Ob Stromausfall, Hackerangriff oder Hard- und Software-Fehler: Wenn wichtige IT-Komponenten ausfallen, ist das für viele Unternehmen ein Riesenproblem. Die Digitalisierung hat sich in fast allen Unternehmenszweigen durchgesetzt, damit wird der IT-Ausfall vielerorts zum unternehmerischen Notfall.
Wenn das Tagesgeschäft durch fehlerhafte oder ausgefallene IT-Technik zum Erliegen kommt, muss schnell gehandelt werden. Um den Betrieb in solchen Situationen schnellstmöglich wieder aufzunehmen und den Verlust von Daten zu verhindern, müssen Unternehmen Vorkehrungen treffen.
Dazu gehört zum einen die proaktive Wartung von Servern, Computern und Netzwerken. Für die ordnungsgemäße Funktion eines IT-Netzwerkes ist dessen regelmäßige Pflege und Wartung notwendig. Daraus ergeben sich weniger Ausfälle, höhere Stabilität und eine daraus resultierende Produktivität.
Gegen äußere Kräfte wie Wasser, Stromausfall oder Defekte helfen regelmäßige Wartungen nur bedingt. Deshalb ist es zum anderen wichtig, ein IT-Notfallhandbuch als Handlungsleitfaden für kritische Situation zur Hand zu haben. Es enthält Lösungsansätze und regelt Verantwortlichkeiten.
Gemeinsam ist allen Vorkehrungen in der Informationstechnik, dass sie mit Vorlagen für Prüfungen, Bewertungen und Arbeitseinsätze effizienter und zuverlässiger zu erledigen sind.
Erst einmal zum Anfang: Die Dokumentation des vorhandenen IT-Systems ist für die Planung, Steuerung, Kontrolle und Notfallvorsorge unbedingt notwendig. Ohne Dokumentation herrscht schnell Chaos. Dazu gehören nicht nur Server und Arbeitsplatzrechner, auch die Netzwerkkonfiguration, Benutzer und Zugriffsrechte sowie Datensicherung und Software-Lizenzen.
Die EDV-Dokumentation ist demnach viel Arbeit, dessen organisatorischer Aspekt sich einfacher, effizienter und nachvollziehbarer mit Vorlagen erledigen lässt. Mit ihrer Hilfe nehmen IT-Verantwortliche alle Informationen zur Technik kinderleicht und strukturiert auf, weil alle notwendigen Aspekte abgefragt werden. Auf diese Weise wird nichts mehr vergessen. Wenn sich etwas an der IT-Technik verändert, kann sichergegangen werden, dass dieselben Informationen wieder aufgenommen werden.
Die IT-Dokumentation mit Vorlagen muss aber nicht mehr mit Stift und Papier durchgeführt werden. Durch Desktop-Software und Apps können die Daten nicht nur digital aufgenommen werden. Die Vorlagen sind leichter zu aktualisieren und Auswertungen schneller durchgeführt.
Von einer automatisierten IT-Dokumentation mit Vorlagen profitieren die IT-Sicherheit und die IT-Ausgaben eines jeden Unternehmens.
Das IT-Notfallhandbuch ist Teil des Notfallmanagements im Unternehmen. Ein betrieblicher Notfallplan sollte in jedem Unternehmen mit mehr als 10 Beschäftigten vorhanden sein. Darin sind neben Abläufen, Verhaltensregeln und Zuständigkeiten für die Informationsinfrastruktur auch weitere Notfallsituationen für betriebsrelevante Bereiche geregelt.
Der Notfallplan soll alle Prozesse im Betrieb, auch in Ausnahmesituaionen, am Laufen halten. Grundsätzlich sind die Prozesse in drei Bereiche aufgeteilt:
Für die Umsetzung aller drei Bereiche in der Informationstechnik sind Vorlagen ein beliebtes Hilfsmittel. Wie schon anfangs erwähnt, ist mit ihnen eine einfacher Aufnahme und Vergleich von Daten möglich. Vorlagen garantieren den IT-Verantwortlichen strukturiertes und effizientes Arbeit ohne Zeitverschwendung.
Vorlagen kommen in IT-Abteilungen häufig dort zum Einsatz, wo es um die IT-Sicherheit, die Wartung von Computern, Servern und Netzwerken sowie die IT-Notfallplanung geht. Außerhalb dieser Bereiche werden sie in der Regel bei der IT-Beschaffung, IT-Projekten und IT-Installationen verwendet.
Je nach Einsatzgebiet und Anwendungsfall der Vorlage sind die Informationen in einer Vorlage für die Informationstechnik unterschiedlich. Gemeinsam ist allen in der Regel nur, dass sie mit Datum und Unterschrift der/des IT-Beauftragten versehen werden. Außerdem sollten die Informationen so kurz wie möglich und leicht verständlich gehalten sowie gut strukturiert sein.
Vorlagen in der EDV-Dokumentation bringen Ordnung ins Chaos. Mit ihrer Hilfe werden Informationen strukturiert, effizient und zuverlässig erfasst. Was wiederum der IT-Sicherheit und den IT-Kosten zu gute kommt.
