¿Qué es el análisis DAFO?
Un análisis DAFO es una herramienta sencilla y potente que puede ayudarte a construir la estrategia más eficaz para tu empresa, organización, entidad o compañía. DAFO son las siglas de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas, y busca reafirmar en qué punto se encuentra un proyecto empresarial o una organización. Además, clasifica su análisis en dos factores, a saber: externos e internos.
Diseñado por Albert S. Humphrey en los años 60, este concepto utiliza los datos previamente nombrados de una organización, para orientar así el desarrollo de una estrategia empresarial más beneficiosa. Se debe utilizar principalmente como una guía en los negocios más que como una prescripción.
Una empresa utiliza el análisis DAFO para conocer su posición competitiva. Analizando las áreas que podría mejorar, las posibilidades de éxito, los elementos saboteadores y los puntos fuertes fundamentales de una empresa, ésta puede ser guiada hacia el progreso.
Además de analizar los factores externos e internos, el DAFO también evalúa el potencial actual y futuro de una organización empresarial. Los factores internos son los puntos fuertes y débiles de la empresa. Son los factores sobre los que la empresa u organización tiene control. Ejemplos de estos factores pueden ser la alta maquinaria tecnológica de tu organización o el aumento de la productividad como puntos fuertes, o el bajo flujo de suministros y el inadecuado servicio al cliente como puntos débiles.
Por otro lado, los factores externos son las oportunidades y amenazas de que dispone una empresa u organización. Son los elementos externos que están fuera del control de la empresa. Ejemplos de estos factores pueden ser el aumento de la ventaja competitiva en empresas similares como amenaza y las tendencias de compra de los clientes como oportunidades. A medida que avancemos en esta guía, profundizaremos en los factores internos y externos.
¿Por qué hacer un análisis DAFO?
Toda organización empresarial, ya sea una línea de producción, una industria, una firma o una empresa, planea tener éxito entregando regularmente productos y servicios de calidad a los clientes de forma eficiente. Con vistas a este objetivo, las empresas deben seguir algunas normas de gestión de la calidad que les ayuden a conseguir ciertas mejoras y planes empresariales.
Mientras que la ISO 9001 se renovó en 2005, hizo hincapié en el análisis de los riesgos y las oportunidades que encuentra una empresa. El análisis DAFO, una herramienta de gestión estratégica, se introdujo para cumplir con las normas empresariales TQM (gestión de la calidad total).
El DAFO, además, ofrece una mejora de la calidad en una organización, ya que revela lo que una empresa puede hacer mejor o lo que puede utilizar para mantener la satisfacción del cliente. Sin un análisis DAFO, los equipos de dirección de las empresas podrían no entender del todo cuál es su posición en el mercado competitivo.
Para la mayoría, ayuda a mantener el rumbo de una línea de tiempo y progreso empresarial. En lo que respecta a un proyecto empresarial, esta herramienta es la mejor manera de determinar qué potencial tiene tu empresa y qué riesgos existen.
Por ejemplo, te ayuda a determinar si debes seguir con tu negocio o sacrificar recursos y esfuerzos. Tanto si eres director de un proyecto empresarial como si eres un empleado/persona física, el uso de este análisis te ayudará a saber a qué atenerte y qué peligros tienes a tu alcance antes de embarcarte en cualquier plan de negocio.
¿Cuáles son los componentes de un análisis DAFO?
Los componentes de un análisis DAFO son los temas y elementos inevitables que se consideran o utilizan a lo largo de todo el análisis. La naturaleza de estos elementos varía en función del tipo de empresa o línea de producción; sin embargo, un análisis DAFO no está completo sin ellos. Estos componentes son:
Fortalezas
Se refiere a las características positivas internas o atributos que separan a una empresa de la competencia. Las fortalezas de una organización empresarial son los valores fundamentales que dan a la empresa una ventaja en el sector. Estos puntos fuertes incluyen una base de clientes leales, un equipo de alta tecnología, un flujo de suministro más rápido, un balance sólido, etc.
Una organización empresarial con suficientes fortalezas puede mantener a sus clientes actuales y ganar nuevos clientes siempre que sus puntos fuertes se mantengan inamovibles.
Sin embargo, las empresas u organizaciones empresariales con suficientes fortalezas deben comprender que no basta con tener algo que te sitúe por encima de otros establecimientos. Es imprescindible saber que las tendencias del mercado siempre seguirán progresando; por lo tanto, los puntos fuertes de una empresa deben mejorarse continuamente cada cierto tiempo.
Actividades como la difusión de una mayor conciencia orientada al cliente, la actualización de los sistemas tecnológicos, etc., harán que una organización conserve sus fortalezas como establecimiento. Los puntos fuertes de una empresa también pueden denominarse su potencial. Para esbozar estos puntos en tu empresa o negocio, debes responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué procesos de tu empresa tienen éxito? Ejemplos: sistemas de software, programas de empleados, etc.
- ¿Qué fortalezas tiene tu equipo? Ejemplos: habilidades, conocimientos, red de contactos, etc.
- ¿Qué otras ventajas tienes sobre tus competidores? Ejemplos: Acceso a recursos naturales, marcas comerciales, seguimiento de los materiales, etc.
- ¿Cuáles son tus activos físicos? Ejemplos: ubicación perfecta, equipamiento estándar, clientes fieles, patentes, etc.
Debilidades
Las debilidades de una organización empresarial son los atributos internos que le impiden rendir a su nivel óptimo. Son las áreas de negocio que la sitúan en desventaja respecto a otras empresas de intereses similares. Por tanto, son las áreas que necesitan mejoras para seguir siendo competitivas. Ejemplos de lo que se considera una debilidad en una organización empresarial son: un flujo de suministro inadecuado, falta de capital, una identidad de marca débil, un volumen de negocio muy elevado, deudas enormes, etc…
A veces, puedes pensar que has esbozado todos los puntos débiles de tu empresa, pero un análisis DAFO te obligará a buscar en áreas oscuras que provocarán resultados progresivos si se mejoran. Aunque signifique ver las cosas desde la perspectiva de un tercero (amigo, vendedor, proveedor, contable, etc.), explorará todas las posibles áreas de debilidad.
En una empresa, las debilidades pueden significar las áreas con fallos o las áreas que necesitan servir mejor a sus propósitos. Para descubrir los puntos débiles de una organización, los directores de proyecto deben responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué proceso empresarial necesita ser mejorado o modificado?
- ¿Qué hacen mejor los competidores?
- ¿Qué recursos o activos tangibles te faltan?
- ¿Su ubicación va a contribuir al éxito de su negocio?
Oportunidades
Estos son los factores externos que pueden contribuir al éxito de un establecimiento empresarial. Los factores externos no suelen estar bajo el control de dicho negocio; son circunstancias y acontecimientos que se producen de forma natural y que suelen afectar positivamente a la marcha de un negocio.
La mayoría de estos factores externos existen en el entorno empresarial. Otras tendencias del mercado o de la economía crean oportunidades para que una empresa obtenga grandes beneficios o éxitos.
Las oportunidades en un análisis DAFO son simplemente lo que dice la palabra. No son factores automáticamente sucesivos, sino que son oportunidades y aperturas que una empresa puede utilizar para obtener más éxito. Las empresas necesitan realizar un análisis DAFO para descubrir aquellas oportunidades en el mercado y la economía nacional que contribuirán al éxito de una organización empresarial. Estas plantillas gratuitas pueden servir de gran utilidad para ello.
Las siguientes condiciones indicarán una oportunidad en un negocio:
- Si hay ciertas tendencias de mercado que impulsan a los clientes a buscar tu producto
- Si tu negocio es próspero y a los clientes les gustan tus productos o servicios
- Si hay nuevas normativas que favorezcan el proceso de tu negocio
- Si tu negocio puede utilizar las condiciones o eventos del entorno a su favor
Amenazas
Las amenazas son los factores externos que pueden provocar una disminución de la marcha del negocio. Son factores que se producen de forma natural y que están fuera del control de la empresa y que pueden perjudicarla de una forma u otra.
Por ejemplo, una sequía supondría la perdición para una empresa productora de trigo, ya que las plantas necesitan agua para crecer. Aunque una empresa no puede evitar que una amenaza le afecte, la dirección de la empresa puede minimizar su impacto preparándose con antelación.
Otras amenazas que pueden perjudicar a una organización empresarial son un aumento del coste de los materiales, equipos o recursos, una fase de competencia opresiva, malas relaciones con proveedores y socios, normativas nacionales, tendencias económicas y de mercado, demografía, etc. Las empresas deben considerar las siguientes situaciones como una amenaza para el éxito de su negocio:
- Si las tendencias existentes en el mercado no se alinean con tu estrategia de negocio, sino que actúan como un obstáculo para tu objetivo.
- Si los clientes se desplazan a un espacio diferente en el que tu negocio se considera irrelevante.
- Si competidores con un potencial evidente entran en tu línea de negocio.
- Si los avances tecnológicos cambian afectan a la forma en que funciona el negocio.
Cuadro DAFO
La mejor forma de referirse al cuadro DAFO es como una ilustración de las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas de una empresa organizada en un formato de tablero. El esquema principal del DAFO se presenta en una cuadrícula de dos por dos, en la que los puntos fuertes y débiles aparecen en la parte superior, y las oportunidades y amenazas en la inferior.
El diagrama se presenta de forma que el lado derecho presenta los factores internos (ventajas y elementos favorables), mientras que el lado izquierdo presenta los factores externos (desventajas y elementos preocupantes).
La representación visual en el diseño del cuadro, como esta, proporciona una mejor visión para analizar la postura de la empresa, a la vez que muestra las ideas clave sobre las áreas que podrían mejorar o degradar el negocio.
¿Cómo realizar un análisis DAFO?
La realización de un análisis DAFO requiere la consideración de algunos requisitos para obtener resultados efectivos. Tanto si el análisis resulta ineficaz debido a la falta de datos precisos como si no hay suficientes cabezas que aporten o proporcionen ideas sobre una empresa, muchas cosas pueden salir mal al realizar este método.
Aparte de una organización empresarial, puede ser útil en otros ámbitos como la autoinspección individual, la evaluación de productos por parte de un inversor, el análisis de proyectos, la evaluación de programas gubernamentales, etc. Independientemente del ámbito de especialización, el análisis DAFO puede realizarse sin problemas si se observan los siguientes pasos:
- Determinar el objetivo inherente: Cuando existe un objetivo claro de por qué se lleva a cabo, es posible captar plenamente los riesgos y potenciales que conlleva ese objetivo. Por lo tanto, hay que tener en cuenta un objetivo antes de realizar un análisis DAFO. Incluso si tu objetivo es sólo captar tu situación actual o la de tu empresa, aferrarte a ella te orientará sobre cómo debes realizar el análisis, incluidos los datos que necesitarás.
- Reúne el apoyo individual adecuado y suficiente: el análisis se realiza sobre todo en espacios de gestión en los que intervienen ejecutivos, partes interesadas y miembros del equipo de varios departamentos, ya que es más eficaz cuando intervienen muchas ideas, contribuciones y opiniones de diferentes participantes.
- Reunir suficientes ideas, datos y recursos: Antes de realizarlo, debe haber suficiente información en la que basar el análisis. Al recopilar datos, es imprescindible asegurarse de que proceden de los lugares y personas adecuados para el objetivo de la herramienta. Además, toda la información recopilada, ya sea interna o externa, debe ser fiable para que esta herramienta sea eficaz.
- Refina tus datos y elabora una estrategia: Después de obtener datos más que suficientes de los distintos departamentos de la organización, de las partes interesadas, de las noticias y tendencias del mercado, de los riesgos operativos, etc., destaca los temas y factores más preocupantes priorizando en orden los que más benefician y los que más ponen en peligro a tu empresa. Después de hacer esto, utiliza la información para construir una contraestrategia que lleve a tu negocio a su objetivo original.
¿Los beneficios de un análisis DAFO?
Un análisis DAFO es una de las muchas técnicas de análisis empresarial, como Análisis de brechas, análisis PEST, etc., por lo que es posible que no provoque por sí solo una mejora empresarial a gran escala de forma inmediata. Sin embargo, el uso de un DAFO guiará al director de la empresa a tomar decisiones mejores y más inteligentes. A continuación se indican algunas de sus ventajas.
- Es un marco útil que cualquiera puede establecer fácilmente, ya que no requiere conocimientos técnicos. Siempre que lleves más de un tiempo en un negocio o empresa, ser capaz de realizar un análisis semejante no te resultará pesado.
- DAFO no sólo se centra en los problemas y factores de una organización que afectan a su éxito, sino que también ofrece una visión clara de los factores externos que están fuera del control de la empresa. Al mismo tiempo que te alerta sobre los elementos internos a los que debes prestar atención, no deja de lado otros elementos ambientales, geográficos, de mercado e imprevistos que podrían beneficiar o sabotear su progreso.
- Puedes utilizarlo en casi cualquier empresa. No importa si se trata de una industria de producción a gran escala o de una empresa unipersonal; este análisis será igualmente eficaz en ambos lugares.
- Puede ayudarte a desintegrar y gestionar información compleja y numerosa sobre tu empresa. Te ayuda a recopilar y clasificar todos los factores internos y externos, destacándolos por orden de importancia o impacto.
- Guía al establecimiento de una empresa en el desarrollo de una estrategia empresarial que aborde varios ángulos de su organización. Permite abarcar todas las áreas preocupantes y vulnerables de una empresa; en otras palabras, es una técnica de análisis que lo abarca todo.
Un ejemplo de análisis DAFO
Vamos a ver el análisis DAFO del lanzamiento de un producto. En este ejemplo, veremos un caso en el que una empresa de producción de zapatos de piel está intentando lanzar un nuevo diseño de zapatos que es tendencia. Sin embargo, la empresa está llevando a cabo este proyecto con un capital insuficiente, por lo que no puede conseguir canguro (el cuero más duradero), sino un tipo diferente de menor calidad.
Además, se trata de una empresa que gasta una gran cantidad de dinero en maquinaria de producción de última generación y cuenta con muchos trabajadores cualificados.
En este caso, el análisis DAFO del lanzamiento del producto quedaría así:
Fortalezas
- Ciclo de producción rápido y eficaz gracias a los mejores equipos tecnológicos y a los trabajadores bien cualificados que se encargan del proceso de producción.
- Suficientes trabajadores bien formados y capacitados.
Deficiencias
- Utilización de materiales de cuero de baja calidad.
- Capacidades de gestión que no están a la altura, ya que la empresa prioriza la productividad rápida sobre la calidad del producto, lo cual es una medida letal para una empresa de calzado.
Oportunidades
- Tratar de ganar más clientela haciendo que los trabajadores cualificados creen con éxito el nuevo diseño de calzado en tendencia.
- Colaborar con las empresas proveedoras de cuero para producir los zapatos con el cuero más duradero durante un periodo acordado.
Amenazas
- Otras empresas utilizan el cuero más duradero para producir el mismo diseño de zapato en la misma zona.
- Producir estos zapatos de cuero de calidad mediocre durante la temporada de lluvias, donde los clientes pueden experimentar la no durabilidad del zapato.
