Mapa de flujo de valor: Guía de introducción

¿Qué es un mapa de flujo de valor?

El mapa de flujo de valor (o VSM, “Value Stream Mapping”) es una poderosa herramienta visual para mejorar cualquier negocio reduciendo los posibles desperdicios en los traspasos, el reaprendizaje y la entrega; los «bottleneck»; los retrasos; los defectos y otras áreas en las que la empresa podría ser más eficiente.

La premisa básica del mapa del flujo de valor es la siguiente: echas un vistazo a los pasos que se dan para hacer algo y luego averiguas si esos pasos son realmente necesarios o si hay alguno que sea superfluo.

Además, puedes utilizar el VSM para identificar las oportunidades de mejora que puedan existir en el flujo de trabajo de tu organización; encuentra las partes de tu negocio que necesitan atención en primer lugar y crea planes de acción para mejorarlas.

Por lo general, el VSM puede ser utilizado por equipos de todos los tamaños y dentro de todos los sectores, aunque es especialmente útil para las grandes organizaciones con múltiples departamentos que trabajan para alcanzar un mismo objetivo. Este tipo de organizaciones suelen seguir muchos pasos diferentes desde que se concibe una idea hasta que llega a los clientes. El mapeo del flujo de valor ayuda a optimizar esos pasos, así como a resolver posibles problemas de forma más rápida y sin redundancias.

¿Cuáles son los beneficios del VSM?

¿Por qué utilizar el mapa de flujo de valor en primer lugar? En esencia, los beneficios del mapeo para propietarios, directivos y empleados de la empresa giran en torno a la creación de los productos más potentes con el menor coste y el menor desperdicio de recursos.

Aquí tienes los beneficios más específicos para varios grupos:

Para los empleados

• Mejorar el rendimiento de la carrera profesional y las posibilidades de promoción. Cuando los empleados identifican las áreas en las que pueden prestar un mejor servicio o aumentar la productividad, pueden ver cómo su trabajo encaja en el panorama general de lo que hace la empresa en su conjunto. Esto ayuda a la dirección a ver la importancia de su contribución, lo que se traduce en una mayor posibilidad de promoción y un posterior aumento de sueldo.

Para los directivos

• Identificar las áreas en las que los empleados pierden el tiempo o realizan tareas innecesarias. Con el VSM, los directivos pueden eliminar esas tareas y asegurarse de que los empleados trabajan en tareas que añaden valor a la empresa. Esto aumentará la productividad al permitir que los empleados se centren en lo que más importa: añadir valor y reducir el despilfarro.

Para empresarios/emprendedores

• Ayudar a los empresarios a reducir los despilfarros que les cuestan su capital. Con el VSM, los empresarios pueden identificar dónde se producen los despilfarros y eliminarlos para que los empleados no trabajen en exceso ni dediquen tiempo a tareas innecesarias. Esto significa menos costes de mano de obra desperdiciada para tu empresa.

Cómo hacer un mapa de flujo de valor en cuatro pasos

El mapa del flujo de valor es ya una estrategia establecida para seguir siendo relevante en un mercado global disruptivo. Pero, ¿cómo se crea realmente un mapa de flujo de valor?

Aquí tienes los cuatro pasos principales que debes incorporar a tu plantilla de mapa de flujo de valor, independientemente de cómo personalices tu flujo de trabajo según tu estructura empresarial única:

Paso 1: Identifica todos los flujos de valor y procesos de tu empresa que debes mejorar

En un primer paso, debes centrarte en identificar todos los procesos implicados en la creación o entrega de tu producto o servicio. Esto también incluye definir tus metas y objetivos para este proyecto. ¿Qué quieres conseguir con ellos? ¿Van a ayudarte a mejorar la eficiencia de tu empresa, o los pasos sólo van a ser una forma de lanzar el producto al mercado?

Por ejemplo, si eres un fabricante y produces camisetas, entonces cada paso que lleva al punto en el que la camiseta sale de tu fábrica estaría incluido en esta lista (es decir, diseño, abastecimiento de materiales, fabricación). No te olvides del envío, porque juega un papel importante en los plazos de entrega, así como en los niveles de satisfacción de los clientes si hay retrasos o errores en el camino.

En este paso inicial, asegúrate siempre de hacer preguntas como «¿Qué hace falta para que nuestro producto o servicio llegue del punto A (idea) al punto B (cliente) al menor coste y al mejor precio?» o «¿Qué hace falta para que ganemos x cantidad de dinero en 2 meses?»

Este paso debe incluir:

• Cómo mapear cada paso del proceso
• Cómo los inspectores pueden medir el tiempo que se tarda en cada paso del proceso e identificar dónde hay retrasos (normalmente debido a cuellos de botella)

Paso 2: Identificar las fugas, los “bottlenecks” y otras fuentes de residuos

Para continuar, necesitas observar tu flujo de trabajo actual y determinar dónde se pierde exactamente el tiempo. Aquí es donde entra en juego el mapa del flujo de valor real: te ayuda a identificar dónde hay “bottlenecks” en tus procesos y a encontrar formas de eliminarlos para que tu equipo pueda centrarse en otras cosas (como hacer felices a los clientes). Puede tratarse de cualquier cosa, desde mejorar la comunicación entre departamentos o reorganizar los equipos/materiales para que los empleados puedan utilizarlos de forma más eficiente durante sus turnos, siguiendo el sistema de las 5s, por ejemplo.

Este paso debe incluir:

• Cómo utilizar correctamente los símbolos estándar para explicar los flujos de valor
• Cómo detectar los traspasos problemáticos de los procesos durante la entrega a través de las estaciones

Paso 3: Crear el mapa

¿Cómo se dibuja un VSM? Decide lo extenso y detallado que debe ser tu mapa; sólo recuerda que más grande no siempre es mejor. Asegúrate de que toda la información del mapa es relevante y necesaria para su propósito, pero al mismo tiempo concisa y clara.

No olvides clasificar todas las actividades por su importancia, empezando por las que tienen mayor impacto en tus clientes y terminando por las que tienen menor impacto. Dibuja flechas entre cada paso, mostrando cómo se conectan entre sí y qué información fluye entre ellos.

Si hay algún paso que deba ser eliminado porque no aporta mucho valor o porque ocupa demasiado tiempo, dibuja una flecha que apunte hacia otro lado del cuadro que representa esos pasos.

Recuerda:

• Optimizar la comunicación y la colaboración del equipo mediante el mapa de flujo de valores
• Utilizar el mapa para crear visualizadores del flujo de valor que los equipos puedan utilizar para mejorar conscientemente la cultura y la actitud de trabajo

Paso 4: haz un seguimiento de cada actividad y avanza por los pasos, empezando por los más importantes.

Mientras realizas este paso, hazte la siguiente pregunta: «Si dejáramos de hacer esta actividad ahora mismo, ¿se darían cuenta nuestros clientes?» Si lo hicieran (por ejemplo, si es una parte necesaria para la entrega de su producto), entonces debe permanecer en la lista. Si no lo notarían (por ejemplo, si es una parte necesaria de la entrega de su producto, pero se hace entre bastidores), está bien y probablemente incluso sea beneficioso eliminarla de la lista y pasar a la siguiente. Cuando hayas terminado de trazar todas tus actividades, revísalas cuidadosamente para asegurarte de que estás mejorando continuamente y de que nada se queda atrás.

No te olvides de

• Dibujar un VSM completo con bucles de retroalimentación y sugerencias para la mejora continua
• Crear auditorías y procesos con el menor LOE (nivel de esfuerzo) que equilibre el valor potencial de la ejecución del VSM frente a sus costes para asegurarse de que el retorno de la inversión (ROI) tiene sentido
• Conseguir que todos los expertos de los departamentos trabajen juntos, ya que la creación de un VSM es enormemente interfuncional y por capas

Casos de uso del mapa de flujo de valor

Estos son los principales sectores en los que el uso de los pasos del mapeo del flujo de valor puede dar resultados espectaculares cuando se aplica correctamente:

• Tecnología
• Finanzas
• Software como servicio (SaaS)
• Agricultura
• Servicios de limpieza
• Construcción
• Servicios de emergencia
• Gestión de instalaciones
• Alimentación y hostelería
• Servicios de salud
• Horticultura
• Fabricación
• Farmacia y Química
• Servicios profesionales
• Gestión de proyectos
• Inmobiliario
• Fabricación
• Transporte y logística

El VSM puede emplearse además junto con otros métodos y estrategias lean, y beneficiar sus efectos de forma significativa.

Mapeo del flujo de valor en Six Sigma

El mapa del flujo de valor es una herramienta que se utiliza en Seis Sigma para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos optimizando todos los pasos que se necesitan para que un producto salga al mercado, de modo que se pueda ver dónde se pueden recortar los residuos y realizar mejoras.

La idea que subyace al VSM en Sigma es sencilla: si sabes dónde empieza tu empresa y dónde acaba, puedes identificar los pasos del proceso que no añaden valor. Esos pasos se denominan pasos «sin valor añadido», y son fáciles de detectar cuando miras un mapa del flujo de valor.

Mapeo del flujo de valor en Scrum

Scrum es un marco de gestión que se desarrolló para ayudar a los equipos a entregar productos de alta calidad con rapidez, y se utiliza sobre todo en el desarrollo de software y la gestión de productos. También puede utilizarse en otras áreas, como el marketing y la formación.

Cuando utilizas Scrum, divides todo tu trabajo en pequeños trozos llamados sprints. Cada sprint dura entre 1 y 4 semanas y se centra en una parte de un proyecto o tarea mayor. Durante cada sprint, haces tu trabajo con dos cosas en mente: velocidad y calidad. Te mueves rápidamente a través de todas las tareas para que puedas realizarlas lo más rápidamente posible sin sacrificar la calidad.

El mapeo es uno de los conceptos clave de Scrum. Es una forma de lograr el éxito de Scrum con el menor coste y la mayor calidad. Un flujo de valor en Scrum son todas las actividades necesarias para entregar valor a tus clientes, que pueden incluir todo, desde el diseño y la construcción de un producto de alta calidad, hasta la venta a los clientes y la gestión de los problemas de servicio al cliente.

Los 3 tipos de mapa de flujo de valor

¿Cuáles son los objetivos clave del mapa de flujo de valor? La respuesta depende del tipo de información del VSM que utilices. Los mapas de flujo de valor son una poderosa herramienta para visualizar, analizar y mejorar el flujo de trabajo en tu organización, pero sólo si utilizas el tipo adecuado.

Hay tres tipos diferentes de mapas de flujo de valor que te ayudan a racionalizar tus procesos actuales y a preparar a tu equipo para el éxito en el futuro:

• Mapa del flujo de valor actual: Este mapa muestra cómo funciona tu proceso actual, incluyendo tu punto de partida si intentas mejorar un proceso que ya existe en tu organización.
• Mapa del flujo de valor ideal: Este mapa muestra cómo te gustaría que funcionara el proceso, en función de los objetivos trazados por tu equipo o la dirección. Te ayuda a establecer objetivos ambiciosos que pueden utilizarse como puntos de referencia a medida que avanzas en las mejoras.
• Mapa del flujo de valor futuro: Este mapa muestra cómo podría ser un estado futuro ideal después de que se hayan realizado varias rondas de mejora junto con otros cambios dentro de la organización (por ejemplo, nueva tecnología). Es el lugar donde las empresas quieren que acaben sus procesos después de aplicar los cambios a lo largo del tiempo, algo que también puedes ver en la comparación entre el Mapa del Flujo de Valor y el Mapa de Procesos.

¿Qué son las métricas del mapa de flujo de valor?

Para medir el éxito, hay una serie de métricas que pueden ayudarte a comprender lo bien que va tu producto y a elegir el tipo de mapeo de valor adecuado, y a saber si el VMS está ayudando realmente a tu empresa a crecer.

Aquí tienes las principales métricas del flujo de valor para medir el éxito:

1. Tiempo de espera: Esta métrica mide el tiempo que se tarda en mover un elemento a través de un proceso en tu lugar de trabajo, desde el principio hasta el final. Puede medirse en horas, días o semanas. El plazo de entrega suele medirse desde que comienza el trabajo hasta que está terminado (o casi terminado) y listo para la inspección o el envío. Otras variables que debes entender para estas métricas son El tiempo de proceso (PT), el trabajo en curso (WIP) y el porcentaje de finalización y precisión (%C&A), el índice de actividad (AR), y muchos más.
Niveles de inventario: Esta métrica calcula los niveles de inventario en las distintas fases de la producción teniendo en cuenta lo que hay en el almacén y lo que se necesita para completar el siguiente paso del proceso. Considera cuánto inventario se necesita para cada etapa y cuánto exceso de inventario existe en cada etapa. También puedes calcular los niveles medios de inventario por día o semana dividiendo el inventario total por el número de días o semanas de ese periodo.

Por ejemplo, si tienes productos por valor de 100 dólares el lunes por la mañana, pero sólo 50 dólares el viernes por la tarde (es decir, la mitad), tu nivel medio de inventario durante esos cuatro días sería de 100 dólares/4 = 25 dólares/día.

Pros y contras del mapa de flujo de valor

El VSM existe desde hace bastante tiempo, y está ganando en popularidad. Sin embargo, aunque los beneficios del mapeo superan los costes, el método también tiene su propia cuota de inconvenientes.

Aquí tienes los pros y los contras que los directivos, empleados y propietarios de empresas no deben descartar a la hora de iniciar estrategias de mapa de flujo de valor en su lugar de trabajo:

Ventajas del mapa de flujo de valor

• Implementar el VSM te ayuda a entender cómo funciona tu negocio a gran escala. Esto te ayuda a comprender el valor del cliente y a diseñar procesos centrados en él, y hace que todos participen en la toma de decisiones sobre las operaciones de tu empresa.
• VSM te ayuda a identificar los “bottleneck” y a mejorar la eficiencia, reduciendo los costosos servicios de atención al cliente que provocan retrasos y cambios de tareas redundantes. Esto se debe a que el VSM te ayuda a entender lo que está ocurriendo en el taller y crea un lenguaje común que tus empleados pueden utilizar para comunicarse de forma más eficaz y eficiente, de modo que se puedan tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar.
• Te ayuda a realizar mejoras continuas al identificar la causa raíz de los problemas y las oportunidades para resolverlos. Esto puede hacerse creando una representación visual de tu flujo de trabajo, lo que ayuda a todos los implicados en el proceso a comprender mejor sus funciones y dónde encajan en el proceso.

Desventajas del mapa de flujo de valor

• Puedes pasar por alto factores importantes que no aparecen en un mapa de flujo de valor. Para evitar este problema, intenta utilizar otro método de análisis junto a tu mapa de flujo de valor, como el Análisis de Causas Raíces o un Diagrama de Ishikawa.
• Necesitarás empleados cualificados que sean capaces de dar sentido a los datos procedentes de múltiples fuentes. Esto puede requerir cierta formación sobre Gestión de la Calidad Total y VSM juntos antes de obtener resultados de calidad. Si no hay suficientes personas en estas funciones (o si esas personas no tienen suficiente formación), es posible que tu organización no pueda obtener mucho valor de esta técnica de inmediato, o nunca. Si estás empezando con el mapa de flujo de valor y nunca has implementado nada parecido antes, entonces puede que quieras probar primero algo más sencillo (como las 5S o el Lean) antes de pasar a herramientas lean más complejas como ésta.
• Aunque el VSM puede ser útil, no siempre es una buena idea utilizarlo como herramienta independiente. A veces el proceso de tu empresa es demasiado complejo para el mapa de flujo de valor por sí solo, por lo que el VSM se utiliza mejor junto con otras herramientas -como Lean Six Sigma o Lean Startup- para ayudarte a entender tus procesos empresariales e identificar las oportunidades de mejora.

Consejos y buenas prácticas para sacar el máximo partido a tu mapa de flujo de valor

Para evitar costosos errores en la complacencia de la creación de un mapa de flujo de valor, aquí tienes algunos consejos sobre lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer, y las mejores prácticas que debe seguir tu empresa:

2. Comienza primero con algo sencillo. Al tratar de generar mayores márgenes de beneficio por cliente utilizando el mapa de la cadena de valor, asegúrate de que tu VSM sea claro, vívido, fácil de implementar y medir, y que pueda transmitir una gran cantidad de información vital de un vistazo. Esto te permitirá ver los resultados reales y crear un impulso hacia cambios mayores más adelante.
3. Usa listas de comprobación/checklist sencillas y potentes junto con tus mapas de flujo de valor. Para una mejor ejecución, busca un software de listas de comprobación completo que pueda detallar todo lo que necesitas evaluar en tu estrategia VSM. Asegúrate de que el software o la aplicación sean de confianza y que cualquier miembro del equipo pueda acceder a ellos en cualquier momento y lugar para obtener resultados rápidos y de alta calidad.
4. Asegúrate de contar con las personas adecuadas para el mapa de flujo de valor. Es importante reunir un equipo de personas que conozcan el funcionamiento de la empresa, para que puedan identificar las áreas problemáticas y solucionar más rápidamente cualquier problema en las materias primas y el producto final. Deberías incluir a empleados de distintos departamentos y, a veces, incluso a clientes y proveedores para lograr un enfoque integral.
5. Tu equipo puede ser tan pequeño como dos personas o tan grande como 20, dependiendo del tamaño de tu organización y de la duración de la formación del personal. Asegúrate de incluir a personas de diferentes departamentos que tengan diferentes perspectivas sobre distintos temas. Esto te ayudará a asegurarte de que obtienes toda la información necesaria para identificar los problemas de tu proceso.
traza primero el mapa a mano para obtener un plan más detallado. Cuando desarrolles tu mapa de flujo de valor, es tentador saltar directamente al software y empezar a crear una representación visual de tu sistema actual. Pero trazarlo a mano primero es una forma más eficaz de empezar con este proceso. Los expertos explican que dibujar a mano es una forma eficaz de pensar en los pasos de tu flujo de valor antes de empezar a dibujarlo en el ordenador. Al dibujar tus ideas sobre el papel, podrás ver si tienen sentido antes de plasmarlas en el espacio digital, y también podrás ver si hay lagunas o agujeros en tu pensamiento.
6. Usa ejemplos en tu Mapa de flujo de valor. Por ejemplo: Los ejemplos de «Tipo de inventario» podrían ser bienes de alto valor o bienes de bajo valor. Los ejemplos de «Nivel de Complejidad» podrían ser productos complejos o simples que pasan por el proceso porque tienen procesos relacionados que deben ocurrir antes de que puedan salir del flujo del proceso.
7. Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo tienen acceso a todos los datos de la evaluación. De este modo, pueden crear mejores pasos de valor añadido y no valorado, así como tomar decisiones informadas sobre la gestión de los residuos de defectos y los costes de espera basándose en números reales y no sólo en suposiciones.
8. Sé lo más detallado posible en tus elementos de ilustración. Identifica todos los cuellos de botella o retrasos en el proceso dibujando círculos rojos alrededor de ellos y etiquetándolos con su causa específica para poder abordarlos más tarde al hacer el análisis.
9. Comprende los límites de tu proceso. Esto te ayudará a identificar las actividades que necesitan ser mejoradas, y los límites de lo que tu mapa puede resolver. No te olvides de incluir variables, como: los gastos de espera como la calefacción, la iluminación, la refrigeración, y el riesgo de que los contratos y los materiales caduquen por culpa de los retrasos.
Trata de mejorar el producto en su final y retrocede hasta sus orígenes. Si estás tratando de averiguar cómo mejorar tu cadena de suministro y reducir los residuos en los traspasos y las entregas, puedes tratar de empezar por ver dónde terminan las cosas -el producto o servicio terminado- y retroceder hasta su principio. Lo mismo ocurre con el mapa de flujo de valor. Cuanto más lejos estés del resultado final (o «cliente final»), más probable será que encuentres formas de mejorar la eficiencia y reducir los residuos en todo el proceso. Cuanto más te acerques al «usuario final», más complejas se vuelven las cosas y menos probable es que haya un margen de mejora sustancial. Reforzar las fases iniciales de tu mapa, como las materias primas y los insumos para el desarrollo del producto. Esta perspectiva puede ser muy reveladora a la hora de identificar oportunidades de mejora. Por ejemplo, si sabes dónde empieza y termina cada parte de tu proceso -y dónde se encuentra cada pieza del inventario en un momento dado- podrás hacerte una idea de cuántos pasos se están repitiendo innecesariamente.

Esto también te dará una idea de cuánto tiempo tardan las cosas en pasar por tu sistema, lo que te permite saber si hay algún desperdicio durante el tránsito o el tiempo de espera (o ambos).

10. Haz que tus productos se centren en el cliente durante todo el proceso de mapa de valor. Si estás tratando de hacer crecer tu negocio, es importante que te des cuenta de que tu producto es algo más que un simple producto. Es una oportunidad para cambiar la vida de tus clientes. Pensar de esta manera hace que tu producto pase de generar beneficios a cambiar la vida de las personas de forma que quieran tu producto o servicio de forma perpetua.

En resumen…

El mapa de flujo de valor es una herramienta importante para identificar los residuos y mejorar los procesos de tu instalación o empresa para generar mayores beneficios. En esta guía, cubrimos cómo utilizar el mapeo del flujo de valor para alcanzar estos objetivos, incluyendo la detección de las causas de las ineficiencias de los procesos y cómo dar pasos accionables hacia la mejora.

El VSM es un proceso que consiste en identificar todos los pasos que intervienen en la entrega de tu producto o servicio. A continuación, puedes examinar cada paso y determinar si alguno de ellos es innecesario o ineficiente. Si es así, puedes eliminar estos pasos de tu proceso y mejorar la eficiencia. Al dedicar tiempo a trazar tus procesos actuales e identificar las áreas de mejora, podrás optimizar las operaciones de tu negocio y crecer como organización.