Lista de Verificación de Cierre de Proyecto

¿Qué es el cierre de un proyecto y por qué adoptar herramientas digitales?

Cuando cumplimos con los objetivos de un proyecto y la finalización de los entragables según las especificaciones, costos y cronograma acordados pensamos que hemos terminado el proyecto con éxito. Si bien es verdad que estamos muy cerca de la meta final, no es hasta el cierre del proyecto que se verifica formalmente que este ha sido debidamente completado.

Lamentablemente, muchos profesionales pasan por alto el proceso de cierre al considerarlo una carga excesiva, un trabajo que se realiza para satisfacer los requisitos de la organización y que, en muchos casos, tiene poca importancia, si es que la tiene.

En realidad, como lo leerás más adelante, el cierre es tan impactante y significativo como los procesos de iniciación, planificación, ejecución y seguimiento y control. Pues, el cierre es la combinación de lo siguiente cuando se aplica a un proyecto:

1. Garantía de que todo el trabajo se ha completado.
2. Garantía de que se han ejecutado todos los procesos de gestión de proyectos acordados.
3. Reconocimiento formal de la finalización de un proyecto: todo el mundo está de acuerdo en que se ha completado.

Para facilitar el cierre y acceder a los beneficios que genera, muchos gestores de proyectos utilizan herramientas digitales. Las listas de controles digitales o los softwares de auditoría, por ejemplo, son herramientas bastantes útiles que han ayudado a los gestores de procesos a optimizar los resultados de su trabajo. No cabe duda que el uso de la tecnología facilita el manejo de la documentación, la coordinación, las verificaciones y auditorías. ¿Deseas conocer más?

En este artículo trataremos brevemente los siguientes temas:

1. Cómo el cierre del proyecto puede generar valor exponencial.
2. Qué daños puede crear un mal cierre.
3. Cómo puedo cerrar el proyecto de la mejor manera posible.
4. Qué pasos seguir para el cierre.
5. La solución digital que te apoya con el cierre.

¿Cómo el cierre del proyecto puede generar valor exponencial?

Dado que los proyectos se elaboran de forma progresiva, los equipos de gestión de proyectos no están expuestos a la totalidad del proyecto hasta que éste se completa. La singularidad de la experiencia aporta al equipo del proyecto muchos conocimientos que, si no se registran, pueden perderse. El registro de estas lecciones aprendidas –el componente esencial del cierre– permite a la organización registrar, mantener y reutilizar las lecciones aprendidas para futuros proyectos.

Algunas organizaciones tienen proyectos repetitivos. Por ejemplo, proyectos que se llevan a cabo una vez al año con fines de mantenimiento o de cumplimiento, o proyectos que son muy similares entre sí. Al contar con un proceso recurrente de lecciones aprendidas, estas organizaciones podrán captar y aprender de su experiencia y crear procesos de gestión de proyectos más eficaces, eficientes y estandarizados, lo que en última instancia reduce el tiempo y el coste de desarrollo del proyecto.

Un proceso integral de cierre suele incluir los siguientes 10 sub-procesos, y puede incluir otros, dependiendo del tamaño, la magnitud, la complejidad y el impacto del proyecto. Estos sub-procesos se traducen a 10 beneficios que los equipos y empresas NO se pueden dar el lujo de obviar:

1. Asegurarse de que se ha realizado todo el trabajo que había que hacer.
2. Obtener la aprobación del patrocinador del proyecto y del cliente (ya sea interno o externo) para el trabajo realizado.
3. Revisar si se han ejecutado o no todos los procesos de gobierno de la organización.
4. Evaluar si se han aplicado o no los procesos de gestión de proyectos necesarios.
5. Cierre administrativo de todas y cada una de las contrataciones, revisando que todo el trabajo del contrato haya sido completado y que ambas partes hayan cumplido con sus obligaciones contractuales hacia la otra.
6. Reconocer formalmente la finalización de un proyecto y su transición a las operaciones.
7. Validar que el proyecto ha logrado los beneficios identificados.
8. Capturar las lecciones aprendidas: ¿Qué se hizo bien y debe documentarse para que pueda repetirse en el futuro? ¿Qué podría haberse hecho mejor? Y si es así, ¿cómo se podría haber hecho mejor?
9. Disolución de los recursos del proyecto, liberándonos para realizar otros proyectos y emprender otras tareas según sea necesario dentro de la organización.
10. Transición de los resultados del proyecto a la organización del cliente de manera que se garanticen las operaciones y el apoyo sin problemas.

¿Qué daños puede crear un mal cierre?

El impacto del cierre puede ser amplio, tanto para el proyecto como para la organización. El impacto de NO hacerlo correctamente puede potencialmente:

1. Poner a la organización en una cantidad considerable de riesgo.
2. Impedir que la organización obtenga los beneficios previstos de los resultados del proyecto.
3. Dar lugar a pérdidas significativas para la organización.
4. Socavar la credibilidad del director del proyecto y del equipo de gestión del proyecto. Si un proyecto no se cierra correctamente, el equipo de gestión del proyecto y los esfuerzos, el tiempo y la credibilidad del equipo del proyecto pueden ser percibidos negativamente incluso por cuestiones que no son su culpa o responsabilidad.

A continuación, te presentamos 2 ejemplos de cuándo pueden producirse estos incidentes, que bien pueden evitarse con un cierre adecuado:

1. El proyecto sin fin: Muchas organizaciones han emprendido proyectos que, a pesar de cumplir con su alcance y calidad, siguen siendo percibidos por el resto de la organización como proyectos. En este caso, existe confusión y la organización no distingue entre la responsabilidad de mantener y operar los entregables del proyecto, sino que sigue responsabilizando al equipo de gestión del proyecto de dichas actividades. Es así que, a quienes tienen las habilidades, herramientas, medios y capacidades para operar y mantener un entregable del proyecto, no se les encomienda hacerlo. En cambio, a quienes no tienen todas las habilidades, herramientas, medios y capacidad (el equipo de gestión del proyecto) se les exige operar y mantener el entregable.
   
   

   Para aclarar más este escenario, considera que has comprado un computador nuevo; sin embargo, el personal de la tienda o del centro de llamadas del fabricante es incapaz de atender tus peticiones. Transfieren tu petición al equipo que ha desarrollado el ordenador. Aunque tienen la capacidad de diseñar y producir hardware de última generación, no tienen la capacidad de resolver problemas de controladores de software específicos. En este caso, los recursos necesarios para gestionar el proyecto se consumen en actividades posteriores al lanzamiento, lo que limita su disponibilidad y capacidad para gestionar nuevos proyectos y, por tanto, la capacidad de la organización para cumplir sus objetivos estratégicos.

   
   
2. El producto huérfano: Otro resultado del cierre inadecuado de un proyecto es la falta de un traspaso o transición adecuados de los resultados del proyecto a la actividad habitual (u operaciones). Cuando se produce un producto, las partes implicadas en su funcionamiento y mantenimiento deben recibir la formación, la concienciación y las herramientas adecuadas para realizar su trabajo de forma eficaz y eficiente. Para entender mejor este ejemplo, piensa en cuántas empresas han fabricado en el pasado productos extraordinarios y se han visto abocadas a la desaparición por su incapacidad de proporcionar servicios posventa adecuados o apoyo a sus productos. ¿Imaginas comprar un ordenador nuevo que funciona perfectamente, pero no encontrar a nadie capaz de arreglarlo cuando se estropea?

Más allá de los problemas internos, un proyecto que no se cierra correctamente puede hacer que la organización sea responsable ante las partes externas por pagos incompletos en los contratos, responsable ante los clientes por un alcance incompleto, o responsable ante los reguladores por prácticas y/o productos no conformes.

¿Cómo puedo cerrar el proyecto de la mejor manera posible?

La mejor manera de cerrar un proyecto es dividiendo el proyecto en fases y realizando un proceso de cierre una vez que cada fase finalice. De esta forma, los gestores de proyectos pueden revisar cómo se ha realizado la fase transcurrida y tomar una decisión informada sobre si se debe pasar a la siguiente fase o no y, en caso afirmativo, por qué y cómo.

Estos son los 5 beneficios de implementar un proceso de cierre en una fase específica para el equipo de gestión del proyecto:

1. Ayudar al equipo del proyecto a abordar, en retrospectiva, si se han aplicado o no los procesos de gestión de proyectos necesarios: ¿ha realizado el equipo el análisis de riesgos o no? ¿ha sido el análisis de riesgos lo suficientemente exhaustivo?
2. Realizar el reconocimiento formal de la finalización de una fase de cierre del proyecto, por lo que todas las partes interesadas reconocerán, formalmente, que una fase se ha completado. Para mayor claridad, y utilizando el ejemplo de una «fase de diseño», el equipo del proyecto estará en condiciones de reconocer formalmente la finalización del diseño, y basar todas las fases futuras en ese diseño finalizado formalmente reconocido.
3. Muchos proyectos siguen avanzando durante meses, si no años, gastando recursos y esfuerzos de la organización sólo para terminar con un resultado diferente al proyectado en el caso de negocio inicial. El equipo de gestión de proyectos puede evitar ese fracaso asegurándose de que el proyecto sigue estando en consonancia con los objetivos estratégicos de la organización. Esto puede lograrse mediante la validación periódica del proyecto, durante una revisión de las fases.
4. Capturar las lecciones aprendidas es otra actividad de gran valor para una organización que se lleva a cabo como parte del cierre, y cuyo beneficio se maximiza si también se realiza durante las revisiones de las fases del proyecto.
5. Una vez completados todos los procesos anteriores, el equipo de gestión del proyecto estará en condiciones de revisar exhaustivamente sus planes para la siguiente fase, o fases, del proyecto. Esto equivale a tener una segunda oportunidad para planificar las partes restantes del proyecto.

¿Qué pasos seguir para el cierre?

Cuando debas realizar un cierre, te recomendamos utilizar esta lista de verificación que contiene los 6 pasos para cerrar un proyecto de manera exitosa. Estos pasos te ayudarán luego a tener la estructura e información relevante para realizar el informe de cierre de proyecto (o acta de cierre de proyecto):

Lista de comprobación para el cierre del proyecto



1. Transferir formalmente todos los resultados: El primer paso para cerrar el proyecto es finalizar y transferir los resultados del proyecto al cliente o supervisor. Revisa tu plan de proyecto para identificar todos los entregables y asegúrate de que se han completado y entregado en su totalidad.
2. Confirmar la finalización del proyecto: Todas las personas implicadas deben estar de acuerdo con la finalización del proyecto antes de poder cerrarlo formalmente y seguir adelante. Si te saltas este paso, puedes seguir recibiendo (y cobrando) solicitudes de cambio por parte del cliente. Para confirmar la finalización del proyecto, tendrá que obtener la aprobación de los resultados del proyecto con las firmas oficiales de las partes interesadas en el proyecto. Asegúrese de documentar este paso para tener pruebas de que el cierre fue firmado formalmente.
3. Revisar todos los contratos y la documentación: Una vez que haya completado la entrega del proyecto y haya recibido las aprobaciones de los clientes, puede empezar a cerrar los contratos. Revisa toda la documentación del proyecto para asegurarte de que todas las partes han sido pagadas por el trabajo y no hay facturas pendientes.
4. Liberar recursos: Libera formalmente los recursos del proyecto, incluidos los proveedores, contratistas, miembros del equipo y cualquier otro socio. Notifícales el final del proyecto, confirma cualquier pago u obligación final y libéralos oficialmente para que puedan trabajar en otros proyectos.
5. Realizar una revisión: Es el momento de revisar los éxitos, los fracasos y los retos del proyecto, identificar las oportunidades de mejora y revisar del rendimiento del proyecto. El objetivo no es culpar a nadie de los errores cometidos. Por el contrario, es una oportunidad de aprendizaje para que todos mejoren en futuros proyectos. Documenta la revisión del proyecto con la medición del rendimiento, la retroalimentación y un plan de mejora.
6. Archivar la documentación: Toda la documentación (contratos, planes del proyecto, esquema del alcance, costes, calendario, etc.) debe ser archivada por la empresa para su posterior consulta.

Al terminar el cierre de un proyecto, ¡no te olvides de celebrarlo! El final de un proyecto es un gran logro y representa la culminación de muchas horas de duro trabajo y dedicación de un equipo de colaboradores.

La solución digital que te apoya con el informe de cierre del proyecto: App y software Lumiform

El cierre de un proyecto requiere del manejo continuo de información y documentación extensa, de acciones coordinadas y organizadas, de buena comunicación y prácticas. Son tantas las cuestiones que hay tomar en cuenta que tiene mucho sentido que los gestores de proyectos utilicen listas de controles para no olvidar ejecutar ni un solo paso, fase o requerimiento del proyecto. No obstante, muchos gestores de proyectos siguen usando plantillas en papel o en Excel, lo que hace que su labor sea aún más compleja. Con tanto avances tecnológicos resulta un desatino muy grande no implementar soluciones digitales a la gestión de proyectos.

Con el fin de ayudar a los gestores de proyectos a cerrar sus proyectos exitosamente, la App de Lumiform permite documentar, recolectar información (incluso añadir fotografía), coordinar y comunicarse con los miembros del equipo desde su tablet o smartphone. Además, permite a los usuarios realizar los controles necesarios mediante lista de verificación digitales para determinar el estado del proyecto y determinar qué hace falta para poder pasar a la siguiente fase o proyecto.

Lumiform cuenta con más de 12.000 plantillas de listas de control y verificación que puedes usar y adaptar según las necesidades del proyecto desde tu ordenador. De esta forma, Lumiform facilita la vida de los gestores de proyectos al brindarles las herramientas digitales para actuar y coordinar de manera organizada y mantener la documentación segura y al alcance de todos los interesados, sin importar la hora y el lugar en el que se encuentren. Recuerda que un documentación limpia y segura ayuda a evitar errores y a registrar correctamente el estado del proyecto.

Además, Lumiform ofrece a los gestores de proyectos y a su equipo muchas más ventajas como, por ejemplo, las siguientes:

• Con el constructor de formularios digitales puedes escoger y usar una de las plantillas listas para usar de nuestra biblioteca de plantillas, modificarla o crear una desde cero.
• Acceso a una visión general de todo lo que ocurre en las distintas fases del proyecto: Tú y tu equipo siempre estarán al tanto de las actividades realizadas, pendientes, atrasadas o no realizadas y de los responsables. Podrán coordinar efectivamente y tiempo real desde la app, gracias a nuestro sistema de mensajes, notificaciones y alarmas.
• Ahorro de tiempo al tener acceso a informes automáticos de los controles realizado y datos recogidos. Todos los resultados del proyecto se agrupan automáticamente en un informe que pueden enviarse a las partes interesadas en distintos formatos: Word, PDF, vía mail. Tú elige. De esta forma, puede acceder a un informe de cierre y enviárselos a los interesados para recoger sus firmas o comentarios.
• Identificar más rápidamente las áreas que necesitan de especial atención y coordinar las acciones correctivas oportunamente. Por ejemplo, sabrás qué está pendiente para poder pasar a la fase de cierre.
• Mejora continua de la ejecución del proyecto: Los procesos internos pueden optimizarse continuamente ya que todo quedará debidamente documentado para analizar qué se puede hacer mejor o qué hizo falta.