¿Dónde vale la pena usar plantillas para los servicios?

Hay una amplia gama de servicios disponibles. También lo es la oportunidad de usar plantillas en esta área de negocios. Formularios de registro, encuestas a clientes, órdenes de reparación: Todas las tareas del sector servicios para las que una plantilla es útil – y esto es sólo una pequeña selección.

Las plantillas ofrecen a los empleados de todas las áreas de servicio numerosas ventajas en su trabajo diario con formularios:

1. La sensación de seguridad al rellenar los formularios se incrementa.
2. La tasa de error al rellenar se reduce.
3. Casi nada se olvida.
4. Los nuevos empleados trabajan más rápido.
5. Diferentes tareas son más fáciles de delegar.
6. Toda la información está debidamente documentada.
7. La calidad constante está asegurada.
8. Los empleados ahorran tiempo en su trabajo.

Especialmente los principiantes y los nuevos empleados se benefician de las plantillas cuando se abren nuevas áreas de trabajo. Pero también a los empleados de larga data les gusta usar plantillas para diferentes tareas para siempre cumplir con su tarea a plena satisfacción.

De acuerdo con esto, vale la pena que los proveedores de servicios usen plantillas donde sea necesario comprobar y/o documentar las cosas.

Las plantillas aumentan la calidad del servicio en los servicios

Todos los proveedores de servicios lo saben: en realidad, usted sólo quería lo mejor para su cliente, pero al final se le critica o se queja. Y lo peor: no sabes por qué. El servicio y la calidad son lo más importante cuando se trata de servicios, y el cliente es, por supuesto, el rey.

Por eso los proveedores de servicios trabajan continuamente para mejorar la calidad del servicio que prestan. La opinión del cliente es especialmente importante en este caso. La retroalimentación del cliente ayuda a mejorar las lecturas del servicio y a mejorar los procesos relacionados con el cliente en la empresa sobre esta base.

Hay diferentes maneras de que las empresas recojan la opinión de los clientes. La encuesta personal en una conversación directa es popular. Para ello, es mejor preparar una lista de verificación con las preguntas más importantes.

Una alternativa son las encuestas escritas por cuestionario. En este tipo de encuesta, por ejemplo, se establecen una serie de opciones de respuesta predefinidas para que los clientes las utilicen marcándolas. En lugar de en papel, tal encuesta puede realizarse más fácil y rápidamente en forma digital, especialmente se facilita la evaluación.

Cuidado con la creación de plantillas para la retroalimentación de los clientes y otros

Ya sea que esté creando un formulario de retroalimentación de la experiencia del cliente, un formulario de evaluación del comportamiento de los empleados o un formulario de pedido de lectura de servicio. Al crear una plantilla, asegúrese de tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Manténgalo corto
Asegúrate de que la plantilla pueda ser completada en cuestión de minutos. Esto significa que debe estar claramente estructurado y ser fácil de entender. Para ciertos temas, las plantillas pueden ser muy largas – eso está bien. Pero de nuevo, se aplica la misma regla: mantenerlo corto y al punto.

2. Preguntas apropiadas
Para obtener información útil de los clientes e información precisa de los empleados, evite las frases generales, ambiguas o imprecisas. Si quiere obtener sugerencias de mejora de sus clientes, por ejemplo, las preguntas abiertas son adecuadas.

3. Procesos internos de la empresa
Piense en cómo las evaluaciones de los empleados, la retroalimentación de los clientes y los resultados de las auditorías de servicio pueden ser incorporados en los procesos internos. Esto incluye no sólo quién es responsable de la aplicación y la evaluación a largo plazo, sino también cómo se pueden utilizar los datos obtenidos.

4. Personalizar
Intenta dirigirte a los clientes y empleados directamente. Si no se conoce el nombre de un cliente o empleado, las formulaciones personalizadas son adecuadas para el cuestionario. No olvide indicar siempre una persona de contacto para eventuales preguntas.

5. Realiza una prueba de funcionamiento
Una nueva plantilla es más útil en la práctica. Probablemente no será perfecto la primera vez que lo ejecute. Es una buena oportunidad para revisar la lista.

Las plantillas son una ayuda útil para completar las tareas y mejorar la calidad del servicio, así como el servicio mismo. Su uso alivia y apoya a los empleados en muchas áreas del trabajo diario. También facilitan la comunicación y el intercambio de información dentro de la empresa.

3 Preguntas comunes de los proveedores de servicios sobre plantillas

¿Vale la pena usar plantillas para los servicios?

En la industria de los servicios, hay muchas tareas que surgen donde hay que pedir y recoger mucha información. Aquí, siempre es beneficioso tener una plantilla para trabajar de forma estructurada y no olvidar nada importante.

¿Cómo actualizo mis plantillas de servicios?

En numerosas áreas de lectura de servicio, los cambios ocurren regularmente – no importa cuán pequeños sean. Es por eso que una plantilla no tiene que ser creada desde cero. Las aplicaciones digitales permiten implementar cambios y acceder a las actualizaciones inmediatamente.

¿Cuáles son los beneficios de la calidad del servicio de las plantillas?

En el trato con los clientes, las plantillas son una necesidad para los proveedores de servicios. Independientemente del servicio que se requiera, las plantillas pueden utilizarse para solicitar datos importantes sobre la orden de servicio y los requisitos del cliente. Además, los datos recogidos pueden ser evaluados posteriormente para una mejora del servicio y de la calidad del mismo, y los conocimientos adquiridos pueden ser utilizados para los procesos internos de la empresa.