¿Qué es Kaizen? Guía de metodología

¿Qué significa la palabra Kaizen? ¿Por qué es importante este método?

El significado de Kaizen (改善) proviene de la palabra japonesa que corresponde a «un cambio a mejor o una mejora continua»-Kai significa cambio, y Zen significa mejor. Por ello, el kaizen es una estrategia de gestión que puede utilizarse para la mejora de los procesos y la reestructuración de las empresas, pero también puede ayudar a abordar las tareas laborales cotidianas. Es una poderosa herramienta para crear un cambio significativo en tu empresa, y puede ayudarte a encontrar nuevas formas de hacer a tus clientes más felices, más eficientes y más rentables.

El concepto Kaizen fue popularizado en 1987 por el empresario japonés Masaaki Imai. En su libro «Kaizen: la clave de la ventaja competitiva japonesa», Imai describe cómo las empresas japonesas han podido prosperar económicamente incluso después de la Segunda Guerra Mundial gracias a su enfoque en la mejora continua y la capacitación de los empleados.

El libro fue tan influyente que ayudó a generar todo un movimiento hacia la mejora continua Kaizen dentro de las organizaciones. De hecho, muchas empresas siguen utilizando las teorías de Imai en la actualidad.

¿Cómo me beneficia el Kaizen?

En su esencia, los beneficios del Kaizen para propietarios de las empresas, directivos y empleados incluyen: la mejora de la moral de los empleados, la reducción de los costes y los gastos, el aumento de los ingresos y los márgenes de beneficio, la reducción de los defectos de los productos y la mejora de la satisfacción de los clientes.

Aquí tienes beneficios más específicos en varios departamentos:

Para los empleados

• Permitir que los empleados alcancen más rápidamente sus objetivos de carrera y promoción. El sistema Kaizen les hace participar en el proceso de mejora y sentir que contribuyen activamente al éxito de la empresa, obteniendo recompensas por esas ideas suyas que cobran vida.
• Darles más control sobre sus propios trabajos y carreras. La técnica Kaizen hace que cada empleado sepa exactamente lo que tiene que hacer cada día/semana/mes para mejorar en su trabajo. Incluso se les dan herramientas (como programas de formación) que les permiten alcanzar esos objetivos con la máxima eficacia y productividad para la empresa.

Para directivos

• Ayudar a alcanzar sus objetivos profesionales mejorando las puntuaciones de productividad de los equipos. El Kaizen ayuda a los directivos a superar su reputación reduciendo los residuos y aumentando la eficiencia para la empresa. Esto puede hacerse ayudando a los directivos a comunicarse eficazmente con los empleados sobre su trabajo.
• Reducir el despilfarro en los fondos de la empresa eliminando las tareas o actividades innecesarias.

Para Empleadores/Empresarios

• Para elevar los rendimientos de las ventas o los beneficios por capital. Al implementar las prácticas Kaizen, los empresarios aprenden a aumentar la productividad, en general, en sus operaciones y a incrementar las métricas y los objetivos de ventas de la empresa.
• Crear mejores relaciones entre empleados y directivos.

En este artículo, aprenderás:

1. Una guía paso a paso sobre cómo realizar una auditoría Kaizen

2. Las industrias donde el uso de sistema Kaizen son más útiles

3. Los cinco principios del Kaizen

4. Los PROs y CONs del Método Kaizen

5. Los mejores consejos y las mejores prácticas para optimizar tu estrategia Kaizen

Paso a paso: ¿Cómo llevar a cabo una sesión Kaizen?

El sistema Kaizen ayuda a los empresarios a maximizar sus recursos haciendo que sus operaciones sean ajustadas. Pero probablemente te preguntes: «¿Cómo se utiliza realmente el Kaizen hoy en día entre los empleados? ¿Es el Kaizen una herramienta Seis Sigma? ¿Cómo se lleva a cabo una sesión Kaizen?»

Respondamos a todas estas preguntas a continuación:

En primer lugar, el método Kaizen se utiliza para animar a los directivos a trabajar juntos hacia objetivos comunes a través de la cooperación en lugar de la competencia. De hecho, los principios de Kaizen se consiguen identificando y resolviendo problemas mediante pequeños cambios incrementales realizados en un proceso o producto. Como resultado, la empresa fomenta una cultura de trabajo en equipo, compromiso, disciplina y mejora colaborativa.

Las sesiones Kaizen son entonces reuniones en las que las personas se reúnen para identificar las áreas en las que pueden mejorar sus procesos y productos. La importancia de esta técnica para conseguirlo sólo se puede realizar si se hace bien.

Aquí tienes los pasos esenciales de la metodología Kaizen que debes incluir en tus flujos de trabajo personalizados:

Paso 1: “Brainstorming” e identificación de los puntos de dolor

Ser capaz de precisar el motivo de un problema antes de tomar una decisión es clave, por lo que el primer paso para un buen Kaizen es identificar cada problema acuciante. Pide a todos los implicados en el proyecto que se reúnan y pregúntales qué piensan sobre la situación o el problema actual. Después, identifica los puntos de dolor. Los puntos de dolor son problemas que tus empleados han identificado como cosas que quieren cambiar en su trabajo mediante una estrategia.

No tienen por qué ser enormes ni especialmente graves: pueden ser algo tan sencillo como no tener suficiente tiempo durante el día para comer sin sentirse apurado, o quedarse atascado en el tráfico cada mañana de camino al trabajo.

Paso 2: Trabaja en grupo para encontrar soluciones para mejorar las cosas

Este es el paso en el que se hace un “brainstorming” de soluciones junto con los miembros de tu equipo. No tengas miedo de ser creativo: nunca sabes de dónde puede surgir la inspiración. Escribe varias soluciones para cada punto conflictivo. Cada solución debe ser pequeña y factible; por ejemplo, si un empleado siente que no tiene suficiente tiempo para almorzar sin sentirse apurado, podría intentar tomar su almuerzo a las 11:45 en lugar de al mediodía. De este modo, tendrá más tiempo para comer y menos tiempo para ir de un lado a otro en busca de comida al final de su descanso, lo que también podría facilitar las cosas a todos los demás que se toman su descanso a mediodía.

La cuestión es que en este paso debes asegurarte de crear un entorno de trabajo más positivo y centrado en la mejora tanto para los empleados como para los directivos. Esto permite a los directivos identificar los problemas desde el principio e impulsar la mejora continua y la innovación Kaizen con sus empleados. Deja que piensen en todo lo que podrían hacer de forma diferente -aunque parezca una locura a primera vista- y que escriban todas esas ideas en un papel. Luego, priorízalas en función de las que parezcan más viables para resolver su problema.

No olvides la importancia de su salud mental en este sentido, te sorprenderá lo mucho que cambia el ambiente de trabajo y el rendimiento cuando se controla adecuadamente esta área. Puedes leer más sobre ello en nuestro artículo sobre la evaluación de la salud mental.

Paso 3: Delegar tareas para ejecutar las soluciones de forma adecuada y con autonomía de los empleados

El metodo Kaizen está creado para tener más oportunidades de crecimiento y desarrollo ayudando a los empleados a identificar las áreas en las que podrían mejorar y dándoles tiempo para trabajar en esas habilidades y capacidades. Esto se puede perfeccionar mejor cuando la dirección delega las tareas en consecuencia.

Para ello, haz que los empleados voten sobre la solución que creen que funcionaría mejor, basándose en los datos y en su comprensión de sus funciones específicas. Cuando todos comprenden su papel en la empresa, es más probable que trabajen juntos como un equipo en lugar de sentirse aislados unos de otros. Esto también conduce a la autonomía de los empleados y a una mayor moral en la empresa, ya que les hace sentir que se cubren las espaldas unos a otros cuando los tiempos son difíciles. Como resultado, los empleados se convierten en líderes que pueden enseñar a otros a hacer mejor su trabajo.

Paso 4: Crear una cultura de objetividad y mejora continua

Antes de poner en práctica cualquier cambio implementado durante una sesión Kaizen, asegúrate de que existe una forma objetiva de determinar el progreso. Instala métricas para ver si esos cambios han tenido éxito o no. Determina y recoge todos los datos para responder a las preguntas o resolver los problemas. Esto puede incluir cosas como las cifras de ventas o las puntuaciones de satisfacción de los clientes. Al hacerlo, no sólo se resuelven los problemas urgentes, sino que se crea una cultura de crecimiento constante en todos los departamentos.

¿Qué es un ejemplo de estrategia Kaizen?

Un ejemplo de estrategia Kaizen son las centrales de compra orientadas al flujo. Este tipo de Kaizen se centra en eliminar los residuos del tiempo de descarga individual en una estación. El resultado es una mejora de la experiencia del cliente, ya que los empleados pueden centrarse en la calidad y no en la cantidad de tiempo que dedican a descargar cada producto.

¿Cuáles son los 3 pilares del Kaizen?

Hay tres pilares de una estrategia Kaizen o auditoría: el mantenimiento, la eliminación de residuos y la estandarización.

La limpieza se refiere a cualquier tipo de limpieza u organización relacionada con el proyecto que puede reducir los movimientos innecesarios creando caminos claros para que los empleados los sigan. Por ejemplo, si tienes un almacén en el que hay varios puestos de trabajo para distintas tareas, asegúrate de que cada puesto tiene todo lo que necesita un empleado al alcance de la mano para que no tenga que dar demasiadas vueltas para conseguir suministros.

La eliminación de residuos consiste en eliminar todo lo que no sea necesario para realizar una determinada tarea o cumplir un objetivo concreto. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto para un cliente y luego otro cliente te pide un proyecto similar y no has utilizado una plantilla preformada, esto podría considerarse un desperdicio.

Estandarización significa que todos los empleados deben estar familiarizados con los mismos procesos para que puedan hacer las cosas más rápidamente sin tener que consultar a varias personas o hacer preguntas sobre cómo deben hacerse las cosas.

Para más información sobre estos pilares, visita el módulo Universal Class sobre Kaizen.

¿Cuáles son las industrias donde el sistema Kaizen es más útil?

Estas son las principales industrias en las que el uso del Kaizen puede tener resultados extraordinarios:

• Agricultura
• Servicios de limpieza
• Construcción
• Servicios de Emergencia
• Gestión de instalaciones
• Alimentación y hostelería
• Servicios de salud
• Horticultura
• Fabricación
• Farmacia y Química
• Servicios profesionales
• Gestión de proyectos
• Inmobiliario
• Fabricación
• Transporte y logística

¿Es Kaizen y 5S lo mismo?

Kaizen y 5S son dos prácticas diferentes que a menudo son confundidas por los ejecutivos, directivos y empleados. La estrategia de mejora continua Kaizen anima a los empleados a realizar pequeños cambios en un esfuerzo por mejorar la eficiencia y la productividad. Las 5S son un sistema de organización del lugar de trabajo que organiza el espacio de trabajo en secciones según su uso.

¿Cuáles son las 5S clave del Kaizen?

Las 5S del Kaizen son un conjunto de directrices que pueden ayudar a las organizaciones a mejorar sus procesos de trabajo y su productividad. Este proceso se basa en la premisa de que si puedes organizar tu lugar de trabajo, todo será más fácil para hacer tu trabajo.

Las 5S significan:

1. Organizar: Elimina los objetos innecesarios u organiza tu espacio de trabajo identificando lo que hay que conservar y lo que hay que tirar o reciclar.
2. Reparar/poner en orden: Organiza los puestos de trabajo para que sean fácilmente accesibles o pon las cosas en orden para que sean fáciles de encontrar de nuevo cuando las necesites.
3. Limpia: Limpia todos los días limpiando las superficies, puliendo las instalaciones y el equipo, etc.
4. Estandariza: Documenta los procedimientos para que todo el mundo sepa lo que hay que hacer y crea sistemas para organizar los artículos de forma que siempre estén donde esperas que estén. Asegúrate de que todo el mundo sigue estos sistemas de forma coherente y crea listas de comprobación para las tareas de limpieza diarias.
5. Sigue: Sigue los procedimientos documentados y asegúrate de que todo el mundo se mantiene al tanto de las buenas prácticas de limpieza y de las medidas preventivas. Esto debe llevarse a cabo estableciendo horarios regulares de comprobación con los empleados a lo largo de cada turno (por ejemplo, una vez a la semana).

Para obtener información más completa sobre las 5S, visita la guía completa de Sistema 5s.

¿Cuáles son los 5 principios del Kaizen?

Los cinco principios del Kaizen son:

1. Conoce a tu cliente: Tienes que conocer los deseos y necesidades de tus clientes para entender cómo reaccionarán a los cambios que hagas.

2. Deja que fluya: Cuando se te ocurra una nueva idea para mejorar la forma en que se hacen las cosas en tu empresa, intenta no quedarte atascado en los detalles ni empantanado por la burocracia. En su lugar, céntrate en hacer las cosas con resultados potentes.

3. Ve al Gemba: «Gemba» significa «lugar real» en japonés, por lo que Gemba-Kaizen significa salir al campo para ver lo que ocurre de primera mano en el lugar de trabajo real, en lugar de confiar en los informes de otros que no pueden ver todo lo que ocurre a la vez.

4. Empoderar a las personas: Empoderar a las personas significa dar a los empleados y directivos la autoridad que necesitan para que puedan tomar decisiones sin tener que pedir permiso cada vez que surja algo. Esto también debería hacerles saber cuáles son sus responsabilidades completas para que sepan lo que se espera de ellos dentro de la empresa.

5. Sé transparente: El rendimiento y las mejoras deben ser tangibles utilizando datos fiables y verificables.

Para un estudio completo y detallado, lee la bibliografía completa de los propios desarrolladores de Kaizen.

¿Cuáles son los 4 tipos de Kaizen?

Hay cuatro tipos diferentes de Kaizen que puedes implementar en tu empresa: Kaizen Teian, Kaizen Eventos, Kaikaku y Kakushin.

1. Kaizen Teian es un documento que contiene ideas de mejora que los empleados pueden presentar. Las ideas son revisadas por la dirección y se ponen en práctica si se consideran mejoras viables.
2. Los Eventos Kaizen son reuniones breves en las que los empleados se reúnen para hacer un “brainstorming” sobre cómo mejorar determinados procesos o productos.
3. Kaikaku es un cambio completo en la estrategia o la estructura empresarial que implica cambios radicales en los productos o servicios que ofrece tu empresa.
4. Kakushin significa «innovación radical», es decir, idear nuevas formas de hacer las cosas que no se han hecho antes, incluso si esas nuevas estrategias son arriesgadas o no se han probado.

PROS y CONTRAS del Método Kaizen

El Kaizen ha ayudado a mejorar el funcionamiento de muchas empresas. También incluye algunos inconvenientes, pero datos generales siguen sugiriendo que las ventajas siguen siendo mayores que estos. He aquí los PROS y los CONTRAS que los directivos, empleados y propietarios de empresas no deben descartar a la hora de iniciar estrategias Kaizen en sus plantillas de inspección del lugar de trabajo:

Ventajas del Método Kaizen

• Reduce el tiempo de comercialización. El Kaizen ayuda a mejorar el control de calidad al permitir que las empresas identifiquen los problemas antes de que se conviertan en tales, lo que les permite evitar las retiradas de productos, las demandas judiciales y otros costosos errores en una fase temprana mediante esfuerzos de mejora continua. Esto les permite solucionar los problemas con mayor rapidez, lo que significa que podrán ofrecer nuevos productos o servicios más rápidamente que sus competidores.
• Mejora el control de calidad. Una de las principales ventajas del sistema Kaizen es que ayuda a las empresas a progresar de forma constante hacia sus objetivos centrándose en los pequeños detalles en cada paso del camino. Es fácil que una empresa se atasque en un gran problema y se olvide de otras cuestiones importantes hasta que se convierten en crisis. El kaizen te obliga a pensar en el funcionamiento conjunto de todos tus procesos, lo que facilita la solución de los problemas cuando éstos surgen.
• Ayuda a los empleados y a los directivos a alcanzar sus objetivos de carrera y de promoción más rápidamente. Esto se debe a que los trabajadores tienen un plan más objetivo para alcanzar sus metas.
• Ahorra dinero a la empresa al reducir el gasto banal y eliminar las redundancias. Esto se percibe aún más cuando todos los miembros de tu equipo trabajan juntos hacia el mismo objetivo. Si alguno de los miembros de tu equipo se resiste al cambio o siente que se le deja fuera del proceso, el Kaizen no funcionará tan bien como podría.

Desventajas del Método Kaizen

• Kaizen requiere mucha formación y datos. Tendrás que educar a tus empleados sobre cómo funciona el Kaizen y cómo implementarlo en sus actividades diarias, por lo que el Kaizen puede no funcionar para todas las empresas o industrias. Algunas industrias simplemente no tienen suficientes datos disponibles para el análisis; otras pueden no ser capaces de hacer cambios con la suficiente rapidez debido a los requisitos reglamentarios u otros factores que están fuera de su control.
• Kaizen puede ser caro cuando se implanta a gran escala. Si tu empresa tiene miles o incluso decenas de miles de empleados en todo el mundo, la implantación de un programa Kaizen requerirá una importante inversión en tiempo y recursos. Necesitarás a alguien que pueda dirigir el esfuerzo, así como educar a todos los empleados al respecto.
• Kaizen puede ser difícil de implantar en empresas grandes en las que hay muchos departamentos y la gente no habla mucho entre sí. Cuanto más grupos independientes haya en tu organización, más difícil será implantar Kaizen con éxito a gran escala. Esto es especialmente notable si intentas implantar el Kaizen con nuevas contrataciones o con empleados que no entienden el concepto. Puede ser difícil conseguir que todo el mundo esté de acuerdo con el cambio, así que asegúrate de que tienes una estrategia clara para introducirlo en el lugar de trabajo.

Los mejores consejos y las mejores prácticas para optimizar tu estrategia Kaizen

Probablemente estés pensando: «¿Hasta qué punto se pueden ejecutar los distintos tipos de Kaizen?» Después de todo, si trabajas en cualquier sector, es probable que ya estés muy familiarizado con los entresijos de los flujos de trabajo de tu empresa.

Eso puede ser cierto, pero el problema es que es fácil caer en la complacencia. Para evitar los costosos errores de la autocomplacencia y la ejecución defectuosa de una estrategia Kaizen, he aquí algunos consejos de seguridad y buenas prácticas que deben seguir los responsables de calidad y los empleados:

1. Comienza con algo pequeño y sencillo que sea fácil de aplicar, medir y que tenga un impacto inmediato en tu empresa.Esto te permitirá ver resultados reales y crear un impulso hacia cambios mayores más adelante. Para una mejor ejecución, busca una aplicación sencilla pero potente o un creador de listas de control que pueda detallar todo lo que necesitas evaluar en tu estrategia Kaizen. Asegúrate de que el software o la aplicación sean accesibles en cualquier momento y lugar por cualquier miembro del equipo.
2. Identificar primero tus tres problemas principales y luego abordarlos. Asegúrate de que esos tres problemas están relacionados entre sí y pueden resolverse con un solo proceso o solución. No querrás dispersarte demasiado tratando de resolver todos los problemas a la vez; es mejor centrarse en un asunto cada vez. Una vez que hayas resuelto esos problemas, pasa a los siguientes.
3. Establece objetivos realistas y específicos para que cada persona trabaje conjuntamente, de modo que todos tengan algo tangible a lo que aspirar. No intentes cambiarlo todo a la vez. Si quieres mejorar un aspecto de tu empresa, es tentador intentar aplicar cambios radicales de inmediato. Sin embargo, esto suele conducir al fracaso porque estarás intentando implementar más de lo que es posible de forma realista.
   Cuanto más específicos sean tus objetivos, mejor podrás medir el éxito o el fracaso en su consecución, y más probable será que se alcancen en primer lugar. Dicho esto, no establezcas demasiados objetivos a la vez ni intentes hacer demasiadas cosas a la vez; de lo contrario, será imposible para todos los implicados ejecutarlos. Puede ser cualquier cosa, desde mejorar las métricas de servicio al cliente hasta aumentar los ingresos por ventas, dependiendo de cuáles sean los objetivos de tu empresa en ese momento.
4. Realiza reuniones constantes con todos los implicados para mantener el impulso. Asegúrate de que todos los implicados en el cambio puedan hacer sugerencias para mejorar el proceso y tengan claro qué se espera de ellos cuando tengan que informar de sus progresos. Si es posible, crea un buzón de sugerencias en el que los empleados puedan presentar sus propias ideas para mejorar el proceso.
5. Realiza reuniones periódicas individuales con los empleados. Aquí pueden compartir sus ideas de mejora y hacer preguntas sobre lo que hacen los demás para mejorar sus propios procesos, mejorar en general en su trabajo y crear una cultura de compromiso y consenso.
6. Establece una forma estandarizada y clara de etiquetar las herramientas y materiales utilizados en las operaciones para facilitar el seguimiento del sistema Kaizen. Organiza todas las herramientas y materiales de forma que sean fáciles de encontrar cuando se necesiten y fáciles de guardar cuando no se utilicen.
   Puedes clasificar cada herramienta y material en una de varias categorías: herramientas que utilizan los inspectores diariamente, semanalmente, mensualmente o herramientas que se han desechado porque han sido sustituidas por tecnología más nueva. Almacena estos artículos de forma ordenada para que a los trabajadores les resulte fácil encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan sin perder tiempo buscando en cajones desordenados
7. Reserva un tiempo cada día o semana para analizar los datos y pensar en cómo se podrían mejorar las cosas en tu empresa. El kaizen no consiste sólo en hacer cambios, sino también en analizarlos adecuadamente después de haberlos hecho. Para ello, es útil crear un sistema para obtener respuestas o soluciones con los miembros de tu equipo, de modo que todos sientan que su aportación es importante (aunque sólo se aplique una idea).
   Aquí es donde muchos propietarios de empresas se quedan cortos: se limitan a hacer cambios sin analizarlos después, o no hacen cambios porque no entienden del todo por qué sus procesos actuales funcionan como lo hacen.
8. Documentar todo y hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos con regularidad durante la duración de la auditoría Kaizen. Crea un sistema para hacer un seguimiento del progreso y de los cambios que se hicieron durante cada sesión Kaizen, cómo se implementaron y si funcionaron como se esperaba antes y después de hacer las mejoras.
   Hacer esto te ayudará a hacer un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo; a tomar decisiones más informadas más adelante; a iterar nuevas soluciones hasta que lo consigas; y a mantener a todo el mundo centrado en lo mismo durante todo el proceso, en lugar de distraerse con pequeños detalles. El objetivo es hacer pequeños cambios que mejoren tu empresa sin perturbar su funcionamiento ni costar demasiado dinero, y luego seguir haciendo más cambios hasta que tu empresa funcione con la máxima eficiencia.
9. Asegúrate de que todo el mundo está de acuerdo con la sesión Kaizen de antemano, especialmente los evaluadores. Si una persona no está dispuesta a secundar el Kaizen o no cree que vaya a funcionar bien para ella personalmente, ya hay una fuerte resistencia a lograr el Kaizen con éxito.

En pocas palabras…

Para resumir, la mejora continua Kaizen no consiste sólo en hacer las cosas mejor, sino en aspirar siempre a la máxima eficiencia en todas las operaciones de la empresa. La mejor manera de garantizar que esto ocurra es mediante explicaciones claras y recordatorios regulares de lo que significa el Método Kaizen y por qué es importante. Puedes hacerlo de forma eficiente y eficaz con una herramienta digital de Kaizen.

En otras palabras, si estás preparado para llevar tu negocio o tu carrera al siguiente nivel, el Kaizen es una buena estrategia para empezar. No sólo es una forma estupenda de mejorar la productividad y el rendimiento general de tu empresa, sino que también garantiza que todos los miembros de tu organización estén orientados al crecimiento constante. Desde las grandes empresas hasta las pequeñas, o incluso los empleados individuales que buscan formas de hacer mejor su trabajo y avanzar en sus objetivos profesionales más rápidamente y sin fracasos.