung Checklisten bzw. Vorlagen effizient, einwandfrei und zeitsparend anzufertigen:

1. Thema eingrenzen
Eine Vorlage soll über einen langen Zeitraum genutzt werden. Deshalb ist es wichtig sich zunächst Notizen zum Thema zu machen, um alle notwendigen Informationen für die Vorlage zusammen zu haben. Am besten wird der Inhalt zusätzlich mit Kolleg*innen und Vorgesetzten besprochen.

2. Einfach halten
Zwar werden in einer Vorlage eine Reihe von Daten abgefragt, trotzdem sollte sie soweit es möglich ist, einfach formuliert und strukturiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Inhalt der Vorlage gut aufnehmbar und verständlich ist. Deshalb sollte sich eine Vorlage in auch nur auf wichtige Daten beschränken.

3. Fehlerfrei arbeiten
Eine klare Struktur ist ebenso wichtig wie fehlerfreie Sätze und Aufbau. Das erleichtert nicht nur das Verständnis beim Leser, sondern hinterlässt auch einen besseren Eindruck. Jede neue Vorlage sollte von einer weiteren Person geprüft werden.

4. Ordnung schaffen
Es ist sinnvoll in jeder Vorlage, die Aufgaben bzw. Fragen chronologisch aufzubauen. Durch Abschnitte werden verwandte Fragen und Informationen zusätzlich kategorisiert.

5. Passende Fragen und Antworten auswählen
Neben fehlerfreien Sätzen und durchdachten Inhalt ist die Auswahl der Frage- und Antworttypen eine entscheidende Größe, um eine perfekte Vorlage zu erstellen. Es fällt beispielsweise den meisten Menschen einfacher, auf vorgegebene Antworten zu antworten. Deshalb sind Multiple-Choice-Antworten in einer Vorlage besser als leere Antwortfelder.

6. Testlauf absolvieren
Eine neue Vorlage besteht ihre Wirksamkeit am besten in der Praxis. Wahrscheinlich werden sich beim ersten Durchlauf einige Fehler finden. Eine gute Chance, die Vorlage noch einmal zu überarbeiten.

FAQ: 3 häufige Fragen zu Vorlagen in der Bildung

Welche Vorteile bieten digitale Vorlagen in der Bildung?

Das Nutzen von digitalen Vorlagen bietet zahlreiche Vorteile im Bildungswesen. Sie erleichtern nicht nur den Arbeitsalltag, sondern gleichzeitig sorgen sie für einen effizienten Workflow. So haben Kollegen*innen einen einfacheren Zugang zu den Informationen, die sie benötigen. Es entsteht kein Papierchaos, Informationen gehen nicht verloren und liegen digital jederzeit vor. Wer eine Desktop-Software und App für seine Checklisten einsetzt, kann Beurteilungen, Berichte und Analysen zeitsparend digital erledigen.

Kann die Dokumentationspflicht im Bildungswesen durch digitale Vorlagen abgedeckt werden?

Es gibt verschiedene Bereiche im Bildungswesen, die dokumentiert werden. Dazu gehört die Leistung von Schülern, die Bewertung der pädagogischen Arbeit von Lehrkräften oder die Anwesenheit bei schulischen und außerschulischen Veranstaltungen. Digitale Vorlagen bieten den Vorteil, dass nach dem Ausfüllen und Speichern sofort alles in der Cloud gespeichert wird. Ortsunabhängig kann jederzeit auf die gewünschten Informationen zugegriffen und bei Bedarf nicht mehr Benötigtes gelöscht werden.

Wie unterstützen Vorlagen die Verbesserung des Bildungswesens?

Durch Vorlagen in den unterschiedlichsten Bereichen wird Freiraum für andere Aufgaben geschaffen, die dem pädagogischen Betrieb und der Weiterentwicklung neuer Konzepte zur Gute kommen. Die verbesserten Prozesse für administrative Aufgaben sparen Zeit, die anderweitig eingesetzt werden kann.