Nichtkonformität ist in den meisten Unternehmen Realität, sei es ein Produkt, das nicht den Spezifikationen entspricht, oder ein Prozess, bei dem ein wichtiger Schritt fehlt. In einigen Branchen kann die Rate 10 % bis 25 % betragen, oft aufgrund von Prozessproblemen oder menschlichem Versagen. Es ist wichtig, diese Probleme anzugehen und zu lösen, um die Sicherheit der Verbraucher nicht zu gefährden und um Reputationsschäden und finanzielle Strafen zu vermeiden.
Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du Nichtkonformität systematisch managen und deren Auftreten reduzieren kannst. Du erfährst auch, wie du einen Nichtkonformitätsbericht schreibst, der für Dokumentation und Compliance wichtig ist.
Was ist Nichtkonformität?
Nichtkonformität liegt vor, wenn ein Produkt, Prozess oder Service festgelegte Standards oder Spezifikationen nicht erfüllt. Diese Standards können aus internen Unternehmensrichtlinien, Branchenvorschriften oder Kundenvereinbarungen stammen.
Hier einige Beispiele:
- Produkt: Ein Tisch, der 3cm kürzer als die im Design angegebene Größe gefertigt wurde
- Prozess: Fehlende Dokumentation der Mitarbeiterschulung zur Qualitätskontrolle
- Service: Ein IT-Support-Techniker, der länger als die vereinbarte Reaktionszeit benötigt
Nichtkonformitäten signalisieren ein Problem, das angegangen werden muss, und es sollte ein Plan vorhanden sein, um sie zu bewältigen. Sie bieten die Chance, Prozesse weiter zu verbessern. Mit einem starken Qualitätsmanagement ist es durchaus machbar, die Rate der Nichtkonformitäten zu senken und kontinuierlich hervorragende Produkte und Dienstleistungen zu liefern.
Geringfügige vs. schwerwiegende Nichtkonformität
Eine praktische Methode, um Nichtkonformitäten zu kategorisieren, basiert auf ihrer Schwere und ihrem Umfang:
Geringfügige Nichtkonformität
Geringfügige Nichtkonformitäten sind tendenziell am häufigsten. Positiv ist, dass sie die Qualität nicht erheblich beeinträchtigen, aber es ist dennoch wichtig, sie zu lösen, damit sie sich nicht zu größeren Problemen entwickeln. Sie sind oft klein und isoliert, wie zum Beispiel:
- Tippfehler in Dokumenten
- Wartungsformular ohne Zeitstempel
- Ein kleiner Kratzer auf einem Produkt, der tolerierbar ist
Die Gefahr besteht darin, dass sich diese summieren, da sie nicht-konformes Verhalten normalisieren.
Schwerwiegende Nichtkonformität
Schwerwiegende Nichtkonformitäten sind ernsthafte Probleme, die ein Risiko für Qualität, Sicherheit und Compliance darstellen. Sie haben weitreichende Auswirkungen und weisen oft auf kritische Mängel in den Prozessen oder Infrastrukturen des Unternehmens hin. Beispiele sind:
- Falsche Etikettierung von Pharmazeutika
- Bakterielle Kontamination in verarbeitetem Fleisch
- Übersprungene Wartungsverfahren bei Flugzeugen
Diese erfordern sofortige Aufmerksamkeit, da sie schädlichere Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Übliche Ursachen sind Versäumnisse in der Schulung, unzureichende Qualitätsprüfungen oder das konsequente Nichtbefolgen wichtiger Verfahren.
Hier sind ein paar Beispiele:
So erkennst und behebst du Nichtkonformitäten
Das Management von Nichtkonformitäten erfordert einen gründlichen, schrittweisen Prozess, der darauf abzielt, das Problem an der Wurzel zu packen:
1. Identifiziere die Nichtkonformität
Zuerst musst du die Nichtkonformität genau bestimmen und beschreiben. Du kannst Nichtkonformitäten durch regelmäßige Audits, automatisierte Qualitätskontrollsysteme oder sogar Kundenbeschwerden bemerken. Um zu verhindern, dass diese unbemerkt bleiben, sollten Mitarbeiter darin geschult werden, potenzielle Probleme zu erkennen, mit klaren Protokollen für die Meldung.
Sobald eine Nichtkonformität bemerkt wird, dokumentiere die Details, wie das Datum, den Ort und die Art des Problems.
2. Behebe das Problem
Der nächste sofortige Schritt wäre, den Umfang und die Auswirkungen der Nichtkonformität sofort zu begrenzen. So vermeidest du, dass sich das Problem auf andere Bereiche ausbreitet. Dies könnte bedeuten:
- Die Produktion anzuhalten
- Das fehlerhafte Produkt zu isolieren
- Eine Phase der Servicebereitstellung einzufrieren
- Den Zugang zum betroffenen Bereich einzuschränken
Dies dient als kurzfristige Schutzmaßnahme, indem es dir Zeit gibt, die Ursache zu untersuchen und anzugehen, während weitere Störungen minimiert werden.
3. Untersuche die Ursache
Um eine Nichtkonformität zu lösen, ist es wichtig herauszufinden, warum sie überhaupt aufgetreten ist – die Ursache anzugehen, nicht nur die oberflächlichen Symptome. Ein fehlerhaftes Produkt könnte auf den ersten Blick wie ein Bedienerfehler erscheinen, aber es stellt sich heraus, dass es tatsächlich an unklaren Anweisungen oder fehlerhaftem Equipment liegt.
Es gibt bereits Techniken dafür, wie die einfache, aber effektive „5 Warum“-Methode. Du kannst auch Fischgrätendiagramme verwenden, bei denen du mögliche Ursachen wie Personen, Methoden und Maschinen brainstormst. Dies beinhaltet auch, Input von mehreren Personen einzuholen, besonders von denen, die direkt mit dem Problem zu tun haben, um eine umfassende Perspektive zu bekommen.
4. Setze Korrekturmaßnahmen um
Nachdem du die Ursache festgestellt hast, kannst du Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Problem zu lösen. Das Ziel ist, die Compliance wiederherzustellen und sicherzustellen, dass das Problem nicht erneut auftritt. Dies könnte in Form von:
- Prozessverbesserungen
- Strengeren Schulungen
- Klarstellung oder Aktualisierung der Dokumentation
- Routinemäßigen Audits und Wartungen
- Strengeren Tests
Teams, die die Korrekturmaßnahmen umsetzen, brauchen klare Anweisungen und spezifische Zeitpläne.
5. Überwache und verifiziere
Der letzte Schritt besteht darin, die Umsetzung der Maßnahmen zu verfolgen und ihre Wirksamkeit im Laufe der Zeit zu überprüfen, um festzustellen, ob sie das Problem wirklich gelöst haben. Die Verifizierung erfolgt durch Nachfolgeaudits, das Einholen von Mitarbeiterfeedback oder die Analyse von Schlüsselkennzahlen (KPIs), um zu bewerten, ob die Änderungen funktionieren.
Dies ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess. Durch regelmäßige Audits oder Inspektionen kannst du sicherstellen, dass keine neuen Probleme aufgetreten sind, und den gesamten Ablauf bei Nichtkonformitäten zu einem guten Ende bringen.
So schreibst du einen Nichtkonformitätsbericht (NCR)
Ein Nichtkonformitätsbericht (NCR) wird hauptsächlich im Bauwesen, in der Fertigung und im Projektmanagement verwendet, um Arbeiten oder Produkte zu dokumentieren, die nicht den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen. Er wird jedoch auch häufig in der Produktion und im Transportwesen eingesetzt.
Diese Berichte sind Teil des Qualitätskontrollprozesses. Qualitätsmanager zielen darauf ab, Risiken durch die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen zu reduzieren. Zudem hilft der Nichtkonformitätsbericht, ähnliche Situationen in der Zukunft zu vermeiden.
Eine Checkliste für die NCR-Berichterstattung mit standardisierten Fragen erleichtert die Arbeit der verantwortlichen Person und stellt sicher, dass alle relevanten Punkte beachtet werden.
Für vorgefertigte NCR-Checklisten, die du einfach bearbeiten kannst, schau dir diese Vorlagen von Lumiform an.
Wichtige Bestandteile eines Nichtkonformitätsberichts
Wie bereits erwähnt, wird die Vorlage für den Nichtkonformitätsbericht verwendet, um jede Nicht-Compliance oder Abweichung vom Plan zu dokumentieren, wie sie aufgetreten ist, und um eine Anfrage für Korrekturmaßnahmen zu erstellen sowie ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern. Sie wird auch genutzt, um Lösungen mit einem Kunden zu definieren und um jede durchgeführte Korrekturänderung zu dokumentieren.
Eine effizient gestaltete Checkliste für den Nichtkonformitätsbericht enthält im Wesentlichen die folgenden Schlüsselelemente, die den oben beschriebenen Prozess widerspiegeln:
- Detaillierte Beobachtungen zu den Nichtkonformitäten
- Zu ergreifende Korrekturmaßnahmen
- Der Korrekturprozess
- Der Abschluss des Prozesses
Welche Anforderungen sollte ein Nichtkonformitätsbericht erfüllen?
Ein NCR-Bericht in einem einheitlichen Format ist zwingend erforderlich für die Dokumentation von Abweichungen, da diese negative Auswirkungen auf das Projekt haben können. Ein Nichtkonformitätsbericht erfasst quantifizierbare Abweichungen oder Unterschiede von einem Basiswert oder einem erwarteten Wert. Diese werden dann in einer Abweichungsanalyse untersucht.
Damit dies möglich ist, muss der Nichtkonformitätsbericht eine vollständige, genaue und klare Aufzeichnung der Abweichung liefern. Um dies sicherzustellen, sollte eine Checkliste für den Auditbericht schließlich den folgenden Inhalt und Umfang umfassen:
- Angabe der Ziele, des Umfangs und der relevanten Zielvorgaben
- Kunden, Teilnehmer, Daten und Orte
- Festgestellte Abweichungen mit den entsprechenden Nachweisen
- Zusammenfassung der zu ergreifenden Korrekturmaßnahmen
- Endbewertung der Abweichungen
Lumiforms digitale Lösung für deinen Nichtkonformitätsbericht
Wenn Abweichungen auftreten, werden oft viele Papierformulare zwischen Managern und Projektteammitgliedern hin und her gereicht, um sie zu melden. Allerdings ist es schwierig, Beobachtungen zu dokumentieren, ohne die Möglichkeit, Fotos zu machen.
Dieser Prozess ist zeitaufwendig und kostspielig. Außerdem bleiben viele Risiken über die Zeit hinweg ungelöst und unbeaufsichtigt. Die Nutzung einer digitalen Inspektionsanwendung wie Lumiform wirkt solchen Problemen entgegen.
Jede Art von Qualitäts- und Sicherheitsinspektion wird damit einfach per Tablet oder Handy durchgeführt – online oder offline. Die Desktop-Software wird verwendet, um Checklisten zu erstellen und später die vor Ort gesammelten Daten auszuwerten. Dies reduziert das Risiko von Qualitätsverlusten, Arbeitsunfällen, Dokumentationsfehlern und Reputationsschäden erheblich.
Die Vorteile von Lumiform für den Nichtkonformitätsbericht auf einen Blick:
- Mit mehr als 12.000 vorgefertigten Vorlagen kannst du sofort digital arbeiten.
- Nichtkonformitätsberichte werden automatisch erstellt. Dies spart die komplette Nachbearbeitung.
- Die Effizienz interner Prozesse wird gesteigert. Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams, mit Dritten und mit dem Management sowie schnellere Berichterstattung über Vorfälle kannst du Vorfälle bis zu 4-mal schneller lösen.
Durch den Wechsel zu Lumiform vereinfachst du nicht nur den Prozess der Nichtkonformitätsberichterstattung, sondern befähigst dein Team auch, Probleme proaktiv anzugehen und die Standards für Qualität und Sicherheit zu erhöhen. Probier es jetzt kostenlos aus!