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Arbeitshilfen und Checklisten im Personalwesen erleichtern die Administration, die einen großen Teil der Personalarbeit ausmacht. Diese Aufgaben müssen sorgfältig und korrekt erledigt werden, nicht selten müssen gesetzliche Anforderungen erfüllt werden. In der Regel lassen sich für alle Aufgabenbereiche im Personalmanagement Checklisten erstellen, mit denen Mitarbeiter*innen der Personalabteilung ihre Aufgaben zuverlässig und strukturiert erledigen.
Gerade für Berufseinsteiger*innen sind HR Vorlagen eine wertvolle Arbeitshilfe, um sich neue Arbeitsbereiche besser zu erschließen. Aber auch erfahrene Personalmanager*innen profitieren von vereinfachten Arbeitsprozessen und -verfahren. Eine Win-win-Situation für Personaler*innen, Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen.
Den Mitarbeiter*innen aus dem Personalwesen (auch Personalmanagement und Human Resources (HR)) kommt eine Mittlerfunktion zwischen Arbeitgeber*in und Mitarbeiter*in zu. In der Regel erfüllen sie in einem Unternehmen zwei Hauptfunktionen: die Personalführung und die Personalverwaltung.
Beide Aufgabenbereiche umfassen viele Tätigkeiten, die sorgfältig, strukturiert und gewissenhaft erledigt werden müssen. Der Faktor Personal ist eine entscheidende Größe für den Erfolg eines jeden Unternehmens.
Die Arbeitsbereiche im Personalwesen sind umfangreich. Vom Recruiting bis zur Verabschiedung eines/ Mitarbeiter*in gehört alles dazu. Klassisch wird im Human Resources (HR) beim Personalmanagement zwischen Personalführung und Personalverwaltung unterschieden. Zwei Bereiche in denen HR Checklisten, die verantwortungsvollen Aufgaben der Personaler*innen positiv unterstützen.
Bei der Personalführung geht es um die Möglichkeiten der Personalentwicklung und Mitarbeiterförderung. Dafür werden in einem sogenannten Top-Down-Prozess die Unternehmensziele von der HR Abteilung auf die einzelnen Abteilungen im Unternehmen heruntergebrochen und mit den Führungskräften Kennzahlen für die Abteilungen festgelegt. Werden die Führungskräfte und Mitarbeiter*innen miteingebunden und ihr Feedback berücksichtigt, so spricht man vom Bottom-Up-Prozess.
Dieser bringt der Personalabteilung Aufschluss über Führungsstile, Führungsinstrumente, die Unternehmenskultur und Managementmodelle. Daraus lassen sich wiederum konkrete Angebote für Schulungen und Weiterbildung ableiten, der benötigte Bedarf an Arbeitskräften und Jobpositionen festlegen.
Bei der Personalverwaltung geht es hauptsächlich, um das Recruiting. Die Mitarbeiter*innen dieses HR Bereiches schreiben neue Stellen aus, sichten die Bewerbungsunterlagen und übernehmen das Auswahlverfahren geeigneten Personals bis hin zur Einstellung. In vielen Bereiche des Bewerbungsprozesses können Checklisten-Vorlagen als Arbeitshilfen eingesetzt werden.
Darüber hinaus übernimmt die Personalverwaltung noch weitere administrative Aufgaben, wie die strategische Personalplanung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Aufsetzen der Angestelltenverträge, das Controlling sowie die Umsetzung arbeitsrechtlicher Vorgaben.
Zahlreiche der Tätigkeiten im Personalmanagement und in der Personalverwaltung können mit spezifischen HR Vorlagen abgebildet werden. Zu den Aufgabenbereichen gehören beispielsweise:
Je nach Einsatzgebiet können sich Vorlagen in ihrem Aufbau, ihrem Inhalt und ihrer Gestaltung unterscheiden. Am Anfang fällt es den meisten schwer, eine Vorlage zu erstellen. Was auf den ersten Anschein schwer erscheint, wird mit jeder neu erstellten Vorlage einfacher. Häufig fehlt es einfach an Übung und den richtigen Ansatz.
Die folgenden fünf Tipps helfen Mitarbeiter*innen dabei, brauchbare Vorlagen für die Arbeit in der Personalabteilung zu erstellen:
1. Konkret formulieren
Im Idealfall lässt sich eine Vorlage in wenigen Minuten ausfüllen. Das bedeutet, dass sie übersichtlich aufzubauen und leicht verständlich zu formuliert ist. Bei bestimmten Themen können Vorlage auch mehrere Seiten umfassen, dass ist vollkommen richtig, wenn das Thema es erfordert. Aber auch hier gilt die Regel: kurz und präzise formulieren.
2. Passende Fragestellungen
Damit nützliche Angaben von Beschäftigten und Bewerbern gemacht werden, sollten allgemeine, ambivalente oder schwammige Formulierungen vermieden werden. Vielen Menschen fällt es zum Beispiel leichter Vorlagen, mit vorgegebenen Antworten auszufüllen. Deshalb sollten Multiple-Choice-Antworten gegenüber leeren Antwortfeldern bevorzugt werden.
3. Unternehmensinterne Prozesse
HR Mitarbeiter*innen sollten immer im Sinne des Unternehmens handeln. Deshalb sollten sie überlegen, wie Mitarbeitergespräche, Schulungen und Stellenbesetzung sich positiv auf die Entwicklung des Unternehmens auswirken können. Dazu gehört auch, festzulegen wer langfristig für die Auswertung verantwortlich ist, sowie sich zu überlegen wie die gewonnenen Daten sich nutzen lassen.
4. Personalisieren
Eine direkte Anpsprache eines Bewerbers oder Beschäftigten vermittelt, dass dem gegenüber Aufmerksamkeit geschenkt wird. Bei vielen Aufgabenbereichen können persönlich gestaltete Formulierungen für die Checklisten eingesetzt werden. Für eventuelle Rückfragen sollte immer ein Ansprechpartner angegeben werden.
5. Testlauf durchführen
Gerade vor Bewerbern für das Unternehmen ist nichts peinlicher als Fehler in Recruiting-Vorlagen. Eine neue Vorlage sollte deshalb immer mindestens einen Testlauf durchleben. Wahrscheinlich wird sie beim ersten Durchlauf nicht perfekt sein und muss noch einmal überarbeitet werden.Das Erstellen von HR Vorlagen wird durch den Einsatz von digitalen Anwendungen noch erleichtert. Durch Desktop-Software und App können Neuerstellungen und Aktualisierungen einfacher umgesetzt werden. Alle HR Mitarbeiter*innen haben zudem sofort Zugriff auf neue und aktualisierte Vorlagen. Auch das Ausfüllen von Vorlagen kann über eine digiale Lösung wie einer App geschehen. Das erspart unnötiges Papierchaos, erleichtern den Zugriff auf die benötigte Vorlage und den Austausch im Team.
HR Vorlagen eignen sich für zahlreiche Anwendungsfälle. Für das Recruiting neuer Mitarbeiter*innen genauso wie für Feedbackgespräche, Schulungsbewertungen und Abrechnungen.
Gerade wenn Personalabteilungen digitale Lösungen für ihre Vorlagen und ihr Dokumentationsmanagement einsetzen, erleichtern sie sich, die notwendige Dokumentation für die Personalakte. Alle Unterlagen werden zentral gespeichert und können jederzeit von überall abgerufen werden. In der Regel wird dafür eine Cloud-Lösung bereitgestellt.
Im Personalwesen sind immer wieder Änderungen an Vorlagen notwendig. Deshalb muss eine vorhandenes Dokument mit veralteten Abschnitten nicht von Grund auf neu erstellt werden. Digitale Anwendungen wie Lumiform ermöglichen Aktualisierungen an den nur notwendigen Stellen. Außerdem kann umgehend auf die neue Version der digitalen Vorlagen zugegriffen werden.
