Warum sind IT-Vorlagen wichtig?

Ob Stromausfall, Hackerangriff oder Hard- und Software-Fehler: Wenn wichtige IT-Komponenten ausfallen, ist das für viele Unternehmen ein Riesenproblem. Die Digitalisierung hat sich in fast allen Unternehmenszweigen durchgesetzt, damit wird der IT-Ausfall vielerorts zum unternehmerischen Notfall.

Wenn das Tagesgeschäft durch fehlerhafte oder ausgefallene IT-Technik zum Erliegen kommt, muss schnell gehandelt werden. Um den Betrieb in solchen Situationen schnellstmöglich wieder aufzunehmen und den Verlust von Daten zu verhindern, müssen Unternehmen Vorkehrungen treffen.

Dazu gehört zum einen die proaktive Wartung von Servern, Computern und Netzwerken. Für die ordnungsgemäße Funktion eines IT-Netzwerkes ist dessen regelmäßige Pflege und Wartung notwendig. Die Verwendung von Checklistenvorlagen für die Prüfung von Informationssystemen und die Durchführung regelmäßiger Gefährdungsbeurteilungen führen zu weniger Ausfällen, mehr Stabilität und höherer Produktivität.

Trotz dieser Sicherheitsvorkehrungen hilft eine regelmäßige Wartung nur bedingt gegen äußere Einwirkungen wie Wasser, Stromausfall oder Defekte. Aus diesem Grund ist es zum anderen wichtig, einen Business-Continuity-Plan zu haben, der Lösungsansätze enthält und Verantwortlichkeiten delegiert. Mit der Lumiform App kannst du offline auf alle deine IT-Vorlagen zugreifen, damit du auch im Falle einer IT-Katastrophe noch Kontrollen, Bewertungen und Arbeitsaufträge zuweisen und erledigen kannst.

Mit Vorlagen für den Notfall vorbereitet sein

Das IT-Notfallhandbuch ist Teil des Notfallmanagements im Unternehmen. Ein IT-Business-Continuity-Plan sollte in jedem Unternehmen mit mehr als 10 Beschäftigten vorhanden sein. Darin sind neben Abläufen, Verhaltensregeln und Zuständigkeiten für die Informationsinfrastruktur auch weitere Notfallsituationen für betriebsrelevante Bereiche geregelt.

Ein Notfallplan soll alle Prozesse im Betrieb, auch in Ausnahmesituaionen, am Laufen halten. Grundsätzlich sind die Prozesse in drei Bereiche aufgeteilt:

• Notfallvorsorge: Die Notfallvorsorge umfasst alle Präventivmaßnahmen, durch die Krisensituationen vermieden werden. Im IT-Umfeld ist das Ziel, die Ausfallsicherheit zu erhöhen oder ein System robuster zu gestalten.
• Notfallbewältigung: Hier geht es um schnelles Handeln in Krisensituationen. Prozesse und Systeme, die wichtig für den Geschäftsalltag sind, werden wieder hergestellt. Krisenmanagement und Ausweichplanung sind ebenfalls Teil der Notfallbewältigung.
• Tests und Übungen: Damit Prozesse in der Notfallplanung kontinuierlich verbessert und Schwachstellen aufgedeckt werden, eignet sich die regelmäßige Durchführung von Tests und Übungen.

Für die Umsetzung aller drei Bereiche in der Informationstechnik sind Vorlagen ein beliebtes Hilfsmittel. Wie schon anfangs erwähnt, ist mit ihnen eine einfache Dokumentation und Vergleich von Daten möglich. Vorlagen garantieren den IT-Verantwortlichen strukturiertes und effizientes Arbeit ohne Zeitverschwendung.

FAQ: Häufige Fragen zu Vorlagen in der IT

1. In welchen Bereichen der Informationstechnik werden Vorlagen eingesetzt?

Vorlagen kommen in IT-Abteilungen häufig dort zum Einsatz, wo es um die IT-Sicherheit, die Wartung von Computern, Servern und Netzwerken sowie die IT-Notfallplanung und IT-Revision geht. Außerhalb dieser Bereiche werden sie in der Regel bei der Beschaffung, Projekten und IT-Installationen verwendet.

2. Welche Informationen gehören in eine IT-Vorlage?

Je nach Einsatzgebiet und Anwendungsfall der Vorlage sind die Informationen in einer Vorlage bei Informationstechnologien unterschiedlich. Gemeinsam ist allen in der Regel nur, dass sie mit Datum und Unterschrift der/des IT-Beauftragten versehen werden. Außerdem sollten die Informationen so kurz wie möglich und leicht verständlich gehalten sowie gut strukturiert sein.

3. Welche Vorteile bieten bei der IT-Dokumentation Vorlagen?

Vorlagen in der EDV-Dokumentation bringen Ordnung ins Chaos. Mit ihrer Hilfe werden Informationen strukturiert, effizient und zuverlässig erfasst. Was wiederum der IT-Sicherheit und den IT-Kosten zugutekommt.